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gelöst Exchange 2003, Outlook 2010 - Weiterleitung nur externe Mails

Mitglied: emka83

emka83 (Level 1) - Jetzt verbinden

05.07.2012 um 14:59 Uhr, 6715 Aufrufe, 3 Kommentare

Hallo,

wir haben hier im Unternehmen einen Exchange 2003 Mail-Server und die Clients verwenden Outlook 2010. Mein Chef hätte gerne, dass alle Emails die von "Draußen" auf die Postfächer auftreffen in einem gesondertem Postfach landen. Andererseits soll sämtlicher interner Email-Verkehr weiterhin an die entsprechenden persönlichen Postfächer übermittelt werden.

Also Beispiel um das ganze zu verdeutlichen:

Abteilung Verkauf:
Der Verkauf erhält ständig Emails von Extern. Die Kunden haben aber gerne die Angewohnheit an die persönlichen Addys der Mitarbieter zu schreiben. Das soll abgefangen werden, da alle Mitarbeiter über das Verkaufs-Postfach auf sämtliche Mails zugreifen können sollen die von Außen kommen.

Sämtlicher INTERNER Email-Verkehr, zwischen den Mitarbeitern und ihren persönlichen Adressen, soll weiterhin persönlich bleiben. Diese Mails sollen dementsprechend NICHT umgeleitet werden.

Gibt es eine Regel oder Ähnliches die man einrichten kann um dies zu erreichen? Sowas wie ein Filter der besagt, dass alle Mails die nicht auf "@meinefirma.de" enden auf das entsprechende Sammelpostfach umgeleitet werden?

Bin dankbar für jede Hilfe!

MfG
Mitglied: Chonta
05.07.2012 um 15:06 Uhr
Hallo,

das ganze würd ich sofort verwerfen, Datenschutztechnisch ist das nicht machbar. (Bußgeld)
Die Einnzelnen Mitarbeiter werden die Mails nur deswegen bekommen, weil Sie die Mails unter ihren Mailadressen raushcschicken. (Und der empfänger klickt nun mal einfachauf Antworten)
Du muss Sicherstellen, das die Mails die raus gehen auch unter einer bestimmten Mailadresse rausgehen.
Geht öber öffentliche Ordner (send as Berechtigung) oder z.B. ein Ticketsystem wie OTRS.

Gruß

Chonta
Bitte warten ..
Mitglied: Onitnarat
05.07.2012 um 15:38 Uhr
Zuerst solltet Ihr sicherstellen, dass die Firmenmailkonten nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen, damit ist die Privatnutzung ausgeschlossen und alle Mails Firmeneigentum! Aber hier bitte einen Anwalt kontaktieren und dessen Rat einholen.

Dann suche mal in der Suchmaschine Deines Vertrauens nach der Journalingfunktion von Exchange 2003. Diese dient dazu, dass alle Mails einer Datenbank (ein- und ausgehend) zusätzlich in ein Journalingspostfach geleitet werden. Die User erhalten sie nach wie vor.
Diesen Mechanismus nutzen viele Archivierungsprogramme.
Finden kannst Du das im System Manager unter Rechtsklick auf die Datenbank -> Eigenschaften.

Gruß
Marcus
Bitte warten ..
Mitglied: emka83
05.07.2012 um 16:23 Uhr
Hallo,

An Datenschutz habe ich noch gar nicht geadacht. *shame*
Das Problem ist tatsächlich, dass in der Vergangenheit gerne mal über das private Postfach gemailt wurde. Auch mit Kunden. Es sei dazu gesagt, dass es sich nicht um völlig private Adressen handelt (web.de, gmx oder sonstwas) sondern um die "persönlichen" Firmen-Mailadressen jedes einzelnen MAs! Das hat sich bei tausenden Kunden natürlich tief eingeschlichen und nun hilft nur noch etwas zu verändern.

Datenschutz steht natürlich an oberster Stelle. Wenn es da Probleme gibt, dann hat sich das erledigt. Bußgelder kommen natürlich überhaupt nicht in Frage.

Also bleibt wohl nur noch die Sensibilisierung der MAs, dass nur über Abteilungspostfächer nach Außen gesendet wird. Zudem müssen Kunden, welche auf private Fächer mailen freundlichst darauf hingewiesen werden. So dauert das zwar alles länger, aber damit ist es rechtlich abgesichert.

Die "Umleiten" Idee ist hiermit gestrichen!


Vielen Dank für eure Antworten!


MfG ;)
Bitte warten ..
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