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Bei limitierter Postfachgröße E-Mails trotzem sammeln und später zustellen
Hallo, zusammen!
Wir haben folgendes Problem in der Firma:
Limitierte Postfachgröße...
Natürlich ist es sinnvoll dies einzurichten. Aber wenn nun der Mitarbeiter im Urlaub ist, hat er nur noch Ur-alte E-Mails in seinem Postach und die neuen, interessanten hat er ncht bekommen...
Gibt es eine Möglichkeit, die E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, da die Postfachgröße überschritten wurde, zu sammeln und dann nach dem Leeren des Postfaches zuzustellen?
Oder gibt es eine andere Möglichkeit, E-Mails nach und nach zu löschen (jeweils die ältesten), bis die gerade angekommen Mail wieder zugestellt werden kann??
Zur Anmerkung:
Ich bin nur Enduser und habe keine Ahnung von den Möglichkeiten, habe aber nach jedem Urlaub das Problem, das ich erstmal 2-3 Tage brauche, mir von Kollegen die wichtigsten E-Mails wieder weiterleiten zu lassen um auf den aktuellen Stand zu sein. Die Regel in Outlook, die Mails in meine private PST zu leiten funktioniert ja nur, wenn ich da bin und Outlook geöffnet ist.
Da unsere IT Abteilung leider mit den 2 unfreundlichsten, faulsten und inkompetentesten Menschen der Welt besetzt ist, bleibt uns Endanwendern nur die Möglichkeit, mit einem knokreten Vorschlag, wie es geht direkt an die Geschäftsleitung zu gehen... (so haben wir es z.B. geschafft, dass wir uns nun an jedem Rechner anmelden können und zugriff auf unsere E-Mails haben - ohne dass einer der beiden Herren diesen PC erst konfigurieren musste, was ca. 2-3 Wochen gedauert hatte - wenn wir Glück hatten)
Vielen Dank für Eure Tips!
Wir haben folgendes Problem in der Firma:
Limitierte Postfachgröße...
Natürlich ist es sinnvoll dies einzurichten. Aber wenn nun der Mitarbeiter im Urlaub ist, hat er nur noch Ur-alte E-Mails in seinem Postach und die neuen, interessanten hat er ncht bekommen...
Gibt es eine Möglichkeit, die E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, da die Postfachgröße überschritten wurde, zu sammeln und dann nach dem Leeren des Postfaches zuzustellen?
Oder gibt es eine andere Möglichkeit, E-Mails nach und nach zu löschen (jeweils die ältesten), bis die gerade angekommen Mail wieder zugestellt werden kann??
Zur Anmerkung:
Ich bin nur Enduser und habe keine Ahnung von den Möglichkeiten, habe aber nach jedem Urlaub das Problem, das ich erstmal 2-3 Tage brauche, mir von Kollegen die wichtigsten E-Mails wieder weiterleiten zu lassen um auf den aktuellen Stand zu sein. Die Regel in Outlook, die Mails in meine private PST zu leiten funktioniert ja nur, wenn ich da bin und Outlook geöffnet ist.
Da unsere IT Abteilung leider mit den 2 unfreundlichsten, faulsten und inkompetentesten Menschen der Welt besetzt ist, bleibt uns Endanwendern nur die Möglichkeit, mit einem knokreten Vorschlag, wie es geht direkt an die Geschäftsleitung zu gehen... (so haben wir es z.B. geschafft, dass wir uns nun an jedem Rechner anmelden können und zugriff auf unsere E-Mails haben - ohne dass einer der beiden Herren diesen PC erst konfigurieren musste, was ca. 2-3 Wochen gedauert hatte - wenn wir Glück hatten)
Vielen Dank für Eure Tips!
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Printed on: April 20, 2024 at 00:04 o'clock
5 Comments
Latest comment
Hi,
also dann sind das ja merkwürdige Leute...
Wie groß ist denn das Unternehmen?
Also die Postfachlimitierung bietet auch die Möglichkeit eine Warnmeldung an Benutzer herauszugeben.
