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Krankmeldungen, Outlook und Exchange. Wie ist eure Best Practice?
Hallo zusammen,
heute mal eine eher weniger technische Frage zu Outlook und co.
Ausgangssituation:
Mitarbeiter bemerkt morgens dass es ihm nicht gut geht und ruft an der Zentrale an. Er meldet sich also krank (Oder datenschutztechnisch korrekt "abwesend").
Zentralendame schreibt eine Mail an die Personalabteilung. Diese schreibt daraufhin der IT-Abteilung und bittet darum diese Krankmeldung im Outlook Kalender zu hinterlegen.
IT meldet sich jetzt im OWA als Exchange-Admin an, öffnet als Stellvertreter die Mailbox des Mitarbeiters und trägt einen ganztägigen Termin "abwesend" ein.
Soweit so gut gibt es hier lediglich das Problem des Aufwands. Azubis kann man es nicht machen lassen, da sämtliche Elemente innerhalb der Mailbox ersichtlich sind während des Zeitraums.
Jetzt kommt folgende Aufgabe hinzu:
ZUSÄTZLICH zum setzen des ganztägigen Termins für die Dauer der Abwesenheit, soll die IT nun auch noch alle vorhandenen und zugesagten Besprechungstermine abgesagt werden. Das kann nun schon eine ganze Menge Arbeit bedeuten, wenn ein paar Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum krank werden.
Wie handelt ihr solche Situationen? Gibt es hier vielleicht Zusatzprogramme oder Funktionen mit denen etwas automatisiert abgewickelt werden kann? Mein Vorschlag über Stellvertreter zu prüfen ob der Termin vielleicht doch wahrgenommen werden kann stieß leider auf taube Ohren.
Ich bin dankbar für eure Tipps und freue mich auf eine kleine Diskussion
heute mal eine eher weniger technische Frage zu Outlook und co.
Ausgangssituation:
Mitarbeiter bemerkt morgens dass es ihm nicht gut geht und ruft an der Zentrale an. Er meldet sich also krank (Oder datenschutztechnisch korrekt "abwesend").
Zentralendame schreibt eine Mail an die Personalabteilung. Diese schreibt daraufhin der IT-Abteilung und bittet darum diese Krankmeldung im Outlook Kalender zu hinterlegen.
IT meldet sich jetzt im OWA als Exchange-Admin an, öffnet als Stellvertreter die Mailbox des Mitarbeiters und trägt einen ganztägigen Termin "abwesend" ein.
Soweit so gut gibt es hier lediglich das Problem des Aufwands. Azubis kann man es nicht machen lassen, da sämtliche Elemente innerhalb der Mailbox ersichtlich sind während des Zeitraums.
Jetzt kommt folgende Aufgabe hinzu:
ZUSÄTZLICH zum setzen des ganztägigen Termins für die Dauer der Abwesenheit, soll die IT nun auch noch alle vorhandenen und zugesagten Besprechungstermine abgesagt werden. Das kann nun schon eine ganze Menge Arbeit bedeuten, wenn ein paar Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum krank werden.
Wie handelt ihr solche Situationen? Gibt es hier vielleicht Zusatzprogramme oder Funktionen mit denen etwas automatisiert abgewickelt werden kann? Mein Vorschlag über Stellvertreter zu prüfen ob der Termin vielleicht doch wahrgenommen werden kann stieß leider auf taube Ohren.
Ich bin dankbar für eure Tipps und freue mich auf eine kleine Diskussion
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5 Comments
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Solange die private Nutzung der Geschätlichen Postfächer nicht gestattet ist, kannst du sie öffnen bzw- den OOA setzen. Würde ich jedoch schriftlich nochmal in der Betriebsvereinbarung festlegen. Ist die private Nutzung nicht explizit verboten, bewegst du dich auf dünnem Eis.
Termine absagen würde ich persönlich nicht, da ich nicht der Sklave der Firma bin. Das sollte der Mitarbeiter selber ausbaden.
Grüße Sdieste
Termine absagen würde ich persönlich nicht, da ich nicht der Sklave der Firma bin. Das sollte der Mitarbeiter selber ausbaden.
