Öffentlicher Ordner mit allgemeinen Inhalt für alle

Hallo liebe IT-Gemeinde,

mal wieder ein Beitrag der das Prädikat "Du dummer Anfänger" verdient, aber manchmal können auch die einfachsten Sachen zu einem riesen Problem führen.

Zur Beschreibung:
Windows Server 2003
Exchange 2003

Die Aufgabe ist folgende:

Ich habe die ehrenvolle Aufgabe erhalten mich in meinem Spezialgebiet Exchange auszutoben. Ich kann und will dieses Programm wohl nicht raffen.
In unserem Unternehmen gibt es ein Fax sowie eine Info@... Mailadresse die in einem öffentlichen Ordner für alle erreichbar sein sollen. Damit nicht alles 10fach ausgegeben wird sollte es einen Ordner geben wo z.B. das besagt Fax eingeht und der der es als erster in die Finger bekommt dann auch wieder löscht.
Bis zu diesem Punkt habe ich auch alle Problemlos hinbekommen. Ich habe einen Ordner, in der "öffentlichen Ordnerstruktur" angelegt der Fax und Info heißt. diese Ordner habe ich mit einer Mailadresse ausgestattet das sie auch angesprochen werden können. Wenn wir jetzt ein Fax erhalten wird dieses auch in diesen Ordner abgelegt.

Wenn ich allerdings an meinem Client PC sitze und den Outlook öffne muss ich mich erst durch die unzähligen Ordner und Unterordner kämpfen bis ich zu dem Ordner komme wo das Fax liegt. D.h. im Detail Outlook öffnen-->Reiter "Ordnerliste" wählen--->"Alle öffentlichen Ordner" öffnen"--->"Faxe" öffnen. Um dann herrauszufinden das ja gar keine Faxe angekommen sind oder auch doch, weil er es mir nicht anzeigt, wie man es von Mails her kennt. Mit der fetten Makierung und der Zahl in (1).

Ich will eigentlich nur das zum einen, wenn das Fax und eine Mail über Info@... eingehen er mir das im Ordner "ungelesene Nachrichten" anzeigt und zum anderen würde ich gerne einen Link im meinem Postfach haben mit Info und Fax, wo er mir das dann auch mit der üblichen anzeige darstellt Natürlich würde das auch in den Favoritenordner gehen. Wenn ich es aber per Drag&Drop mache glaube ich kopiert er einfach den gesamten Ordner denn wenn ich dann wieder ein Fax erhalte erschein es in dem Ordner nicht nur in der oben beschrieben Ordnerstruktur.

Ich denke und hoffe das das einfaches ABC ist aber irgendwo habe ich einen Denkfehler. Mir macht eh der ganze Aufbau von Exchange zu schaffen, ich kann dies Programm irgenwie nicht ab.

Hoffe mir vermag wer helfen zu können, das wäre toll

MfG Simon