Nehmen wir an, ihr habt 200MB Speicher für das Postfach. Dann kan man als Administrator auf dem Exchange oder im Benutzerprofil direkt einstellen, das ab 150MB z.B. eine Warnmeldung rausgeht...
In der steht dann halt drin, das nicht mehr viel Platz ist.
Ansonsten wäre es auch ne Möglichkeit, das haben wir unseren Benutzern mitgeteilt und richten das bei Bedarf auch gerne ein, alte Mails zu archiven. Du könntest ja auf einem Netzlaufwerk (H) oder so ein Archiv PST File erstellen, also ein Persönliches File.
Dieses legst du dann auf das Netzlaufwerk und in Outlook wird dir das ganze dann als Archiv oder Archiv2008 - jenachdem was du angegeben hast, als Namen angezeigt.
So hast du halt die Sicherheit, das diese Mails verfügbar sind und bei einem Festplattencrash auf jeden Fall auf einem Netzlaufwerk liegen und damit unter die Backuproutine fallen... Ich hoffe, das es das bei euch gibt.
Das hat nur den Nachteil, das der Archivordner wenn man das Platz wechselt neu eingebunden werden muss....
Aber ich glaube, so oft braucht man Ur-alt Mails ja auch nicht.
Nur sie sollten halt verfügbar sein... So machen wir das jedenfalls und das klappt wunderbar.
Edit:
Wenn du zwei Wochen im Urlaub bist und dann wieder kommst und dann 2 -3 Tage brauchst um dir die wichtigsten Mails zustellen zu lassen, durch Kollegen läuft da gewaltig was schief... Auf welche Größe ist das Postfach limitiert und was sind das im Schnitt so für Mails? Typ: Mails mit n paar Anhängen, Größe der Mails etc.
Wenn zu wenig Speicher da ist, falls es daran hapert und ist ja nur so ne Vermutung. Aber wenn es zu wenig ist und kein Geld locker gemacht wird für mehr Speicher, dann müssen die Verantwortlichen (Leiter der IT, Administratoren etc.) halt auf n Tisch hauen und der GF mal die Rsikiken etwas näher bringen...
Bei uns ist es auch nicht immer einfach... Wenn ich was bestimmtes aber brauche um irgendwas gewährleisten zu können, bekomme ich das.
Ansonsten wird gesagt, gut so und so... Kann ich ich nicht garantieren weil... Und das geht sowas meistens.
also dann sind das ja merkwürdige Leute...
Wie groß ist denn das Unternehmen?
Also die Postfachlimitierung bietet auch die Möglichkeit eine Warnmeldung an Benutzer herauszugeben.
Nehmen wir an, ihr habt 200MB Speicher für das Postfach. Dann kan man als Administrator auf dem Exchange oder im Benutzerprofil direkt einstellen, das ab 150MB z.B. eine Warnmeldung rausgeht...
In der steht dann halt drin, das nicht mehr viel Platz ist.
Ansonsten wäre es auch ne Möglichkeit, das haben wir unseren Benutzern mitgeteilt und richten das bei Bedarf auch gerne ein, alte Mails zu archiven. Du könntest ja auf einem Netzlaufwerk (H) oder so ein Archiv PST File erstellen, also ein Persönliches File.
Dieses legst du dann auf das Netzlaufwerk und in Outlook wird dir das ganze dann als Archiv oder Archiv2008 - jenachdem was du angegeben hast, als Namen angezeigt.
So hast du halt die Sicherheit, das diese Mails verfügbar sind und bei einem Festplattencrash auf jeden Fall auf einem Netzlaufwerk liegen und damit unter die Backuproutine fallen... Ich hoffe, das es das bei euch gibt.
Das hat nur den Nachteil, das der Archivordner wenn man das Platz wechselt neu eingebunden werden muss....
Aber ich glaube, so oft braucht man Ur-alt Mails ja auch nicht.
Nur sie sollten halt verfügbar sein... So machen wir das jedenfalls und das klappt wunderbar.
