email-Vorlage für Tobit 6.6

Aus dem Tobit 8.00 Handbuch (Achtung länger!):

Vorlage
Unter Vorlagen versteht man vorformatierte Nachrichten oder Dokumente, die mit gleichem
oder ähnlichem Inhalt immer wieder verwendet werden sollen. So müssen Sie z.B.
eine Nachricht nicht jedes Mal neu gestalten, sondern passen sie einfach auf die
gewünschte Vorlage an.
Das spart Zeit und garantiert ein identisches Aussehen aller ausgehenden Nachrichten (Corporate
Design). Eine Verwendung von Vorlagen haben Sie bereits im Kapitel 2.1.3 kennen gelernt, wo sie
im Nachrichten-Editor als Formatvorlage eingestellt werden konnte.
Vorlage erstellen
Zum Erstellen einer neuen Vorlage gehen Sie folgendermaßen vor:
1: Um eine neue Vorlage zu erstellen, öffnen Sie den Nachrichten-Editor durch einen Mausklick
auf »Neu« in der Symbolleiste.
2: Schreiben und gestalten Sie nun die Nachricht so, wie sie später versendet werden soll. Verwenden
Sie bei Bedarf auch die Möglichkeiten der HTML-Formatierungen (Format -> HTML)
oder fügen Grafiken oder grafische Elemente ein.
3: Tragen Sie einen Betreff ein, unter dem die Vorlage später in den Auswahllisten erscheint.
4: Zum Abspeichern der Vorlage klicken Sie nun in der Symbolleiste auf »Datei -> Erstellen«
und wählen Sie die Option »Persönliche Vorlage« bzw. »Öffentliche Vorlage«, je nachdem, ob
Sie die neue Vorlage nur für Ihre eigene Arbeit benötigen oder allen Benutzern im Netzwerk
zur Verfügung stellen möchten. Schließen Sie Ihre Eingaben mit »OK« und ab sofort steht die
neue Vorlage zur Verfügung.
Zum nachträglichen Editieren finden Sie Ihre persönlichen Vorlagen im Archive-Baum unter
»Archive ? User ? <Ihr Benutzername> ? System ? Vorlagen«, die öffentlichen unter »Archive ?
Resourcen ? Vorlagen«. Ein Doppelklick öffnet die Vorlage im Nachrichten-Editor. Zum
Abspeichern wählen Sie »Datei -> Speichern« bzw. [Strg]+[S]. Öffentliche Vorlagen können Sie
nur dann verändern, wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen.
Vorlage nutzen
Bereits erstellte Vorlagen nutzen Sie als Formulare, indem Sie in der Symbolleiste Ihres David
InfoCenters auf »Formulare« klicken. Es öffnet sich ein Dialogfenster und zeigt in verschiedene
Gruppen aufgeteilt die verfügbaren öffentlichen bzw. persönlichen Vorlagen und eine
Vorschau der ausgewählten Vorlage.
Wenn Sie eine bereits erstellte Vorlage automatisch für alle neuen Nachrichten einsetzen
möchten, können Sie eine Standard-Vorlage bestimmen. Rufen Sie dazu den Nachrichten-
Editor auf und wählen aus der Menüleiste »Optionen -> Einstellungen«. Im folgenden
Dialogfenster tragen Sie den Namen einer Vorlage ein oder wählen Sie sie durch Mausklick auf
das Symbol neben dem Eingabefeld. Durch einen Mausklick auf das Symbol mit dem Kreuz
wird die Vorlage aus dem Eingabefeld wieder gelöscht.