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Outlook, Lösung für Postfach mit zu vielen Ordnern gesucht
Hallo zusammen,
Wir verwenden Office 2010 32 bit und Exchange 2010.
wir haben eine Abteilung, die sich ein Postfach teilt. Jeder hat in seinem Outlook sein eigenes Postfach und das Abteilungspostfach über Vollzugriff eingebunden.
Es gibt leider im Abteilungspostfach eine sehr komplexe Ablagestruktur, die sich wohl nicht anders gestalten lässt. Extrem viele Ordner. So viele, dass Outlook den Geist aufgibt. (Fehlermeldungen wie, "zu wenig RAM", langsam etc.)
Wir haben die maximale Ordneranzahl schon hochgesetzt, aber nun ist dennoch Schluss. Wenn das Abteilungspostfach eingebunden ist, lässt sich nicht mehr vernünftig mit Outlook arbeiten. Daher habe ich den Vollzugriff rausgenommen, sodass sich die MA nun über OWA in das Postfach einloggen. Fehler bzgl. der Ordner sind natürlich weg.
Natürlich geht dann sowas wie Drag and Drop nicht zwischen Browser und Outlook (Eigenem Postfach) und viele andere Dinge. Anhänge etc.
Meine Frage: Hat jemand von euch eine Idee, wie man das irgendwie hinbekommen, dass das Abteilungspostfach UND das jeweils eigene Postfach bei den Nutzern eingebunden ist? Ggf. Outlook/Exchange 2013?
Danke für eure Ratschläge und Ideen.
Danke Jens
PS: Ja ich weiß, man sollte seine Ablagestruktur verändern, wenn die Technik streicht. Ich habe aber nicht die Möglichkeiten das durchzusetzen, auch wenn es krank ist...
Wir verwenden Office 2010 32 bit und Exchange 2010.
wir haben eine Abteilung, die sich ein Postfach teilt. Jeder hat in seinem Outlook sein eigenes Postfach und das Abteilungspostfach über Vollzugriff eingebunden.
Es gibt leider im Abteilungspostfach eine sehr komplexe Ablagestruktur, die sich wohl nicht anders gestalten lässt. Extrem viele Ordner. So viele, dass Outlook den Geist aufgibt. (Fehlermeldungen wie, "zu wenig RAM", langsam etc.)
Wir haben die maximale Ordneranzahl schon hochgesetzt, aber nun ist dennoch Schluss. Wenn das Abteilungspostfach eingebunden ist, lässt sich nicht mehr vernünftig mit Outlook arbeiten. Daher habe ich den Vollzugriff rausgenommen, sodass sich die MA nun über OWA in das Postfach einloggen. Fehler bzgl. der Ordner sind natürlich weg.
Natürlich geht dann sowas wie Drag and Drop nicht zwischen Browser und Outlook (Eigenem Postfach) und viele andere Dinge. Anhänge etc.
Meine Frage: Hat jemand von euch eine Idee, wie man das irgendwie hinbekommen, dass das Abteilungspostfach UND das jeweils eigene Postfach bei den Nutzern eingebunden ist? Ggf. Outlook/Exchange 2013?
Danke für eure Ratschläge und Ideen.
Danke Jens
PS: Ja ich weiß, man sollte seine Ablagestruktur verändern, wenn die Technik streicht. Ich habe aber nicht die Möglichkeiten das durchzusetzen, auch wenn es krank ist...
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Printed on: April 18, 2024 at 15:04 o'clock
11 Comments
Latest comment
Hi Jens4ever,
sorry ich hab keine Lösung.
Aber einfach ohne Worte... Was sich die Leute manchmal vorstellen... Echt schlimm ^^
sorry ich hab keine Lösung.
Aber einfach ohne Worte... Was sich die Leute manchmal vorstellen... Echt schlimm ^^
Was hast du für ein Archivierungssystem? Oder werden die PST Files noch unbegrenzt vom Exchange geladen?
