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Emails per Exchange Regel zu Archiv - Praktikable Ausnahmeregel?
Hallo zusammen,
- Kleines Unternehmen, 5 MA
- Office 365
- Mailclients: Outlook for Windows, Outlook for iOS, Outlook Web App, ggf. iOS Mail
wir wollen eine Art Archiv schaffen indem alle ausgehenden Emails per Exchange-Regel zusätzlich an einen öffentlichen Ordner gehen.
Es soll aber jedem User möglich sein bewusst Emails NICHT in dieses Archiv münden zu lassen.
Ich schaue mich gerade bei den Ausnahmen im Regelassistenten um, habe aber noch nichts gefunden was mir wirklich praktikabel erscheint.
Man könnte Nachrichten mit der eingestellten Priorität "hoch" ausnehmen, aber bei Outlook for iOS kann man bspw. keine Priorität einstellen ...
Bewusst ein bestimmten Schlüsselwort in den Betreff oder die Email zu schreiben gefällt mir nicht...
Hat von euch jemand eine zündende Idee?
Danke und einen schönen Tag
archimedes
- Kleines Unternehmen, 5 MA
- Office 365
- Mailclients: Outlook for Windows, Outlook for iOS, Outlook Web App, ggf. iOS Mail
wir wollen eine Art Archiv schaffen indem alle ausgehenden Emails per Exchange-Regel zusätzlich an einen öffentlichen Ordner gehen.
Es soll aber jedem User möglich sein bewusst Emails NICHT in dieses Archiv münden zu lassen.
Ich schaue mich gerade bei den Ausnahmen im Regelassistenten um, habe aber noch nichts gefunden was mir wirklich praktikabel erscheint.
Man könnte Nachrichten mit der eingestellten Priorität "hoch" ausnehmen, aber bei Outlook for iOS kann man bspw. keine Priorität einstellen ...
Bewusst ein bestimmten Schlüsselwort in den Betreff oder die Email zu schreiben gefällt mir nicht...
Hat von euch jemand eine zündende Idee?
Danke und einen schönen Tag
archimedes
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8 Comments
Latest comment
Hi
ich ignoriere jetzt mal die offensichtlichen Probleme mit dieser Idee..
Sowas wird immer mit einem faulen Kompromiss Enden, weil irgendein Gerät da nicht mit spielt, die Lösung zu umständlich ist oder Ähnliches.
Mein Augenmerk wäre hier jetzt eher darauf, das der Kunde davon nichts mitbekommt. Also evtl. die Mail per BCC an "noarchive@domain.com" schicken, und das als Trigger nehmen, falls man da am Assi überhaupt zugriff auf die Info hat.
Theoretisch müsste das eh am Mailtransport gemacht werden, nicht am Client
ich ignoriere jetzt mal die offensichtlichen Probleme mit dieser Idee..
Sowas wird immer mit einem faulen Kompromiss Enden, weil irgendein Gerät da nicht mit spielt, die Lösung zu umständlich ist oder Ähnliches.
Mein Augenmerk wäre hier jetzt eher darauf, das der Kunde davon nichts mitbekommt. Also evtl. die Mail per BCC an "noarchive@domain.com" schicken, und das als Trigger nehmen, falls man da am Assi überhaupt zugriff auf die Info hat.
Theoretisch müsste das eh am Mailtransport gemacht werden, nicht am Client
[da war grad noch ein Kommentar von dir auf das ich antworten wollte mit:]
OK, dann pack doch "noarchiv@..." ins CC. Wenn das da ist, umgehst du das senden an das Archiv und entfernst dann diese adresse vom CC
OK, dann pack doch "noarchiv@..." ins CC. Wenn das da ist, umgehst du das senden an das Archiv und entfernst dann diese adresse vom CC
Gute Idee!
Also die Ausnahme wäre dann diese "nocharchiv@" im BCC....
Würdest du die Mail dann ins Leere laufen lassen mit der Fehlermedung dass dieser Empfänger nicht erreicht werden konnte? Oder kann man das auch wieder irgendwie abfangen, also diesen Empfänger erst als Trigger nehmen jedoch vor dem Versenden per Exchange-Regel rauslöschen?
was meinst du hiermit? Bzw. wie sähe denn deine Musterlösung abseits meiner Vorgaben aus?
Also die Ausnahme wäre dann diese "nocharchiv@" im BCC....
Würdest du die Mail dann ins Leere laufen lassen mit der Fehlermedung dass dieser Empfänger nicht erreicht werden konnte? Oder kann man das auch wieder irgendwie abfangen, also diesen Empfänger erst als Trigger nehmen jedoch vor dem Versenden per Exchange-Regel rauslöschen?
