Archivdatenbank nutzen in Notes

Fast jeder kennt sie wohl, die Problematik mit dem teuren Speicherplatz im Unternehmensnetzwerk. Ein Weg, dem abzuhelfen, ist die Archivierung alter und nicht mehr ständig benötigter E-Mails auf einen lokalen Datenträger, zum Beispiel die Festplatte im Arbeitsplatzrechner. Im Folgenden bekommen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie dies zu bewerkstelligen ist.

Archivdatenbank anlegen
Starten Sie Lotus Notes und öffnen Sie Ihr Mail-File.

Sie sollten sich nun im "Eingang" befinden. Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Punkt "Archivierung" (1).


Mit einem Klick auf den Button "Archiv einrichten" (2) wird eine neue Archivdatenbank angelegt, die sich lokal auf Ihrem PC befindet.

Weiter geht es im automatisch geöffneten Fenster "Archivprofil" mit einem Klick auf den Button "Archivstandort festlegen" (3).


Geben Sie bei "Archivdatei" (4) folgendes ein: "D:\Mailarchiv\a_archiv.nsf" ("D:" durch das gewünschten Laufwerk ersetzen! Bitte ohne die Anführungszeichen eingeben!). Nach einem Klick auf "OK" (5) wird das Grundgerüst Ihrer Archivdatenbank angelegt, in das Sie später Ihre E-Mail-Nachrichten archivieren können.


Nun nur noch ein Klick auf "Profil speichern" (6) und anschließend das Fenster "Archivprofil" schließen (7). Herzlichen Glückwunsch! Sie sind nun stolzer Besitzer einer lokalen Archivdatenbank auf Ihrem Laufwerk D:\.


E-Mails archivieren
Um E-Mails zu archivieren, markieren Sie diese bitte in Ihrem "Eingang" bzw. unter "Gesendet" – je nachdem, welche E-Mails zu archivieren sind – durch einen Klick in die Markierungsspalte vor der jeweiligen E-Mail (8). Leider bietet Notes keine Möglichkeit, mehrere Mails auf einmal zu markieren… einzige Abhilfe: Die linke Maustaste gedrückt halten, während man die Markierungsspalte entlangfährt.


Öffnen Sie das Menü "Aktionen" (9) und klicken Sie auf den Punkt "Ausgewählte Dokumente archivieren" (10).


Sie werden jetzt gefragt, ob Sie die gewählten Dokumente wirklich in die Archivdatenbank verschieben wollen – bestätigen Sie mit einem Klick auf "Ja" (11).


Die ausgewählten E-Mails werden daraufhin mitsamt den Anhängen aus Ihrem servergespeicherten Mail-File in das Archiv auf der lokalen Festplatte in Ihrem Computer verschoben – nicht kopiert!

Achtung: Das heißt, Sie können auf die archivierten E-Mails nur noch auf DIESEM Computer zugreifen!

Mail-File komprimieren
Wenn der Archivierungsvorgang abgeschlossen ist, öffnen Sie den "Arbeitsbereich" (12).


Führen Sie einen Klick mit der rechten Maustaste auf Ihre Mail-File-Kachel (13) aus. Im erscheinenden Kontextmenü zeigen Sie bitte auf "Datenbank" (14) und klicken dann auf "Eigenschaften" (15).


Im neu geöffneten Fenster "Datenbank" klicken Sie auf den Reiter "i" (16) und dann auf "Komprimieren" (17). Damit werden die ins Archiv verschobenen Daten aus dem serverbasierten Mail-File entfernt und dieses auf die neuen Inhalte reduziert.
Bis dieser Vorgang abgeschlossen ist, kann es einige Zeit dauern – teilweise sogar über zwei Tage! Also nicht wundern, wenn sich an der angezeigten Größe der Datenbank nicht sofort etwas verändert.


Noch ein Tip:
Ihre Archivdatenbank sollte alle vier bis acht Wochen – je nach Häufigkeit der Archivierungsaktivitäten – auf CD bzw. DVD gebrannt werden, da die Daten ja nun auf der im PC verbauten Festplatte liegen… und diese wird nicht zentral gesichert.

Das bedeutet: Ist die Festplatte irgendwann defekt und es liegt keine Kopie der Archivdatenbank auf CD oder DVD vor, sind Ihre archivierten E-Mails und Anhänge unwiederbringlich verloren!

Die Datenbankdatei findet sich unter "D:\Mailarchiv\a_archiv.nsf".


Fröhliches Speicherplatzsparen!

Kai Adelmann