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automatische Emailbearbeitung

Mitglied: ottscho

ottscho (Level 2) - Jetzt verbinden

12.11.2007, aktualisiert 14.11.2007, 3786 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo zusammen,

ich arbeite in einer Firma, welche auf eine bestimmt Emailadresse immer Kundenemails mit Anfragen und Anhängen eintreffen (ca. 50 Stück am Tag)
Nun gibt es ein Mitarbeiter, welcher die eintreffenden Emails ausdruckt, denn Anhang entpackt und in einem bestimmt Schema abspeichert um sich später die Daten anzuschauen, bevor es in den Vertrieb geht, um ein Abgebot zu erstellen.

Ist es möglich dies zu automatisieren?

Danke
Grüße

Ottscho
Mitglied: Biber
12.11.2007 um 12:03 Uhr
Moin ottscho,

Gegenfragen:
  • was davon ist automatisierbar, was erfordert eine einsame Entscheidung des Mitarbeiters?
  • was heißt "in einem bestimmten Schema"? Am Ansender erkennbar oder woran?
  • lohnt sich die Automatisierung bei 50 Mails pro Tag bzw bei 6 Mails pro Stunde?
  • wenn der Krams ohnehin in den Vertrieb geht, was spricht gegen eine "blinde" Weiterleitung?

Es lässt sich nur sinnvoll automatisieren, wenn Du nicht nur mögliche Absender "abzählen" kannst, sondern auch nach eindeutigen Kriterien im Betreff oder im Mail-Body sortieren/verzweigen.
Das spräche für ein standardisiertes Web-Formalar, über das die Kunden/Interessenten Euch anmailen dürfen.

Grüße
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: ottscho
12.11.2007 um 13:17 Uhr
sagen wir so, bei den angehängten Daten handelt es sich um Geberdaten (wir stellen Leiterplatten her, und diese Gerberdaten müssen erst gesichtet und bewertert werden, bevor sie in den Vertrieb wandern)

Nun bekommen wir Email mit ZIP, RAR, ACE, tgz etc. gepacketen Daten, welche nun immer händisch entpackt werden und auf dem Server in einem Order mit Datum und fortlaufender Nummer gespeichert werden.
Dieser Vorgang, sprich das Entpacken und Erstellen des Ordners würde ich gerne irgendwie automatisieren.
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
12.11.2007 um 14:22 Uhr
Moin ottscho,

Nun bekommen wir Email mit ZIP, RAR, ACE, tgz etc. gepacketen Daten, welche nun immer händisch entpackt werden und auf dem Server in einem Order mit Datum und fortlaufender Nummer gespeichert werden.
Na also, jetzt kommen kommen wir so langsam vom Allgemeinen zum Konkreten...

Bei dieser Anforderung können bleiben drei Varianten übrig, die zu prüfen wären:
[ich unterstelle mal Outlook als Mailclient]
- Automatisierung mit Outlook-Regeln ("Anhang speichern"); Entpacken per Task (asynchron);
- Automatisierung per Outlook-VBA incl. Entpacken (falls alle Pack-Formate erkannt werden)
- Automatisierung per externem Tool, am Besten VB-Exe mit eingebundener unZip-DLL.

Ist denn der Mail-Client Outlook?

Grüße
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: ottscho
12.11.2007 um 15:57 Uhr
ja, der Mailclient ist Outlook.

nun gibt es drei verschieden Emailtypen:

1. Email mit Daten für die Angebotserstellung:
Sprich, irgendein Archivefile oder einzelne Dateien an die Mail angehängt.
=> Ordnererstellung, Entapcken etc.

2. Email mit PDF für Angebotserstellung:
kann gelöscht werden
=> Kann gelöscht werden

3. Email mit nur Text ohne Anhang
=> kann gelöscht werden

Anhand den Absender oder des Betreffs können die drei Arten von Emails nicht unterschieden werden.

Gruß
Ottscho

P.S. es besteht natürlich auch die Möglichkeit einen anderes Emailprogramm zu nutzen, oder sogar auf ein anderes Betriebssystem umzusteigen. Evtl. kann auch mit Linux und irgendwelchen Bashscripten gearbeitet werden.
Bitte warten ..
Mitglied: ernst133
13.11.2007 um 19:17 Uhr
Ich würde vorschlagen bei www.gmx.de gibt es kostenlose e-mail adressen dann gibt es ein messnger von gmx da werden email beim eindreven sofort gezeigt ich benutze selbst diesen messenger
Bitte warten ..
Mitglied: ottscho
14.11.2007 um 09:42 Uhr
@ernst133
Im geschäftlichen Bereich wird sich wohl niemand eine gmx Emailadresse einrichten...
Aber in wie fern nützt mir dieser messenger was, bzw. habe ich einen vorteil daraus?
Bitte warten ..
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