Theoretisch müsste das eh am Mailtransport gemacht werden, nicht am Client
was meinst du hiermit? Bzw. wie sähe denn deine Musterlösung abseits meiner Vorgaben aus?
Bei BCC musst du prüfen ob das geht. Da macht der Exchange eigentlich ne eigene Mail draus. Weiss ich jetzt nicht ab wo man dann die Info verliert, dass das eigentlich eine Mail ist. Im Zweifelsfall CC verwenden. Das haben die User auch eher noch in der GUI. BCC muss beim Outlook ja auch erst mal aktiviert werden.
Du musst ne Transportrule machen, in der halt nach dieser Adresse geguckt wird. Wenn die da ist, wirfst du sie weg und lässt die Mail ohne weitere behandlung durch. Ist sie nicht da, wird die Mail Parallel in das Archiv gesteckt.
Du musst ne Transportrule machen, in der halt nach dieser Adresse geguckt wird. Wenn die da ist, wirfst du sie weg und lässt die Mail ohne weitere behandlung durch. Ist sie nicht da, wird die Mail Parallel in das Archiv gesteckt.
Zitat von @Archimedes:
was meinst du hiermit? Bzw. wie sähe denn deine Musterlösung abseits meiner Vorgaben aus?
was meinst du hiermit? Bzw. wie sähe denn deine Musterlösung abseits meiner Vorgaben aus?
Den Unfug lassen.
Das ist SOWAS von gefährlich. Wenn der Chef da immer dran denken muss, landet die Mail mit den Gehältern Ruckzuck im öffentlichen Archiv. Und dann ist das geschreie groß! Lass ihn das mal Abends um 23 Uhr machen. Da ist der auch nur noch auf Autopilot und hat schneller auf Absenden geklickt als er '###ssseeeee' sagen kann.
Da hast du recht.
Die erste Idee war alle Emails in das Archiv und nur der Chef hat Zugriff. Das ist aber auch nicht ohne!
Ja, ich hatte bereits kommentiert und dann gemerkt, dass ich deinen Beitrag missverstanden hatte.
Nochmal was allgemeines:
Kann man eine Exchange Regel so definieren, dass bereits beim Erstellen einer Nachricht in Outlook "archiv@" im CC steht???
Fall ja: wie geht das???
Mein aktueller Stand:
Regel im Exchange Nachrichtenfluss....
Jede Nachricht in CC an archiv@ außer "jeder Empfänger enthält "noarchiv@"" .
Damit klappt es generell gut, jedoch bekomme ich immer die Nachricht, dass es "noarchiv" nicht gibt. Wenn ich nun eine Regel definiere, die die Nachricht mit "noarchiv@" löscht, erreicht die Mail auch den eigentlichen Empfänger nicht. Bei meinen Tests war es hier auch egal ob CC oder BCC
Die erste Idee war alle Emails in das Archiv und nur der Chef hat Zugriff. Das ist aber auch nicht ohne!
Ja, ich hatte bereits kommentiert und dann gemerkt, dass ich deinen Beitrag missverstanden hatte.
Nochmal was allgemeines:
Kann man eine Exchange Regel so definieren, dass bereits beim Erstellen einer Nachricht in Outlook "archiv@" im CC steht???
Fall ja: wie geht das???
Mein aktueller Stand:
Regel im Exchange Nachrichtenfluss....
Jede Nachricht in CC an archiv@ außer "jeder Empfänger enthält "noarchiv@"" .
Damit klappt es generell gut, jedoch bekomme ich immer die Nachricht, dass es "noarchiv" nicht gibt. Wenn ich nun eine Regel definiere, die die Nachricht mit "noarchiv@" löscht, erreicht die Mail auch den eigentlichen Empfänger nicht. Bei meinen Tests war es hier auch egal ob CC oder BCC
die Meldung im Outlook bekommste nur weg, wenn du die noarchiv anlegst.
Hab grad keinen Spiel-Exchange zur verfügung, aber das sollte schon klappen, mit dem entfernen des CC-Eintrags
Hab grad keinen Spiel-Exchange zur verfügung, aber das sollte schon klappen, mit dem entfernen des CC-Eintrags
Genau diese Option finde ich nicht.
Man kann Empfänger hinzufügen, jedoch mMn nicht entfernen.
Vielleicht sitze ich auch auf den Augen. Ggf. kann mir hier noch einer weiterhelfen, ansonsten lebe ich erstmal mit der Meldung ... dann weiß der Benutzer auch, dass es funktioniert bzw. er dran gedacht hat.
Man kann Empfänger hinzufügen, jedoch mMn nicht entfernen.
Vielleicht sitze ich auch auf den Augen. Ggf. kann mir hier noch einer weiterhelfen, ansonsten lebe ich erstmal mit der Meldung ... dann weiß der Benutzer auch, dass es funktioniert bzw. er dran gedacht hat.