Grüße Sdieste
Hallo,
wieso ist das ein Thema für die IT-Abteilung??
In jeder Struktureinheit (Abteilung, Gruppe, Team usw.) gibt es einen "Chef" und dieser hat für seinen Verantwortungsbereich eine Stellvertreter-Regelung festzulegen. Das ist ja nicht nur für die nicht geplante Abwesenheit durch Krankheit, sondern auch bei geplanter Abwesenheit durch Urlaub, Dienstgang oder Dienstreise erforderlich.
Der jeweilige Stellvertreter ist dann wärend der Abwesenheit seines Kollegen für dessen "Schei..." zuständig: Termine, Post, eMail, Telefonanrufe usw. Das ist doch gängige Praxis in allen Betrieben und Einrichtungen (jedenfalls in denen ich bis her - 30 Jahre Berufspraxis - tätig war).
Das sich jemand "bockig" anstellt, wenn er eine zusätzliche Aufgabe übertragen bekommt und nach dem Motto agiert: "Das haben wir doch immer so gemacht", kann ich ja nachvollziehen. Aber wie soll denn ein Admin wissen, ob der Termin vom Vorstandsvorsitzenden mit dem Staatssekretär im Wirtschaftsministerium nicht doch besser nicht abgesagt wird, sondern vom Stellvertreter wahrgenommen wird. Nur mal so als Beispiel.
Und vom Datenschutz mal ganz abgesehen. Wieso sind die Admins alle als Stellvertreter für alle Mitarbeiter eingetragen (Auch für den Chef?)? Ich gehe mal davon aus, dass ihr keinen Betriebsrat habt. Der müßte bei einer solchen Regelung schon "Amok" laufen.
Jürgen
wieso ist das ein Thema für die IT-Abteilung??
In jeder Struktureinheit (Abteilung, Gruppe, Team usw.) gibt es einen "Chef" und dieser hat für seinen Verantwortungsbereich eine Stellvertreter-Regelung festzulegen. Das ist ja nicht nur für die nicht geplante Abwesenheit durch Krankheit, sondern auch bei geplanter Abwesenheit durch Urlaub, Dienstgang oder Dienstreise erforderlich.
Der jeweilige Stellvertreter ist dann wärend der Abwesenheit seines Kollegen für dessen "Schei..." zuständig: Termine, Post, eMail, Telefonanrufe usw. Das ist doch gängige Praxis in allen Betrieben und Einrichtungen (jedenfalls in denen ich bis her - 30 Jahre Berufspraxis - tätig war).
Das sich jemand "bockig" anstellt, wenn er eine zusätzliche Aufgabe übertragen bekommt und nach dem Motto agiert: "Das haben wir doch immer so gemacht", kann ich ja nachvollziehen. Aber wie soll denn ein Admin wissen, ob der Termin vom Vorstandsvorsitzenden mit dem Staatssekretär im Wirtschaftsministerium nicht doch besser nicht abgesagt wird, sondern vom Stellvertreter wahrgenommen wird. Nur mal so als Beispiel.
Und vom Datenschutz mal ganz abgesehen. Wieso sind die Admins alle als Stellvertreter für alle Mitarbeiter eingetragen (Auch für den Chef?)? Ich gehe mal davon aus, dass ihr keinen Betriebsrat habt. Der müßte bei einer solchen Regelung schon "Amok" laufen.
Jürgen
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Hallo @xbast1x,
auch bei verbotener privater Nutzung der dienstlichen Postfächer bewegts Du Dich auf sehr dünnem Eis. Eigentlich bist Du schon eingebrochen!
Man kann über eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung der Postfächer verbieten. Das hat aber nur Bedeutung für das Versenden (durch den Mitarbeiter). Ein Empfangen von privaten Mails von extern ist aber durch eine solche Betriebsvereinbarung nicht verhinderbar. Trotzdem bleiben soche Mails privat. Auch ein Blocken solcher Mails (mal davon abgesehen, dass das ja gar nicht geht) wäre ein unzulässiger Eingriff in das "Postgeheimnis". Weiterhin kann man ja auch private Mails (zB Geburstagsgrüße, Anfrage, ob der Kollege einen mitnimmt) intern verschicken.