Edit:
Wenn du zwei Wochen im Urlaub bist und dann wieder kommst und dann 2 -3 Tage brauchst um dir die wichtigsten Mails zustellen zu lassen, durch Kollegen läuft da gewaltig was schief... Auf welche Größe ist das Postfach limitiert und was sind das im Schnitt so für Mails? Typ: Mails mit n paar Anhängen, Größe der Mails etc.
Wenn zu wenig Speicher da ist, falls es daran hapert und ist ja nur so ne Vermutung. Aber wenn es zu wenig ist und kein Geld locker gemacht wird für mehr Speicher, dann müssen die Verantwortlichen (Leiter der IT, Administratoren etc.) halt auf n Tisch hauen und der GF mal die Rsikiken etwas näher bringen...
Bei uns ist es auch nicht immer einfach... Wenn ich was bestimmtes aber brauche um irgendwas gewährleisten zu können, bekomme ich das.
Ansonsten wird gesagt, gut so und so... Kann ich ich nicht garantieren weil... Und das geht sowas meistens.
Danke, erstmal für die Antwort!
Ja, eine Archiv PST haben wir... Jeder User hat ein privates Laufwerk und da müssen alle Mails hineingeschoben werden um immer Platz im Exchange Postfach zu haben...
Also von 200MB träumen wir!!!!!!! Jeder User hat 10!!!!!! MB und die Abteilungsleiter 20MB... Es geht auch ne Meldung raus, dass das Fach bald voll ist, aber die bekomme ich ja nicht, wenn ich im Urlaub bin - und wenn kann ich das Postfach ja nicht leeren, da ich ja gar nicht da bin...
Kann mann denn automatisch eine PST erstellen, sobald das Postfach voll ist? Diese PST kann ja nach einem Monat gelöscht werden, wenn sie keiner benutzt...
Ja, eine Archiv PST haben wir... Jeder User hat ein privates Laufwerk und da müssen alle Mails hineingeschoben werden um immer Platz im Exchange Postfach zu haben...
Also von 200MB träumen wir!!!!!!! Jeder User hat 10!!!!!! MB und die Abteilungsleiter 20MB... Es geht auch ne Meldung raus, dass das Fach bald voll ist, aber die bekomme ich ja nicht, wenn ich im Urlaub bin - und wenn kann ich das Postfach ja nicht leeren, da ich ja gar nicht da bin...
Kann mann denn automatisch eine PST erstellen, sobald das Postfach voll ist? Diese PST kann ja nach einem Monat gelöscht werden, wenn sie keiner benutzt...
Nee, das kannste nicht....
Ohne das getestet zu haben, aber vorstellen könnte ich mir das... Aber da können die Kollegen hier sicher auch was zu sagen. Wenn da ja ein Exchange Server hintersteckt, dann könnte man Umleistungsregeln definieren, welche jede Mail direkt ins Archiv.pst verschiebt. Als Regel quasi wenn man im Urlaub ist...
Ich bin mir nur nicht sicher, ob das geht... War jetzt gerade mal eine Überlegung, müsste ich selber nächste Woche mal probieren...
Wie groß ist denn nun das Unternehmen?
10MB ist das dein Ernst? Haste da mal nachgehakt, warum...
Das ist ja nix... Da bekommste bei jedem Free-Hoster ja schon mehr. GMX bietet ja schon in der Free Variante ein Gig an.
Das darf eiegntlich nicht sein... Wie gesagt, wenn der Speicher zu knapp ist, muss man das aufstocken.
Aber keiner kennt die Prozesse, die bei euch in der IT ablaufen... Und das die unfähig sind, würde ich nicht einmal behaupten, ohne die zu kennen... Vielleicht sind alles irgendwelche Vorgaben.
Vielleicht wurd ja gesagt, das und das muss sein... Wenn das dann aber auch auf ausdrücklichen Hinweis, das irgendwas nicht klappt oder Probleme macht, quasi abgewunken wird, dann gehst du hin und sagst dir pech.
Wenn die ITler alles getan haben... Das weiß man ja nicht.
