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gelöst Mit Makro in Word 2007 Dateinamen kreieren aus Dokumenteigenschaften

Mitglied: tapioo

tapioo (Level 1) - Jetzt verbinden

20.03.2010 um 19:34 Uhr, 10215 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo,
Viele Mitarbeiter, viele Daten und der Dateiname soll automatisch erstellt werden. Mit einem einzigen Mako - nur wie?

Ich suche nach einer Lösung für folgendes Problem:
Das Worddokument soll in einem bestimmten Zielordner mit einem bestimmten Namen gespeichert werden durch Ausführen eines Makros.
Der Filename ist dann:
Betreff_Datum_Adresse_Autor.dotx
Der Zielordner soll auch automatisch "C:/Dokumente und Einstelungen/Autor/Eigene Dateien" sein.
Ich schaffe es einfach nicht.

Danke im Voraus
Mitglied: bastla
20.03.2010 um 23:47 Uhr
Hallo tapioo und willkommen im Forum!

Ungetestet etwa so (wobei ich nicht weiß, was Du mit "Betreff" meinst - ev. ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Title") oder ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Subject") - weitere Eigenschaften siehe VBA-Hilfe zu "DocumentProperty"):
01.
Sub Speichern() 
02.
Betreff = "Betreff" 
03.
Datum = Year(Date) & "-" & Right("0" & Month(Date), 2) & "-" & Right("0" & Day(Date), 2) 
04.
Adresse = Application.UserAddress 
05.
Autor = ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties("Author") 
06.
 
07.
Eigene = CreateObject("WScript.Shell").SpecialFolders("MyDocuments") 
08.
Pfad = Eigene & "\" & Betreff & "_" & Datum & "_" & Adresse & "_" & Autor & ".dotx" 
09.
 
10.
ActiveDocument.SaveAs Pfad, wdFormatTemplate 
11.
End Sub
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
21.03.2010 um 00:25 Uhr
Moin tapioo,

auch von mir ein willkommen im Forum.
Rein interessehalber: hast du denn auch schon einen Plan, wie du diese irrwitzige Namensreglementierung organisatorisch durchsetzen willst?

Selbst wenn ich mir vorstelle, ich würde meinen überschaubar wenigen, allesamt zierlich gebauten Praktikantinnen zwangsweise ein Makro unterjubeln, mit dem "eigene/persönliche" Word-Dokumente im UserInnen-Ordner so weggespeichert werden....

... ich sehe da ein gewisses Risiko bei der Akzeptanz.

Was ist denn der Hintergrund für eine dermaßen entwürdigende Mitarbeitergängelung?
Und wie gewährleistest du, dass irgendein später als "Betreff" sinnvoll nutzbarer Begriff in den Dokument-Eigenschaften vorliegt?

Die einzigen drei Anwendungsfälle, die ich mir mit meiner eher durchschnittlichen Phantasie zusammenschrauben kann:
  • eins-zu-eins-Übersetzungen von Artikel- oder Prodktbeschreibungen von einer Sprache in eine andere
  • "Veredelung" von inhaltlich fertigen Dokumenten (Bebilderung, Layoutgeschichten)
  • industrielles Schreiben und Recyclen von Bundestagsreden oder Horoskopen für Fernsehzeitschriften.

Höchst gespannt auf dein Szenario
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: tapioo
21.03.2010 um 10:06 Uhr
Hallo und vielen Dank ersteinmal!

Lieber Biber,

Die Sache ist einfach. Der Betreff besteht aus einem Schlagwort wie "Kündigung", "Adressänderung", "Mahnung" und dergleichen, dann das Datum, dann als Adresse nur der Adressat z.B. "Schneider" oder "Müller". Wir finden die Dateien intern sowieso über die Datenbank, aber der Wunsch besteht, wenn die Dateien versendet werden, dass der Dateiname nicht nur die ID-Nummer des Dokummentes ist, sondern leich gesehen wird, welches Dokument das richtige ist. Als Attachment kommen dann zur Zeit ca. 20 PDFs mit den üblichen Namen 1286376.pdf, 1276539.pdf und so fort.
Der Emailadressat weiß dann erst einmal gar nicht, was das für Dateien sind und muss sie alle öffnen (kein Anschluss an die Datenbank). Mein Ziel ist es, einen Datennamen zu kreieren der so aussieht:
Kündigung_Schneider_11.03.2010_FrauMeier.docx

Der PDF-Converter erzeugt automatisch ein PDF mitgleichem Namen.
Zum Scenario:
Bei uns geht es nicht um Kündigungen und dergleichen, sondern um das Senden anonymisierter Case-Reports (Medizin). Die Dateinamen sind dann "in Echt" ungefähr so aussehen:
spondylodiscitis_ag_11.03.2010_profbrinkmann.docx oder
braintumor_xy_11.03.2010_charite.docx
Und ja - die Dokumente sind schwer mit Bildern (Rx-Scans, CT-Scans) bepackt und dienem dem interdisziplinären Besprechen von medizinischen Problemfällen. Da in solchen Konferenzen durchaus mal 30 Cases besprochen werden von 5-10 Personen, dient der Dateiname dem vereinfachten Auffinden. Ich arbeite hier mit Ärzten und Studienschwestern zusammen. Namensverwechslungen dürfen da nicht vorkommen. Der Neurchirurg will aber sofort "seine" PDFs sehen und nich erst die 18 der anderen durchforsten.

Habt Ihr bessere Vorschläge?

Gruß
Tapioo
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Mitglied: Biber
22.03.2010 um 09:19 Uhr
Moin Tapioo,

okay, ich kann das von dir geschilderte Szenario nachvollziehen und verstehe auch den Lösungsansatz, der sich für dich daraus ergab.

Trotzdem nochmal die die Nachfrage nach der (aus meiner Sicht) Schwachstelle in dem Plan:
Wie kannst diu gewährleisten, dass der "richtige" Betreff (also vermutlich das Attribut .Subject) beim ersten Bearbeiter vorliegt?
Wenn da nämlich (wie Word es so gerne tut) "Sehr geehrte Damen und Herren" ausgelesen wird, dann zieht sich das doch duch alle 30 Folgebearbeitungen durch.

Grüße
Biber
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Mitglied: tapioo
27.03.2010 um 15:20 Uhr
Lieber Biber,

unter Word 2007 kann ich den Betreff des Dokumentes direkt eingeben, wenn ich auf Vorbereiten gehe. In unserem template steht das Feld Betreff und ich kann es so gut zuordnen - ist dann unter Dokumenteigenschaft gespeichert.

Vielen Dank für Eure Hilfe!

Tapioo
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
27.03.2010 um 22:15 Uhr
Moin tapioo,

vielen Dank für deine Rückmeldung.
Okay, meine Zweifel, dass es in der Realität (organisatorisch) funktionieren könnte, die hast du zerstreut.
Wenn denn auch bastlas Lösung so bei dir passt, dann fehlt nur noch das Auf-Gelöst-Setzen der Frage.

Vielen Dank an dich und bastla für den schönen Beitrag
Biber
[Edit 31.3.2010] Das Auf-Gelöst-Setzen habe ich heute gemacht [/Edit]
Bitte warten ..
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