Hallo.
Dein Postscriptum sagt eigentlich alles aus. Ein Mailpostfach ist eben keine dauerhafte Ablage.
Du hast 2 Möglichkeiten, die Sache in den Griff zu bekommen:
- die Struktur stößt an technische Grenzen, dem ist in der jetzigen Form nicht beizukommen, sag' das den Leuten, die sollen die Mails im Dateisystem archivieren (z. B. in einer Freigabe, wo die betroffenen alle genauso Zugriff haben), wenn die das nicht kapieren wollen, lehnst Du jede weitere Verantwortung ab (wg. Performance, ggf. Dateikorruption, evtl. fehlschlagendem Backup usw.) - hier eine deutliche Sprache sprechen, vielleicht kapieren sie's
- Du kaufst für teuer Geld ein spezielles Mail-Archivierungssystem, da können alte Mails archiviert und in Outlook so verlinkt werden, daß die User gar nicht merken, daß die Inhalte längst nicht mehr im Postfach unter Exchange liegen, sondern eben in dem Mailarchivierungssystem. Die Performance sollte dadurch wieder steigen, bspw. über zu wenig RAM sollte dann von Outlook nicht mehr gemeckert werden, da das Postfach ja dann tatsächlich nicht mehr so fett ist. Mailarchivierung gibt's zum Beispiel von Symantec: http://www.symantec.com/de/de/email-archiving/
Viele Grüße
von
departure69
Dein Postscriptum sagt eigentlich alles aus. Ein Mailpostfach ist eben keine dauerhafte Ablage.
Du hast 2 Möglichkeiten, die Sache in den Griff zu bekommen:
- die Struktur stößt an technische Grenzen, dem ist in der jetzigen Form nicht beizukommen, sag' das den Leuten, die sollen die Mails im Dateisystem archivieren (z. B. in einer Freigabe, wo die betroffenen alle genauso Zugriff haben), wenn die das nicht kapieren wollen, lehnst Du jede weitere Verantwortung ab (wg. Performance, ggf. Dateikorruption, evtl. fehlschlagendem Backup usw.) - hier eine deutliche Sprache sprechen, vielleicht kapieren sie's
- Du kaufst für teuer Geld ein spezielles Mail-Archivierungssystem, da können alte Mails archiviert und in Outlook so verlinkt werden, daß die User gar nicht merken, daß die Inhalte längst nicht mehr im Postfach unter Exchange liegen, sondern eben in dem Mailarchivierungssystem. Die Performance sollte dadurch wieder steigen, bspw. über zu wenig RAM sollte dann von Outlook nicht mehr gemeckert werden, da das Postfach ja dann tatsächlich nicht mehr so fett ist. Mailarchivierung gibt's zum Beispiel von Symantec: http://www.symantec.com/de/de/email-archiving/
Viele Grüße
von
departure69
Mahlzeit.
Auslagern des Abteilungspostfachs in Public Folders oder SharePoint?
Beides nicht die Performance-Renner, aber zumindest wird so das eigentliche Postfach nicht blockiert.
Wohlgemerkt, das ist Symptome bekämpft, nicht die Ursache....
Cheers,
jsysde
Auslagern des Abteilungspostfachs in Public Folders oder SharePoint?
Beides nicht die Performance-Renner, aber zumindest wird so das eigentliche Postfach nicht blockiert.
Wohlgemerkt, das ist Symptome bekämpft, nicht die Ursache....
Cheers,
jsysde
Danke für die Meldung. Wir haben ein Archiv von Easy. Mailarchivierung. Das wollen wir aber abschaffen, da es unzuverlässig arbeitet.
Nur um es klarzustellen: Das Problem ist derzeit nicht die Größe des Postfaches in GB, die Anzahl der Mails oder so. Es ist die reine Anzahl der Ordner.