Offtopic:
Ist wie bei uns... Da rief eine an und konnte nicht mehr drucken. Hatte aber am Drucker rum gespielt.
Auf auf meine Frage, was sie gemacht hat kam keine Ahnung. Dann hab ich ighr gesagt, das ich das aber schon wissen müsste, weil ich sonst halt suchen und gucken müsste, was die entsprechende Abteilung einen Call und damit Geld kostet. Die meinte ganz frech am Telefon: "Ja Sie sind doch die Fachabteilung und müssen sich damit auskennen."
Das Ende vom Lied war halt ne beschwerde aber mein Abteilungsleiter steht da hinter mir...
Aber so geht das halt... Die denkt jetzt auch an Unfähigkeit oder sowas.... Man kann das halt nicht so sagen.
Ohne das getestet zu haben, aber vorstellen könnte ich mir das... Aber da können die Kollegen hier sicher auch was zu sagen. Wenn da ja ein Exchange Server hintersteckt, dann könnte man Umleistungsregeln definieren, welche jede Mail direkt ins Archiv.pst verschiebt. Als Regel quasi wenn man im Urlaub ist...
Ich bin mir nur nicht sicher, ob das geht... War jetzt gerade mal eine Überlegung, müsste ich selber nächste Woche mal probieren...
Wie groß ist denn nun das Unternehmen?
10MB ist das dein Ernst? Haste da mal nachgehakt, warum...
Das ist ja nix... Da bekommste bei jedem Free-Hoster ja schon mehr. GMX bietet ja schon in der Free Variante ein Gig an.
Das darf eiegntlich nicht sein... Wie gesagt, wenn der Speicher zu knapp ist, muss man das aufstocken.
Aber keiner kennt die Prozesse, die bei euch in der IT ablaufen... Und das die unfähig sind, würde ich nicht einmal behaupten, ohne die zu kennen... Vielleicht sind alles irgendwelche Vorgaben.
Vielleicht wurd ja gesagt, das und das muss sein... Wenn das dann aber auch auf ausdrücklichen Hinweis, das irgendwas nicht klappt oder Probleme macht, quasi abgewunken wird, dann gehst du hin und sagst dir pech.
Wenn die ITler alles getan haben... Das weiß man ja nicht.
Offtopic:
Ist wie bei uns... Da rief eine an und konnte nicht mehr drucken. Hatte aber am Drucker rum gespielt.
Auf auf meine Frage, was sie gemacht hat kam keine Ahnung. Dann hab ich ighr gesagt, das ich das aber schon wissen müsste, weil ich sonst halt suchen und gucken müsste, was die entsprechende Abteilung einen Call und damit Geld kostet. Die meinte ganz frech am Telefon: "Ja Sie sind doch die Fachabteilung und müssen sich damit auskennen."
Das Ende vom Lied war halt ne beschwerde aber mein Abteilungsleiter steht da hinter mir...
Aber so geht das halt... Die denkt jetzt auch an Unfähigkeit oder sowas.... Man kann das halt nicht so sagen.
Gut... 10MB sind zu klein!
Es kommen halt sehr viele Mails, die mich gar nicht interessieren, da ich aber im Verteiler bei irgendwelchen Kunden stehe, bekomme ich die Mails trotzdem...
Leider kann ich nicht fest machen, welche Mails ich brauche und welche nicht, daher muss ich sie alle per Hand sortieren - Regeln funktionieren da leider nicht...
Am Tag sind es ca. 100 - 150 Mails. Teileweise mit Fotos oder Scans im Anhang. Einige davon sind SEHR wichtig, andere lösche ich sofort, viele brauche ich in 2-3 Monaten nochmal, wenn die Ware die wir verschickt haben dann über den Seeweg irgendwann in China, Brasilien etc. angekommen ist...
