Exchange Mailbox von mehreren Benutzern abfragen lassen

Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach einer Lösung ein Postfach von mehreren Benutzer abfragen zu lassen. Ich habe schon in der Suche einige Themen gefunden, aber leider noch keine optimale Lösung für mein Problem.

Beschreibung:

- Wir bekommen täglich ca. 1200 Emails an ein Konto gesendet reports@server.de
- 3 unserer Mitarbeiter müssen auf diese Emails zugreifen können und darin auch suchen können.
- Momentan bekommen diese Mitarbeiter die Emails per Weiterleitung an ihr Postfach (Noch nicht in Exchange eingebunden), dadurch sind die Postfächer dementsprechend gross
- Nun sind wir dabei auf Exchange umzusteigen und ich bin auf der Suche nach einer Lösung für dieses Problem

Lösungsansatz:
- Ich dachte darüber nach die Emails per Outlook Web Access abzufragen, sprich einen Benutzer im AD anzulegen inklusive des Postfachs der eingehenden 1.200 Mails und dann per Web Access die Mitarbeiter darauf zugreifen zu lassen, dabei gibt es aber 2 Probleme:

1. Im Web Access habe ich keine Möglichkeit gefunden nach dem Betreff der Email zu suchen, dies ist aber sehr wichtig. Wir müssen in der Lage sein, alle Emails im Betreff nach Kundennr. durchsuchen zu lassen
2. Das Postfach des neu angelegten Users würde sehr schnell vollaufen, sprich ich müsste jeden Monat von Hand eine Archivierung durchführen. Gibt es eine Möglichkeit in Exchange die Archivierung automatisch durchführen zu lassen, ohne mit Outlook darauf zuzugreifen?

Vielleicht könnt ihr mir da weiterhelfen und mir eventuell einen komplett anderen Weg aufzeigen, ich komme einfach auf keine andere Lösung.

Vielen Dank im voraus