Verwaltungssoftware für IT-Dienstleister gesucht

Hallo zusammen!

Ich mache meine Ausbildung in einem kleinen Systemhaus mit 5 Mitarbeitern, von denen 4 mit den technischen Fragen zu tun haben.
Schon als ich vor einem Jahr dort anfing, fiel mir die etwas unsortierte Ablage der Konfigurationsdaten für die Kunden (90% Firmenkunden) auf.

Mit der Zeit bekommt man dann alle Tücken mit. Momentan ist die Ablage von Kundeninformationen folgendermaßen organisiert:
Es gibt auf dem Dateiserver für jeden Kunden einen Unterordner. In diesen Unterordnern sind jeweils ohne geregeltes System Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Designdateien, Konfigurationsdateien von Geräten und teilweise auch Dokumente zur Problemlösung angelegt.
Das Problem liegt dabei allerdings im Ablageort. Jeder Mitarbeiter legt eine neue Information natürlich so ab, wie er meint, dass er persönlich es am leichtesten wiederfindet. Dies ist natürlich nicht für jeden Kollegen die optimale Weise und so kommt es immer wieder zu langem Suchen, nur um die IP eines Kundenrechners oder eine andere Information aus dem Dateienwirrwarr herauszufischen.

Nach einigen Gesprächen mit einem Kollegen und einiger Recherche im Internet stelle ich nun meine Frage an euch, in der Hoffnung, jemand kann mir eine neue Richtung oder eventuell sogar einen konkreten Vorschlag machen.

Wir suchen eine Plattform (Software- oder auch Browserbasiert), die folgendes leisten kann:

- Aufteilung in die jeweiligen Kunden (Hinterlegen von allgemeinen Kontaktdaten etc.)
- Anlegen von allen Mitarbeitern des Kunden, um z.B. IP-Adresse und Rechnerinformationen zuordnen zu können (auch hier wären Kontaktdaten sehr hilfreich)
- Anlegen von Problemen/Fehlern eines Kunden (mit Status offen, in Bearbeitung und Erledigt)
- Übernehmen der erledigten Probleme/Fehler in eine Art Knowledge-Base, die kundenübergreifen gültig ist
- eventuell eine Möglichkeit zum Anhängen von Dokumenten oder Konfigurationsdateien von Geräten etc.

Ziel ist es einfach das ständige Suchen von Informationen zu optimieren und ein wenig mehr Ordnung in den Dateienwust zu bringen.
Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern ist bei uns sehr gut und man kann oft ganz leicht nachfragen, wo denn bestimmt Informationen liegen, doch kaum ist einmal einer der Kollegen in Urlaub geht die grosse Schatzsuche los. ;)

Es würde mir also sehr helfen, wenn ich konkrete Vorschläge hätte, die ich bei den täglichen Besprechungen mal anbringen könnte. Der Satz "Wir müssen was ändern." ist mir leider viel zu ungenau.
Wenn als jemand einen Tipp für mich hätte, in welcher Richtung ich weitersuchen könnte, wäre das schon eine große Hilfe, konkrete Vorschläge für Programme wären natürlich das Optimum.
OpenSource wäre für uns natürlich sehr angenehm, ein Grundsystem, das mit Modulen erweitert werden kann, wäre auch kein Hindernis. Für eine gute Lösung wäre ich bereit, nach meinen Möglichkeiten auch einiges an Friemelarbeit zu investieren.

In Richtung Ticket-Systeme habe ich mich schon umgeschaut, allerdings fehlt mir da bisher die Möglichkeit nach Kunden aufzuteilen und Lösungen allgemein zugänglich zu machen.
Eine andere Richtung war ein CRM-System zu benutzen, doch dies scheint mir bei 4 Mitarbeitern ein wenig überdimensioniert zu sein!?

Mit freundlichen Grüßen
hoomel