Offtopic:
Ich bin an einem Rechner angemeldet und der führt eine Aktion aus, bei der ich den Rechner nicht nutzen kann. Ich melde mich also an einem 2. Rechner an und vertippe mich 3x mit dem Passwort (NumLock war aus) => Konto gesperrt - am Samstag, nächste Woche ist Nachtschicht. Als der 1. Rechner fertig ist schreibe ich von diesem Rechener eine Mail an die IT, dass sie das Konto bitte wieder freigeben möchten.
Antwort: "Das kann nicht sein, hier ist nichts gesperrt! Wie können Sie Mails schreiben, wenn dass Konto gesperrt ist?"
Ergebnis: Montag in der Nachtschicht konnte ich nicht arbeiten...
Ich öffne eine Excel Datei vom Server und bekomme die Meldung, dass ich sie nur scheibgeschützt öffnen kann, da sie durch jemanden gesperrt ist, der der seit einer Woche im Urlaub ist.
Antwort:" Das kann nicht sein! Der Server gibt die Dateien immer sofort frei!"
Wir haben einen Barcode Scanner ab Arbeitsplatz. Einer Macht aber häufig Zahlendreher beim scannen.
Antwort: "Das kann nicht sein! Da macht ihr bestimmt was falsch!"
Nach dem wir den Scanner persönlich bei der IT abgegeben haben, haben wir nach 2 Wochen einen neuen bekommen...
Ein neuer Mitarbeiter fängt an und kann nach 3 Wochen endlich arbeiten, da dann die IT Abteilung es geschafft hat das Benutzerkonto einzurichten.
Die Drucker haben Streifen beim Ausdruck.
Antwort:" Dann müssen Sie den Drucker mal sauber machen!"
Doch wie mache ich einen Drucker sauber??????
Ich habe eine umfangreiche Datenbank in Access programmiert. Das BackEnd geht aber oft kaputt. Nach langen Diskussionen - über die Geschäftsleitung - wurde dann an allen Clients die entsprechenden Service Packs für Office 2000 - 2003 aufgespielt - Problem behoben...
Erste Antwort: "Access ist eh sche**e! Da haben sie bestimmt falsch programmiert!"
Zu guter letzt: Auf einem Client sind auf Laufwerk C: nur 5MB !!!! Platz. Arbeiten ist hier folglich kaum möglich. Nach zig E-Mails und Anrufen bei der IT (hat vor ca. 3 Monaten begonnen) gibt es immer noch keine Besserung...
...
Es kommen halt sehr viele Mails, die mich gar nicht interessieren, da ich aber im Verteiler bei irgendwelchen Kunden stehe, bekomme ich die Mails trotzdem...
Leider kann ich nicht fest machen, welche Mails ich brauche und welche nicht, daher muss ich sie alle per Hand sortieren - Regeln funktionieren da leider nicht...
Am Tag sind es ca. 100 - 150 Mails. Teileweise mit Fotos oder Scans im Anhang. Einige davon sind SEHR wichtig, andere lösche ich sofort, viele brauche ich in 2-3 Monaten nochmal, wenn die Ware die wir verschickt haben dann über den Seeweg irgendwann in China, Brasilien etc. angekommen ist...
Offtopic:
Ich bin an einem Rechner angemeldet und der führt eine Aktion aus, bei der ich den Rechner nicht nutzen kann. Ich melde mich also an einem 2. Rechner an und vertippe mich 3x mit dem Passwort (NumLock war aus) => Konto gesperrt - am Samstag, nächste Woche ist Nachtschicht. Als der 1. Rechner fertig ist schreibe ich von diesem Rechener eine Mail an die IT, dass sie das Konto bitte wieder freigeben möchten.
Antwort: "Das kann nicht sein, hier ist nichts gesperrt! Wie können Sie Mails schreiben, wenn dass Konto gesperrt ist?"
Ergebnis: Montag in der Nachtschicht konnte ich nicht arbeiten...
Ich öffne eine Excel Datei vom Server und bekomme die Meldung, dass ich sie nur scheibgeschützt öffnen kann, da sie durch jemanden gesperrt ist, der der seit einer Woche im Urlaub ist.
Antwort:" Das kann nicht sein! Der Server gibt die Dateien immer sofort frei!"
