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E-Mail Sinnvoll archivieren

Mitglied: leon123

leon123 (Level 1) - Jetzt verbinden

14.02.2018 um 15:46 Uhr, 528 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo zusammen,

ein E-Mail Archiv haben wir ja bereits. Hier können die Mitarbeiter auch nach alten E-Mails suchen. Allerdings gibt es in diesem System nicht diese Struktur, welche unsere Mitarbeiter gerne hätten.

Jetzt ist es so, dass vorallem unsere alten Mitarbeiter das Outlook als E-Mail Archivsystem missbrauchen und hier Ordner mit Unterordner und sogar mit mehreren Ebenen schön brav anlegen. Jetzt habe ich das Problem, dass die Postfächer so langsam voll laufen (Habe bereits auf 10GB pro Postfach erhöht).

Bei einigen Mitarbeiter exportieren wir die E-Mails in PST Dateien und legen diese auf dem Server ab. Das gefällt mir aber nicht besonders gut, da der Mitarbeiter dann die PST Dateien im Outlook einbinden muss und dann dort drinn sucht.

Dadurch halten wir aber unseren Exchange schlank.


Ich würde gerne wissen, wie ihr das so macht? Ich würde hier in erster Linie auf die Ordnerstrukturen der Mitarbeiter zielen, da ich das gerne verbessern würde.


Danke!
Mitglied: Pjordorf
14.02.2018 um 15:52 Uhr
Hallo,

Zitat von leon123:
ein E-Mail Archiv haben wir ja bereits.
Und? Macht es dir was aus uns auch dessen Namen zu verraten?

Allerdings gibt es in diesem System nicht diese Struktur, welche unsere Mitarbeiter gerne hätten.
Ist das Archivierungssystem wo auch die Mitarbeiter drin recherchieren können / dürfen / sollen oder nur ein Archivsystem?

Jetzt habe ich das Problem, dass die Postfächer so langsam voll laufen (Habe bereits auf 10GB pro Postfach erhöht).
Das Archiv hat eine Größenbeschränkung?

Gruß,
Peter
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Mitglied: ukulele-7
14.02.2018 um 15:54 Uhr
Wie wäre es mit einem DMS , ECM oder CRM in das die E-Mails abgelegt werden? Dann könnten auch alle auf die E-Mails der anderen Zugreifen ohne den Nippel durch die Lasche zu ziehen. Habt ihr etwas in der Richtung?
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Mitglied: VGem-e
14.02.2018 um 15:55 Uhr
Servus,

bei unserem Mailserver ist grundsätzlich auch eine Postfachobergrenze je MA von 2 GB hinterlegt, die ich auch nicht aufbohre (erweitere)!

Ein Mailpostfach ist nunmal kein Ablagesystem. Zudem war doch letzthin bei den Office-Updates das Problem, dass dann die Outlook-Suche nicht mehr sauber funktionierte?!

Bei uns existiert die grundsätzliche Vorgabe, wichtige Mails im Dateisystem dauerhaft abzulegen (ob das ausreichend revisionssicher ist, who cares).

Gruß
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Mitglied: ukulele-7
14.02.2018 um 16:00 Uhr
Zitat von VGem-e:
Vorgabe, wichtige Mails im Dateisystem dauerhaft abzulegen (ob das ausreichend revisionssicher ist, who cares).
z.B. das Finanzamt wenn es um Buchhaltungsbelege, Bestellprozesse oder Abrechnungsrelevante Vorgänge geht.
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Mitglied: leon123
14.02.2018 um 16:04 Uhr
Wir haben die Securepoint UMA.

Ein CRM, DMS oder ECM wäre nicht ganz verkehrt.
Es müsste aber so viel wie möglich automatisch laufen.
Leider kenne ich mich in der Richtung zu wenig aus, um rauszufinden was das beste für uns wäre.

Ein weiteres Problem ist die Portierbarkeit, da einige schon seit Jahren Daten ansammeln. Diese müssten alle in das System.
Außerdem mögen die Mitarbeiter nix neues. Ich muss alle schon immer zu neuem drängen... ;)

Aber ein gutes System (auch wenn es neu ist) wäre dennoch sehr interessant.
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Mitglied: transocean
14.02.2018 um 16:37 Uhr
Moin,

Google mal nach ecoMailz.

Gruß

Uwe
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Mitglied: leon123
14.02.2018, aktualisiert um 16:59 Uhr
Danke, aber das ist wie unsere UMA, wobei zusammen mit dem DMS könnte es gut sein...
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Mitglied: Vision2015
14.02.2018, aktualisiert um 18:47 Uhr
Moin..
schau dir mal Mailstore an...
Mailstore

bei bedarf mache ich dir gerne in Angebot

Frank
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Mitglied: sleaper
14.02.2018 um 20:23 Uhr
Hallo leon123,

Schau dir mal Retain von MicroFocus an (https://www.microfocus.com/de-de/products/retain-unified-archiving/)

Archiviert nicht nur Mails (Exchange / Groupwise) sondern auch Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, Instagram, Vimeo, Flickr, Pinterest, und Google+....

Bei Fragen kannst du dich gerne melden
Bitte warten ..
Mitglied: ukulele-7
15.02.2018 um 08:50 Uhr
So ein DMS nur für E-Mail Archivierung wäre natürlich mit Kanonen auf Spatzen schießen. Vor allem wenn neue Methoden generell auf Abneigung stoßen.

Dazu kommt: Es muss richtig umgesetzt werden und Kostet einiges. Man muss die Funktionen ausreizen damit es sich lohnt.

Wir haben neben dem DMS auch ein schlichtes Mail Archiv, es werden aber keine Ordnerstrukturen archiviert.
Bitte warten ..
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