Welche Online-Arbeitsplattform für kleine Gruppe mit besonderen Funktionen?

Hallo werte Admins,

ich habe von unserer Geschäftsführung den Auftrag bekommen, für eine kleine dauerhafte Gruppe (4-5 Mitglieder) bestehend aus externen und internen Mitarbeitern, eine Gruppenarbeitsplattform mit folgenden Anforderungen bereitzustellen:

- E-Mail-Funktionen (empfangen, versenden, Serien-Mails)
- Adressverwaltung (persönliches Adressbuch, globales Adressbuch, Import & Export)
- Kalender (persönlicher Kalender, Gruppenkalender, Veranstaltungskalender, Rechteverwaltung)
- Schnittstellen zu Outlook, Smartphone (iPhone, Android), Web-Client
- Dokumentenmanagement (PDF-, Word-, Excel-Dateien usw. verwalten und verknüpfen mit Adressen)
- Newslettermanagement (Adressdaten Import & Export, Ab- und Anmelden online, HTML)
- Veranstaltungsmanagement (Tickets, Reservierungen, Saalpläne, Bestuhlung)
- Archiv für Fotos / Videos

Für die Bereitstellung darf keine Hardware benutzt werden, die bereits hier in der Firma vorhanden ist. Dabei sollten die Daten über das Internet von überall erreichbar sein. Für E-Mail, Adressen und Kalender ist Outlook der bevorzugte Client, eine zusätzlicher Web-Client ist aber auch ein Muss.

Meine Überlegungen gehen dorthin, eine Cloud-basierte Lösung vorzuschlagen.
Die 5 Teammitglieder erhalten jeweils ein Hosted-Exchange-Postfach bei unserem Webspace-Provider. Damit können die Grundfunktionen (E-Mail, Adressen, Kalender) abgedeckt werden. Als Client kommt Outlook auf den PCs in der Firma bzw. bei den Externen zum Einsatz. Alternativ kann per ActiveSync auch mit iPhone, Android zugegriffen werden bzw. es wird über ein Web-Client gearbeitet.

Bei den anderen Funktionen bin ich mir nicht schlüssig, wie ich das realisieren soll. Meine Recherche im Internet ist bis jetzt nicht so erfolgreich:

- Dokumentenmanagement: Cloud-basierter Speicherplatz aber wie an Hosted-Exchange anbinden?
- Newslettermanagement: Newsletterservice-Provider (siehe: hier)
- Veranstaltungsmanagement: Webservice-Anbieter z.B. eventmanager-online.com oder amiando.com
- Archiv für Fotos / Videos: muss nicht im Internet verfügbar sein / kann lokal gespeichert werden

Wie würdet ihr die Anforderungen lösen?
Ist der Ansatz mit Hosted-Exchange überhaupt praktikabel?
Können die Funktionen auch über andere Hosted-Services z.B: Microsoft Office365, Microsoft CRM Dynamics Online abgebildet werden?

Ich bin für jeden Hinweis dankbar.
Boweeko