Jürgen
auch bei verbotener privater Nutzung der dienstlichen Postfächer bewegts Du Dich auf sehr dünnem Eis. Eigentlich bist Du schon eingebrochen!
Man kann über eine Betriebsvereinbarung die private Nutzung der Postfächer verbieten. Das hat aber nur Bedeutung für das Versenden (durch den Mitarbeiter). Ein Empfangen von privaten Mails von extern ist aber durch eine solche Betriebsvereinbarung nicht verhinderbar. Trotzdem bleiben soche Mails privat. Auch ein Blocken solcher Mails (mal davon abgesehen, dass das ja gar nicht geht) wäre ein unzulässiger Eingriff in das "Postgeheimnis". Weiterhin kann man ja auch private Mails (zB Geburstagsgrüße, Anfrage, ob der Kollege einen mitnimmt) intern verschicken.
Jürgen
Termine absagen würde ich persönlich nicht, da ich nicht der Sklave der Firma bin.
In der vereinbarten Arbeitszeit, für die die Firma Dich ja vergütet, schon 
. Nennt sich Direktionsrecht ...Insgesamt halte ich das aber auch für eine sinnfreie Geschichte - was soll der IT'ler über eventuelle Dringlichkeiten, Sensibilitäten etc. von Besprechungen anderer Mitarbeiter wissen? Oder fällt das Arbeitsgebiet von Müller komplett wech, wenn dieser hustend und schwitzend im Heiabett liegt?
LG, Thomas
Danke für eure Anregungen.
Die Thematik externer Teilnehmer in einem wurde gestern noch als einleuchtend angesehen. Hier könnte ja auch mehr kaputt als gerettet werden.
Dass in anderen Firmen gängige Praxis ist über Stellvertreter zu agieren habe ich schon vermutet. Ich hoffe, dass wir in dieser Richtung weitergehen können.
@chiefteddy:
Super Beitrag! Wir haben in der Tat keinen Betriebsrat und bislang wurde es auch noch nie hinterfragt, dass die Administratoren alles sehen (Ganz ehrlich: Wenn der Admin etwas sehen will, dann kann er das sowieso).
Wir haben im Sommer einen großen Umschwung mit unserem Datenschutzbeauftragten, da in der letzten Datenschutzbegehung doch schon einige Abweichungen festgestellt wurden.
Ich werde hierbei mal dezent deine Punkte ansprechen und somit hoffentlich die bisherige Vorgehensweise in Frage stellen können.
Es kommt bei uns aus der Historie. Als wir noch 50 Mitarbeiter waren, hat sich das einfach mal eingebürgert und war ja auch kein Problem. Spätestens nach dem knacken der 100 Mitarbeiter Marke vor ein paar Jahren hätte sich hier etwas ändern müssen. Hoffen wir mal, dass das jetzt passiert
Die Thematik externer Teilnehmer in einem wurde gestern noch als einleuchtend angesehen. Hier könnte ja auch mehr kaputt als gerettet werden.
Dass in anderen Firmen gängige Praxis ist über Stellvertreter zu agieren habe ich schon vermutet. Ich hoffe, dass wir in dieser Richtung weitergehen können.
@chiefteddy:
Super Beitrag! Wir haben in der Tat keinen Betriebsrat und bislang wurde es auch noch nie hinterfragt, dass die Administratoren alles sehen (Ganz ehrlich: Wenn der Admin etwas sehen will, dann kann er das sowieso).
Wir haben im Sommer einen großen Umschwung mit unserem Datenschutzbeauftragten, da in der letzten Datenschutzbegehung doch schon einige Abweichungen festgestellt wurden.
Ich werde hierbei mal dezent deine Punkte ansprechen und somit hoffentlich die bisherige Vorgehensweise in Frage stellen können.
Es kommt bei uns aus der Historie. Als wir noch 50 Mitarbeiter waren, hat sich das einfach mal eingebürgert und war ja auch kein Problem. Spätestens nach dem knacken der 100 Mitarbeiter Marke vor ein paar Jahren hätte sich hier etwas ändern müssen. Hoffen wir mal, dass das jetzt passiert
