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Ausführung von postfachübergreifenden Regeln - wie am Besten umsetzen

Mitglied: Robgro

Robgro (Level 1) - Jetzt verbinden

17.08.2014 um 22:22 Uhr, 1009 Aufrufe, 4 Kommentare

Hallo Community,

ich versuche nun über Euch das Problem zu lösen, da unser IT Dienstleister es leider nicht hinbekommt...

Wir haben bei uns in der Firma folgende Situation:

Da wir die Geschäfte für 2 Firmen führen hat jeder Mitarbeiter 2 separate email Adressen, die auch jeweils ein eigenes Exchange Postfach haben. Daher meldet sich das Outlook 2013, welches auf den Clients läuft, 2 mit unterschiedlichen Benutzernamen beim Exchange Server an, um die beiden Postfächer verwalten zu können.

Nun möchte unser Chef die Emails der zweiten Email-Adressen das Postfach der ersten Adresse überführt haben und von dort dann in Unterordner verschieben (mittels Regeln). Hierzu haben wir auch schon entsprechende Regeln definiert. Nun ist es aber leider so, dass der Exchange Server ja keine postfachübergreifenden Regeln abarbeiten kann sondern nur Regeln innerhalb eines Postfaches.

Daher läuft im Hintergrund Outlook dauernd auf einer Terminal Server Sitzung um die postfachübergreifenden Regeln zu bearbeiten. Die anderen Regeln (bei denen kein Kommentar in Klammern steht) werden vom Server direkt ausgeführt?
Leider stoppt nun bzw. klappt die Ausführung der Regeln nicht (immer) und wir müssen diese manuell anstoßen. Den Fehler können wir leider nicht lokalisieren.
Kann es damit zusammen hängen, dass eine email, die von einem Client von Postfach a in Postfach b umsortiert wird, vom Exchange Server nicht so erkannt wird, dass er eine Regel, die mit "Nach erhalt einer Nachricht..." beginnt, ausführt?

Das zweite Problem ist, dass sich die Terminal Server Sitzung auch mal schließen kann. Gibt es einen Dienst, mit dem man diese automatisch starten kann, sofern sie geschlossen ist? Den Outlook Client könnte man ja in den Autostart Ordner legen, damit er automatisch gestartet wird.

Vielen Dank schon mal vorab

Viele Grüße, Robert
Mitglied: gemini
17.08.2014 um 23:12 Uhr
Hallo Robert,

verstehe ich das richtig, es sollen alle Nachrichten von Postfach2 in Postfach1 importiert werden und danach ausschließlich in Postfach1 weiterbearbeitet werden?

Du kannst einem Postfach mehrere Mailadressen zuordnen, alle Nachrichten laufen dann in dasselbe Postfach. Der Benutzer kann sie dann per Regel in Ordner verteilen.
Für den einmaligen Import von Postfach2 in Postfach1 würde ich mich mal in der Powershell umsehen.

Daher meldet sich das Outlook 2013, welches auf den Clients läuft, 2 mit unterschiedlichen Benutzernamen beim Exchange Server an, um die beiden Postfächer verwalten zu können.
Hast du hier 2 Outlookprofile eingerichtet? Das ist nicht nötig, du kannst einem Benutzer mehrere Postfächer in das selbe Profil einbinden. Das hätte den Vorteil, dass die Nachrichten der beiden Firmen weiterhin getrennt wären.

Gruß,
gemini
Bitte warten ..
Mitglied: Robgro
18.08.2014 um 08:50 Uhr
Hallo Gemini,

vielen Dank für Deine Antwort. Ja, es ist so wie von Dir beschrieben.

Die beiden Postfächer sind in einem Profil angelegt.

Die Zuordnung mehrerer Mailadressen zu einem Postfach müsste dann auf dem Exchange Server vorgenommen werden, oder? Kann man dann noch von beiden Adressen emails senden oder regelt man nur die Posteingang in ein Postfach, legt aber auf dem Client beide an?

Es soll auch sichergestellt sein, dass das Abarbeiten der Regeln dann funktioniert, wenn mein Chef nicht im Büro ist und über Mobilgeräte, bei denen die Regeln nicht laufen, auf die emails zugreift.

Um das ganze noch zu verkomplizieren gibt es noch eine dritte email Adresse, die über ein nicht bei uns gehostetes Exchange läuft und deren emails auch in Postfach 1 übertragen werden sollen.

Vielen Dank schon mal.
Bitte warten ..
Mitglied: gemini
18.08.2014 um 12:02 Uhr
Hallo Robert,

auch wenn du einem Postfach mehrere Mailadressen zuordnest, kannst du nur von der primären Adresse senden.

Selbst wenn du die Nachrichten per Regel in das andere Postfach verschiebst, wird dein Chef beim Antworten auf Postfach2@DeineDomäne.de mit der Adresse Postfach1@DeineDomäne.de versenden.

Wenn alles in einem Postfach zusammenläuft, die ausgehenden Nachrichten aber nach Fa. getrennt gesendet werden sollen/müssen, führt leicht zu Fehlern und Missverständnissen. Speziell wenn die Postfächer stark frequentiert sind.

Da jede Nachricht mind. einen Transportserver durchläuft könntest du für das Verschieben/Umleiten auch eine Transportregel konfigurieren. Das ist dann zumindest unabhängig von gestarteten Outlooks.
Das Problem mit dem Versenden von Postfach2@... löst das aber auch nicht.

Die m.E. einzig saubere Lösung sind getrennte Postfächer. Alles andere ist Bastelei und eine ABM für dich.

Die 3. Adresse kannst du auf dem externen Exchange mit einer Weiterleitung von Postfach3@AndereDomäne.de an Postfach1@DeineDomäne.de in Postfach1 bekommen. Auch hier hast du ein Problem mit dem Versenden, zumal wenn es sich um eine fremde Domäne handelt.

Gruß,
gemini
Bitte warten ..
Mitglied: Robgro
18.08.2014 um 12:28 Uhr
Hallo Gemini,

vielen Dank.

Das Problem mit dem Versenden ist nun mal da, sofern er alles in einem Postfach haben will... dass wird man nicht umgehen können.

Was jedoch seltsam ist, ist dass die Regeln nicht wirklich 100%ig funktionieren. Sofern das Abarbeiten nicht funktioniert, weil die Email von Outlook von Postfach2@domäneA.de nur in Postfach1@domäneB.de "umsortiert" wird könnte ich doch dem vorgreifen und die Email-Weiterleitung an Postfach1 bei unserem Hostingunternehmen der domäneB.de vormerken. Damit träfen dann alle Emails direkt im Postfach1@domäneA.de ein...

Das Postfach2@domäneB.de würde ich dann in Outlook bestehen lassen, so dass Emails von diesem Konto versendet werden können.

Damit hätte ich zumindest eine Fehlerquelle ausgeschlossen und es müsste auch keine Remote Sitzung mehr laufen, sofern ich diesen Weg für die dritte Adresse hinbekomme....

Besten Dank vorab für Dein Feedback.

Viele Grüße

Robert
Bitte warten ..
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