Ereignis oder Termin für IT-Wartung im Outlook-Kalender aller Benutzer anzeigen

Hallo zusammen,

aktuell veröffentlichen wir die geplanten IT-Wartungsarbeiten im Intranet. Da das offensichtlich nicht ausreicht, versenden wir dann 3 Tage vorher und am Tag der Wartung eine Info-Mail, in der wir wir die Benutzer auffordern den PC bis zum Beginn der Wartung auszuschalten. Falls ein Wartungstermin nicht wahrgenommen wird, teilen wir dies ebenfalls per E-Mail mit. Die Wartung beginnt immer zu einer festen Uhrzeit an einem Freitag und ein Ende gibt es offiziell nicht.

Jetzt gab den Vorschlag, dies per Outlookkalender zumachen.
Da die Termine mit der Leitung ein Jahr im Vorraus geplant wurden möchten wir eigentlich nicht, dass der Benutzer diesem zustimmen muss usw, sondern diese festeingetragen bekommt und er einfach daran erinnert wird. Ist der Beginn der Wartung um mehr als 4 Stunden verstrichen soll er nicht mehr erinnert werden. Auf der anderen Seite hat der Kollege theoretisch noch Zeit und hat natürlich keinen Termin, während in der IT die Wartung durchgeführt wird...

Spannender wird es, wenn man alle Wartungsarbeiten betrachtet, die auch die Fachanwendungen, bestimmte Thinclients usw. berücksichtigen und nicht auf den Zeitpunkt, der allegemeinen Wartung (Infrastruktur, u.a. Netzwerk, Patche, usw.) fallen kann. Diese werden werden individuellen mit den (Anwendungs-) Betreuern und der (Anwendungs-) Nutzer ausgehandelt.

Was habt Ihr für Vorschläge? Wie wird so etwas bei euch gemacht?
Software: Exchange 2007 (noch); Sharepoint 2007 (Ablösung innerhalb eines Jahres geplant); Outlook 2007; ca. 110 verschiedene Fachanwendungen.