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Jul 06, 2006, updated at Jul 07, 2006 (UTC)
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Welche Struktur zur Dokumenten verwaltung
Hallo
ich werde häufig angesprichen wie man seine Dokumente verwalten soll.
Welche Strukturen habt ihr aufgebaut?
Grundsätzlich gibt es Abteiltungslaufwerke, in diese sollen aber nicht alle gucken können, also kann man zb einen public ordner erstellen und einen nopublic.
Aber wie sortiert ihr die Daten dann unterhalb ....
Ich weiß das kommt auch auf die Abteilung an, aber kann man eine allgemeine Struktur bilden ???
Gibt es evtl sogar Richtlinien, wird sind doch in Deutschland ....
ich werde häufig angesprichen wie man seine Dokumente verwalten soll.
Welche Strukturen habt ihr aufgebaut?
Grundsätzlich gibt es Abteiltungslaufwerke, in diese sollen aber nicht alle gucken können, also kann man zb einen public ordner erstellen und einen nopublic.
Aber wie sortiert ihr die Daten dann unterhalb ....
Ich weiß das kommt auch auf die Abteilung an, aber kann man eine allgemeine Struktur bilden ???
Gibt es evtl sogar Richtlinien, wird sind doch in Deutschland ....
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1 Comment
Hallo,
ich kann nur sagen wie wir es strukturiert haben, muss allerdings dabei sagen, dass es auf die meißten anderen Firmen nicht so umsetzbar ist. Ich arbeite in einer Internetagentur und wir haben auf dem Fileserver verschiedene Ordner (z.B. einen für's Office, einen für Entwicklerdokus, einen für Admindokus, einen für Software und einen für Kunden). Da in manche Ordner mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen Zugriff haben müssen (Kundenordner müssen vom kompletten Projektteam bearbeitet werden können - also Webdeveloper, Entwickler, Designer, Konzeptor etc.), macht es keinen Sinn hier Abteilungsordner anzulegen. Diese wiederum liegen innerhalb der Kundenordner und jede tieferreichende Struktur kann von dem Team angelegt werden wie sie wollen (meißt nach Kundenprodukten oder Datum sortiert). Wir geben nur Namenskonventionen für Datei- und Ordnernamen vor. Damit nicht jeder auf alle Kunden zugreifen kann ist jeder User in mehrere Gruppen eingetragen (Users, Abteilung, Kunden), und alle Ordner sind mit Gruppenrichtlinien geschützt.
Für nicht im Kundenprojekt eingebundene Aushilfen (feste Mitarbeiter anderer Projekte) nutzen wir die Userheimatverzeichnisse (in denen es auch zwei Ordner gibt (privat und public - Erklärung Überflüssig)). Für freie Mitarbeiter gibt es spezielle Ordner auf dem Fileserver in denen sich die freien Mitarbeiter einloggen können - sie können sich nur in dem zugewiesenen Ordner bewegen, nicht in eine nebenliegende oder tiefere Ebene. Kundenordner in denen sie mitwirken sollen, werden einfach nur in den entsprechenden 'FMA-Ordner' gelinkt und gut is.
Dieses System ist sicher nicht optimal - schon weil ein nicht ganz unerheblicher Aufwand mit den Kundengruppen besteht, aber es funktioniert und wenn man sich einmal eingearbeitet hat macht es sogar Sinn. Sicher kommt es mal zu Problemen weil User Eins die Daten von User Zwei nicht findet, aber nachdem man einmal klar gemacht hat, dass durch die Freiheit der Eigenarchivierung auch eine entsprechende Verantwortung mit einhergeht, klappt (fast) alles reibungslos.
Aber wie schon gesagt, es ist nicht unbeding ummünzbar. In einem 'normalen' Betrieb würde es sicher Sinn machen Abteilungsordner anzulegen, diese je nach Bedarf zu strukturieren und vielleicht einen (globalen, oder je Abteilung) Austauschordner zu definieren. Ob es da allerdings Normen für gibt weiß ich nicht - wir sind zwar in Deutschland, aber nen paar Freiheiten haben wir auch noch ;).
Ich hoffe es gibt nen paar Anhaltspunkte,
Marc
ich kann nur sagen wie wir es strukturiert haben, muss allerdings dabei sagen, dass es auf die meißten anderen Firmen nicht so umsetzbar ist. Ich arbeite in einer Internetagentur und wir haben auf dem Fileserver verschiedene Ordner (z.B. einen für's Office, einen für Entwicklerdokus, einen für Admindokus, einen für Software und einen für Kunden). Da in manche Ordner mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen Zugriff haben müssen (Kundenordner müssen vom kompletten Projektteam bearbeitet werden können - also Webdeveloper, Entwickler, Designer, Konzeptor etc.), macht es keinen Sinn hier Abteilungsordner anzulegen. Diese wiederum liegen innerhalb der Kundenordner und jede tieferreichende Struktur kann von dem Team angelegt werden wie sie wollen (meißt nach Kundenprodukten oder Datum sortiert). Wir geben nur Namenskonventionen für Datei- und Ordnernamen vor. Damit nicht jeder auf alle Kunden zugreifen kann ist jeder User in mehrere Gruppen eingetragen (Users, Abteilung, Kunden), und alle Ordner sind mit Gruppenrichtlinien geschützt.
Für nicht im Kundenprojekt eingebundene Aushilfen (feste Mitarbeiter anderer Projekte) nutzen wir die Userheimatverzeichnisse (in denen es auch zwei Ordner gibt (privat und public - Erklärung Überflüssig)). Für freie Mitarbeiter gibt es spezielle Ordner auf dem Fileserver in denen sich die freien Mitarbeiter einloggen können - sie können sich nur in dem zugewiesenen Ordner bewegen, nicht in eine nebenliegende oder tiefere Ebene. Kundenordner in denen sie mitwirken sollen, werden einfach nur in den entsprechenden 'FMA-Ordner' gelinkt und gut is.
Dieses System ist sicher nicht optimal - schon weil ein nicht ganz unerheblicher Aufwand mit den Kundengruppen besteht, aber es funktioniert und wenn man sich einmal eingearbeitet hat macht es sogar Sinn. Sicher kommt es mal zu Problemen weil User Eins die Daten von User Zwei nicht findet, aber nachdem man einmal klar gemacht hat, dass durch die Freiheit der Eigenarchivierung auch eine entsprechende Verantwortung mit einhergeht, klappt (fast) alles reibungslos.
Aber wie schon gesagt, es ist nicht unbeding ummünzbar. In einem 'normalen' Betrieb würde es sicher Sinn machen Abteilungsordner anzulegen, diese je nach Bedarf zu strukturieren und vielleicht einen (globalen, oder je Abteilung) Austauschordner zu definieren. Ob es da allerdings Normen für gibt weiß ich nicht - wir sind zwar in Deutschland, aber nen paar Freiheiten haben wir auch noch ;).
Ich hoffe es gibt nen paar Anhaltspunkte,
Marc