Zitat von @Jens4ever:
Nur um es klarzustellen: Das Problem ist derzeit nicht die Größe des Postfaches in GB, die Anzahl der Mails oder so. Es
ist die reine Anzahl der Ordner.
Dann vielleicht auch mal 2 Mails in einen Ordner packen. Nur um es klarzustellen: Das Problem ist derzeit nicht die Größe des Postfaches in GB, die Anzahl der Mails oder so. Es
ist die reine Anzahl der Ordner.
Hast du dir die Vorgehensweise mit den öffentlichen Ordnern angeschaut. Die wäre tatsächlich besser geeignet.
Hallo.
Dann mußt Du in den sauren Apfel beißen und den betroffenen Usern klarmachen, daß diese Konstruktion aus technischen Gründen nicht mehr zu halten ist. Was erwarten die denn von Dir? Daß Du die technischen Grenzen, die das Produkt (hier Exchange/Outlook) mit sich bringt, austricksen/sprengen kannst?
Wichtigste Erziehungsmaßnahme ist, ich wiederhole mich: Outlook bzw. ein Postfach ist keine Datenablage!
Frag' doch die scheinbar unverständigen User mal, ob sie ihren Briefkasten an ihrer Wohnung/Haus täglich/wöchentlich leeren, oder ob sie auf ewig alles drin lassen und den Kasten immer größer bauen und aufteilen/segmentieren (das sind die Ordner). Nein, natürlich werden sie antworten, daß sie ihren Hausbriefkasten regelmäßig leeren und die Posteingänge danach in irgendwelche Leitz-Ordner wandern (das wäre dann die Archivierungssoftware).
Wenn Euch die Software "EASY-Archiv" nicht mehr taugt, müsste dann halt was anderes her. Vorschläge dazu wurden Dir weiter oben schon unterbreitet (Share Point, Symantec u. a.).
Du bist der Depp, wenn in diesem Abteilungspostfach mit den vielen Ordnern irgendwann gar nichts mehr geht, man wird Dich verantwortlich machen! Umso mehr würde ich mich schützen, in dem ich auf das Problem hinweise und Alternativen vorschlage. Wird darauf stur reagiert, würde ich notfalls sogar die oberste Führung auf das Problem aufmerksam machen und die weitere Verantwortung dafür ablehnen (das nennt man dann "remonstrieren").
Viele Grüße
von
departure69
Dann mußt Du in den sauren Apfel beißen und den betroffenen Usern klarmachen, daß diese Konstruktion aus technischen Gründen nicht mehr zu halten ist. Was erwarten die denn von Dir? Daß Du die technischen Grenzen, die das Produkt (hier Exchange/Outlook) mit sich bringt, austricksen/sprengen kannst?
Wichtigste Erziehungsmaßnahme ist, ich wiederhole mich: Outlook bzw. ein Postfach ist keine Datenablage!
Frag' doch die scheinbar unverständigen User mal, ob sie ihren Briefkasten an ihrer Wohnung/Haus täglich/wöchentlich leeren, oder ob sie auf ewig alles drin lassen und den Kasten immer größer bauen und aufteilen/segmentieren (das sind die Ordner). Nein, natürlich werden sie antworten, daß sie ihren Hausbriefkasten regelmäßig leeren und die Posteingänge danach in irgendwelche Leitz-Ordner wandern (das wäre dann die Archivierungssoftware).
Wenn Euch die Software "EASY-Archiv" nicht mehr taugt, müsste dann halt was anderes her. Vorschläge dazu wurden Dir weiter oben schon unterbreitet (Share Point, Symantec u. a.).
Du bist der Depp, wenn in diesem Abteilungspostfach mit den vielen Ordnern irgendwann gar nichts mehr geht, man wird Dich verantwortlich machen! Umso mehr würde ich mich schützen, in dem ich auf das Problem hinweise und Alternativen vorschlage. Wird darauf stur reagiert, würde ich notfalls sogar die oberste Führung auf das Problem aufmerksam machen und die weitere Verantwortung dafür ablehnen (das nennt man dann "remonstrieren").
