Dokumenten-Worklow verbessern

Guten Tag,

Ich benötige ein Programm oder vieleicht nur einen Denkanstoß bezüglich folgendem Problem.

Eine Firma, die wir EDV-Technisch betreuen erstellt unter anderem Gebrauchsanweisungen für Ihre Produkte. Es gibt zentral gespeicherte Dokumente, die Text-bausteine für die jeweiligen Inhalte der GAs beinhalten.
Bei einem neuen Produkt pflückt sich ein Mitarbeiter verschiedene Textbausteine aus den dukumenten zusammen um eine GA zusammenzubasteln.

Es gibt aber immer wieder Probleme und es kommt zu verzögerungen. Versierte mitarbeiter können somit mit recht viel aufwand eine GA auf diesem manuellen Weg erstellen, jedoch könnte, als beispiel, nicht "mal eben" ein sachfremder oder externer mitarbeiter mit diesem System vertraut gemacht werden. Es würde einfach viel zu lange dauern. Eine GA zu erstellen bedarf also recht viel erfahrung, wobei genau das nicht benötigt werden soll.

Dieses System hat sich mit der Zeit von alleine verselbstständigt und wir denken darüber nach dem ganzen einen automatisierten workflow zu verpassen, wobei wir selber noch nicht wissen wie wir das in die gänge bringen sollen, da wir einfach keine Idee haben ob ein/welches dokumenten-management-system dafür geeignet wäre.

Es wäre wichtig, dass externe mitarbeiter, schnell eingearbeitet werden können.

Gibt es ein System, welches diesen Anforderungen genügt?
Danke für eure Hilfe!