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Datenhaltung bei ausgeschiedenen Mitarbeiter

Mitglied: trombe

trombe (Level 1) - Jetzt verbinden

25.01.2005, aktualisiert 17.08.2007, 6631 Aufrufe, 6 Kommentare

Tach auch,

eigentlich habe ich es noch gar nicht erlebt, dass bei uns ein Mitarbeiter das Werk verlässt, aber Sie wollte in eine wärmere Gegend ziehen. Nunja, da habe ich mich doch glad gefragt, wie lange ich Ihre Daten (z.B. eMail-Postfach) nun noch aufbehalten muss. Gibt es da eine Gesetzliche-Regelung? Habe dazu im Nezt nichts gefunden.

Danke mal
Mitglied: 7217
25.01.2005 um 15:22 Uhr
Hier werden die Regeln gelten, die bei jeder geschäftlichen Kommunikation gelten.. Also abhängig vom Inhalt.

Gruß, Mupfel
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Mitglied: trombe
25.01.2005 um 16:06 Uhr
Hey Mupfel,

na das hat mir ja weitergeholfen .... dann werde ich die Daten einfach um viertel nach Vollmond in der geraden Kurve löschen....

aber trozdem möchte ich mich für deine schnelle Antwort bedanken.
Kann ich das auch so interpretieren, dass dies einer internen Regelung bedarf?

Danke
trombe
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Mitglied: 7217
25.01.2005 um 16:20 Uhr
Nunja, es gibt einmal interne Regelungen wohl dafür und zum anderen gibt es klare gesetzliche Regelungen für einzelne Schriftstücke...

Wie die einzelnen Fristen hier sind, weiss ich selbst auch nicht *G* aber z.B. für Rechnungen etc. sind das glaub ich 30 Jahre oder so...

Hier solltest du dich also mal an diejenigen wenden, die sich damit auskennen *G* deine Buchhalter etc.

Mupfel
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Mitglied: Frank
25.01.2005 um 18:54 Uhr
Dann will ich mal etwas Licht ins Dunkle bringen:

- die Steuer- und Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails beträgt 6 Jahre
- wenn E-Mails als Handelsbriefe fungieren, unterliegen sie ebenso der Aufbewahrungspflicht wie Papierunterlagen

Empfangene oder abgesandte eMails können zweifellos Handels- oder Geschäftsbriefe sein, die aufbewahrungspflichtig sind.
Nach der Abgabenordnung besteht eine Verpflichtung, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie die Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe für die Dauer von 6 Jahren ordnungsgemäß aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist.

Die Abgabenordnung erlaubt eine Speicherung der Geschäftsbriefe auf Datenträgern. Das heißt, der eMail-Verkehr kann auf eine CD gebrannt und aufbewahrt werden. Notwendig ist es aber, zuvor eine Bereinigung der eMail-Verzeichnisse durchzuführen, denn die Finanzverwaltung hat bei einer Außenprüfung das Recht, die gespeicherten Daten einzusehen und Ihr System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Es sind alle Korrespondenzen zu entfernen, die keine Handels- oder Geschäftsbriefe sind, also alle privaten eMails und unerbetene eMail-Werbung.

Prinzipiell schreibt die Finanzverwaltung in den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) folgende Regeln vor, die bei der Aufbewahrung zu berücksichtigen sind:

- Der Originalzustand der übermittelten und eventuell noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein.

- Bei Einsatz von Kryptographietechniken sind sowohl die verschlüsselten als auch die entschlüsselten Unterlagen aufzubewahren.

- Ebenso gilt, dass die verwendeten Schlüssel aufzubewahren sind, wenn Signaturprüfschlüssel oder kryptographische Verfahren verwendet werden.

- Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt (CD).

- Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind der Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren.

- Bei Umwandlung (Konvertierung) der sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format ("Inhouse-Format") sind beide Versionen zu archivieren und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.

Viel Spaß damit.
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Mitglied: trombe
26.01.2005 um 09:48 Uhr
wow, da bin ich echt platt.

Vielen Dank! Klasse!

trombe
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Mitglied: kalle10000
17.08.2007 um 09:38 Uhr
Das war schon mal interessant.

Hat denn jemand eine Checkliste, wie man bei einem Personnalabgang generell vorgeht, wie z. B. Löschen der Benutzer, ertc.

Thx im Voraus
Bitte warten ..
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