Viele Grüße
von
departure69
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Hallo Jens,
ich hatte bei einem Kunden das gleiche Problem und im Endeffekt wurde dass dann auch so gelöst, das diese "labyrinth-artige-Konstrukt" aufgehoben wurde.
Ist der einfachste Weg und die Leute gewöhnen sich mit der Zeit auch daran.
Gruß
ich hatte bei einem Kunden das gleiche Problem und im Endeffekt wurde dass dann auch so gelöst, das diese "labyrinth-artige-Konstrukt" aufgehoben wurde.
Ist der einfachste Weg und die Leute gewöhnen sich mit der Zeit auch daran.
Gruß
Ich weiß ja nicht ob sich hier jemand mit rechtlichen Belangen auseinandersetzt, aber Postfach leeren in einer Firma, vergesst es, das sind firmenrelevante Dokumente, die müssen im Zweifelsfall 5 bzw. 10 Jahre gespeichert werden. Postfach leeren könnt ihr zu Hause, hier in der Firma rate ich meinen Usern das tunlichst zu unterlassen, zumindest wenn kein ans ERP-System gekoppeltes Archivierungssystem vorhanden ist. Aber auch dann ist das zusätzliche Arbeit die von Usern nicht immer zufriedenstellend sorgfältig ausgeführt wird.
Dann versuch den Kollegen beizubringen statt unzähliger Ordner die Kategorisierung und die Suchordner zu verwenden.
Ein Ordner pro Absender ist beispielsweise Blödsinn, das lässt sich bessser über Suchordner abbilden.
Mails die zu einem bestimmten Themenbereich gehören kann man per Kategorien zusammenfassen. Das hat auch den Vorteil das ein Mail mehrere Kategorien haben kann, wenn es mehreren Themenbereichen zugeordnet werden kann. Ich habe so schon einige von ihrer Ordnerwut heilen können.
Zitat von @Jens4ever:
Nur um es klarzustellen: Das Problem ist derzeit nicht die Größe des Postfaches in GB, die Anzahl der Mails oder so. Es
ist die reine Anzahl der Ordner.
Nur um es klarzustellen: Das Problem ist derzeit nicht die Größe des Postfaches in GB, die Anzahl der Mails oder so. Es
ist die reine Anzahl der Ordner.
Dann versuch den Kollegen beizubringen statt unzähliger Ordner die Kategorisierung und die Suchordner zu verwenden.
Ein Ordner pro Absender ist beispielsweise Blödsinn, das lässt sich bessser über Suchordner abbilden.
Mails die zu einem bestimmten Themenbereich gehören kann man per Kategorien zusammenfassen. Das hat auch den Vorteil das ein Mail mehrere Kategorien haben kann, wenn es mehreren Themenbereichen zugeordnet werden kann. Ich habe so schon einige von ihrer Ordnerwut heilen können.
Hallo!
Sorry für die späte Rückmeldung. Ich habe einen SEHR guten Tipp von einem Kollegen bekommen.
Der Trick ist einfach die Ordner, die unter dem Posteingang liegen auf die selbe Ebene, wie den Posteingang zu schieben. Das ist alles.
funktioniert. Seitdem nicht ein einziger Outlook-Absturz mehr bei den Kollegen.
Vielen Dank an alle Beteiligten.
Sorry für die späte Rückmeldung. Ich habe einen SEHR guten Tipp von einem Kollegen bekommen.
Der Trick ist einfach die Ordner, die unter dem Posteingang liegen auf die selbe Ebene, wie den Posteingang zu schieben. Das ist alles.
funktioniert. Seitdem nicht ein einziger Outlook-Absturz mehr bei den Kollegen.
Vielen Dank an alle Beteiligten.
