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gelöst Gesendete Mails sollen (optional!) in einen internen Ordner weitergeleitet werden (cc)

Mitglied: felixklaus

felixklaus (Level 1) - Jetzt verbinden

27.04.2010 um 11:28 Uhr, 5284 Aufrufe, 5 Kommentare

Hallo administratoren und experten,

ich hoffe ihr könnt mir bei meinem Problem helfen.


Wir benutzen in unserem Unternehmen einen SBS 2003, gemeinsam mit Outlook 2003.

Wir haben eine Verwaltungs-Postfach für allgemeine Anfragen von außen, das hauptsächlich von den beiden Sekretärinnen genutzt wird.
Das besondere hierbei ist, dass sowohl Geschäftsführer, als auch alle Mitarbeiter Zugriff auf dieses Postfach haben. Somit können interessante Nachrichten jederzeit von jedem eingesehen und rückverfolgt werden.
Außerdem hat jeder Mitarbeiter noch ein privates Postfach auf den eigenen Namen.
Nun wünschen sich sowohl Geschäftsführung, als auch Mitarbeiter, dass Gesendete Mails der privaten Postfächer "per Cc" in den Posteingang des Verwaltungs-Postfachs weitergeleitet werden, so dass dort bspw. für Besprechungen sowohl die Anfragen der Kunden/Interessenten, sowie die Antwort des jeweiligen Mitarbeiters sichtbar sind.


Nun habe ich es über eine Outlook - Regel versucht, was soweit auch funktionieren würde. Das Problem ist, dass die Adresse des Verwaltungspostfachs nicht im Cc mit eingetragen wird, wenn man die Mail verfasst.
Schickt man die Mail aber ab, wurde die Mail per Cc an die gewünschte Adresse weitergeleitet .
Falls nun aber ein Mitarbeiter eine private Mail schickt, mit seiner privaten FIrmenadresse, dann würde diese eben auch automatisch in der "Verwaltung" landen, weil er beim Verfassen der Mail nicht die Möglichkeit hat, die "Verwaltungsadresse" aus dem Cc zu streichen; da sie dort ja nicht sichtbar eingetragen wird, sondern quasi "unsichtbar" mit eingetragen ist.


Ich hoffe, dass die Problemstellung deutlich geworden ist; da ich das erste Mal versuche, eine solche zu artikulieren.


Vielen Dank an alle, die versuchen, sich meines Problems anzunehmen.


Mit freundlichem Gruß

Felix Klaus
Mitglied: 45877
27.04.2010 um 11:33 Uhr
Hallo,

du kannst dir ein Outlook Formular basteln, mit dem das möglich ist.
Bitte warten ..
Mitglied: ChrFriedel
27.04.2010 um 12:05 Uhr
Also wenn ich das richtig verstehe habt ihr dann ein Postfach mit allen möglichen Anfragen von außen plus allen Antworten aller Mitarbeiter. Klingt nach einem schnell sehr große werdendem Postfach. Sicher das ihr das wirklich wollt?

Alternativ zu dem Vorschlag oben könntest du auch die Regel noch so konfigurieren das sie nur greift wenn z.B der Betreff ein bestimmtes Wort wie zum Beispiel (Privat) nicht enthält. Also ungefähr so:

01.
 
02.
if mailbetreff.contains("Privat:")=false then Add_CC 
03.
 
ist natürlich nur pseudocode ;)

Dann müssen die Mitarbeiter aber natürlich dran denken bei Mails die nicht weitergeleitet werden sollen den Betreff passend zu wählen. Vielleicht gibs ja sogar ne Möglichkeit per Regel dann das Schlüsselwort wieder zu entfernen. Bin ich mir aber gerade nicht sicher und ich glaub auch nicht wirklich dran...

grüße
Bitte warten ..
Mitglied: felixklaus
28.04.2010 um 09:58 Uhr
Danke euch beiden erstmal!

Mit den Formularen kann ich leider nicht viel anfangen, ich hab noch nicht allzu viel Erfahrung mit Outlook.
Allerdings hab ich die Funktion entdeckt, Mails als privat zu kennzeichnen und eine Regel definiert, dass solche Mails nicht kopiert werden. Müsste damit also eine zufriedenstellende Lösung gefunden haben.
@ Friedel immer wieder fleißig archivieren, dann passt das ;)

Ich danke vielmals für die schnellen und hilfreichen Antworten!
Bitte warten ..
Mitglied: ChrFriedel
28.04.2010 um 13:38 Uhr
Die Funktion kannte ich garnicht. Ich sollte mich mehr mit den Officeprodukten beschäftigen...

Und wenns mit dem archivieren klappt wieso nicht

Aber fällt dann nicht die Suche über das Archivpostfach weg? Zumindest bei Outlook 2003 ging die doch meiner Meinung nach nur im Hauptpostfach oder?
Und begrenzt ist die Größe des Archivpostfachs doch auch irgendwo?

grüße
Bitte warten ..
Mitglied: felixklaus
03.05.2010 um 09:36 Uhr
@ ChrFriedel

Wenn man eine E-Mail verfasst, gibt es das Feld Optionen, bei mir unter den Karteikarten Tabelle/Fenster.
Hier hat man die Möglichkeit die Mails als privat zu markieren.
Die Suche fällt glaube ich tatsächlich weg, aber wir laden die Archivdateien (Januar, Februar,... so ist die max. Größe der Archivdatei egal) beim Start von Outlook sowieso nicht , sondern nur, wenn aus dem besprechenden Zeitraum etwas gebraucht wird.

Mit freundlichem Gruß
Bitte warten ..
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