Wir haben einen Barcode Scanner ab Arbeitsplatz. Einer Macht aber häufig Zahlendreher beim scannen.
Antwort: "Das kann nicht sein! Da macht ihr bestimmt was falsch!"
Nach dem wir den Scanner persönlich bei der IT abgegeben haben, haben wir nach 2 Wochen einen neuen bekommen...
Ein neuer Mitarbeiter fängt an und kann nach 3 Wochen endlich arbeiten, da dann die IT Abteilung es geschafft hat das Benutzerkonto einzurichten.
Die Drucker haben Streifen beim Ausdruck.
Antwort:" Dann müssen Sie den Drucker mal sauber machen!"
Doch wie mache ich einen Drucker sauber??????
Ich habe eine umfangreiche Datenbank in Access programmiert. Das BackEnd geht aber oft kaputt. Nach langen Diskussionen - über die Geschäftsleitung - wurde dann an allen Clients die entsprechenden Service Packs für Office 2000 - 2003 aufgespielt - Problem behoben...
Erste Antwort: "Access ist eh sche**e! Da haben sie bestimmt falsch programmiert!"
Zu guter letzt: Auf einem Client sind auf Laufwerk C: nur 5MB !!!! Platz. Arbeiten ist hier folglich kaum möglich. Nach zig E-Mails und Anrufen bei der IT (hat vor ca. 3 Monaten begonnen) gibt es immer noch keine Besserung...
...
Hallo,
es gibt schon Möglichkeiten, eMails automatisiert aus Exchange rauszuziehen um wieder Platz für neue zu schaffen. Das ist aber in der Handhabung alles letztlich nicht ganz unkompliziert.
Quotas (Beschränkungen) in Exchange zu vergeben ist absolut sinnvoll. Wir haben gerade einen Kunden bekommen, bei dem wurde das nicht gemacht. Ergebniss: Postfächer bis 13GB. Das lässt sich nur noch sehr schlecht Handeln. Aber 10MB sind einfach ein Witz.
Lösung ist: Exchange kennt 3 Quotas: Warning, ProhibitSend und ProhibitSendReceive. Vorschlag wäre etwa die auf 180, 200 und 350 MB zu setzen. Ab 200MB kann man dann nicht mehr senden. Hat also einen deutlichen Anzreiz, das Quota auch tatsächlich einzuhalten, andernfalls kann man de facto nicht mehr arbeiten. Wenn man allerdings im Urlaub ist gehen noch eine ganze Weile lang Mails ein, nichts geht verloren.
Macht eurem Management klar, dass es super peinlich ist, wenn ein Geschäftspartner eine wichtige Mail zurück bekommt, weil das Postfach voll ist. Das ist nicht professionell.
Gruß
Filipp
es gibt schon Möglichkeiten, eMails automatisiert aus Exchange rauszuziehen um wieder Platz für neue zu schaffen. Das ist aber in der Handhabung alles letztlich nicht ganz unkompliziert.
Quotas (Beschränkungen) in Exchange zu vergeben ist absolut sinnvoll. Wir haben gerade einen Kunden bekommen, bei dem wurde das nicht gemacht. Ergebniss: Postfächer bis 13GB. Das lässt sich nur noch sehr schlecht Handeln. Aber 10MB sind einfach ein Witz.
Lösung ist: Exchange kennt 3 Quotas: Warning, ProhibitSend und ProhibitSendReceive. Vorschlag wäre etwa die auf 180, 200 und 350 MB zu setzen. Ab 200MB kann man dann nicht mehr senden. Hat also einen deutlichen Anzreiz, das Quota auch tatsächlich einzuhalten, andernfalls kann man de facto nicht mehr arbeiten. Wenn man allerdings im Urlaub ist gehen noch eine ganze Weile lang Mails ein, nichts geht verloren.
Macht eurem Management klar, dass es super peinlich ist, wenn ein Geschäftspartner eine wichtige Mail zurück bekommt, weil das Postfach voll ist. Das ist nicht professionell.
Gruß
Filipp
