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gelöst Passende Software für Dokumentenscanner

Mitglied: dfritz

dfritz (Level 1) - Jetzt verbinden

06.12.2014, aktualisiert 08.12.2014, 2399 Aufrufe, 12 Kommentare

Hallo,

ich habe mir gedacht, das ich mein Büro über die Weihnachtstage Papierlos mache. Dazu habe ich mir
einen Canon DR-225W angeschafft. Nun muss ich feststellen, das meine Idee einfach einen Stapel Papier
einzulegen gar nicht sooo einfach ist.

Ich möchte gerne Ordner für Ordner mehrseitige Dokumente einlegen. Ideal wäre es, wenn ich einfach
eine Trennseite zwischen zwei Dokumenten einlege und somit der Scanner weiß, das er nun ein neues
PDF auf machen muss.

Ich habe nun schon einige Programme mir angesehen, aber dies scheint wohl eine Funkion zu sein die
nicht umbedingt Standard ist. Hat jemand eine Idee, welche Software sowas unterstützt ?

Es muss auch nichts großes sein. Vielleicht macht Ihr es ja auch noch anders - ich bin gespannt.

Gruß Daniel
Mitglied: transocean
06.12.2014 um 09:06 Uhr
Moin,

google mal nach ecoDMS.

Gruß,

Uwe
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Mitglied: keine-ahnung
LÖSUNG 06.12.2014, aktualisiert 08.12.2014
Moin,
aber dies scheint wohl eine Funkion zu sein die nicht umbedingt Standard ist. Hat jemand eine Idee, welche Software sowas unterstützt ?
ich kenne kein DMS, welches nicht ?? ecodms kann das aber ganz sicher.

Prüfe aber vor dem shreddern die Gegebenheiten: i.d.R. sollte eine Maschine, die die Datenbank eines DMS hält, 24/7 laufen. Datensicherung! Muss man sich auch ein wenig einarbeiten, insbesondere bei SQL oder daran angelehnten DB.

Wenn das alles nicht perfekt passt --> Papier weiter aufheben! Nennst Du das dann halt fast papierloses Büro ...

LG, Thomas
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Mitglied: WolfgangKirn
06.12.2014 um 11:19 Uhr
Hallo auch von mir,

und wenn's gegenüber der Finanzbehörde meckerbeständig sein soll (für Lieferscheine und Rechnungen - "kommend" wie "gehend"), braucht es noch ein WORM (write once read many) Laufwerk. Wir führend gerade eine Lösung von Grau Data ein, emuliert ein solches Laufwerk auf der Festplatte eines Servers.

Wolfgang Kirn
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Mitglied: horstvogel
06.12.2014, aktualisiert um 11:43 Uhr
Hallo Daniel,
passt nicht ganz auf Deine Frage, aber wenn es erlaubt sein, möchte ich hier meine Erfahrungen kundtun:
Wir arbeiten seit Jahren in der Firma so:
Diverse Canon Scanner/Drucker Geräte:

Wir haben auch versucht "ganze" Ordner einzuscannen, aber leider sind Seiten zusammengeklammert, das berühmte Eselsohr oder was auch immer verhindert leider, das man mehr als 10 Seiten in einem Scanner legen und die auch in einem Rutsch durchgehen. Oft muss man leider sowieso fortlaufendes (so nennt sich bei Canon) nutzen Daher ist dazu über gegangen immer die Dokumente einzuscannen wie wir diese später auch ablegen möchten. Da wir sowieso die Dateien noch benennen müssen, suchten wir nach einem Programm welches hier bei helfen kann.

Die Software: http://pdfscanmanager.blogspot.de/ dieser schaut die ganze Zeit in ein Netzwerkverzeichnis, sobald ein neuer Scan kommt, öffnet die Datei das PDF automatisch. Hilft bei der Benennung mit z.B. einer selbst definierbaren Liste für immer wieder benötigte Dateinamen (z.B. 01 Rechnung) und viele andere schöne Dinge. https://www.administrator.de/wissen/pdf-scannen-bearbeitungszeit-halbier ...

Warum haben wir kein Dokumentenmanagement im Einsatz? Ich sage zum Glück, wie legen einfach alle Dokumente in Netzwerkordner ab. Unsere Ablage ist aber auch sehr einfach. Wir legen Bauvorhaben nach dem Muster Ortschaft Straße Hausnummer ab, daher benötigen wir auch keine intelligente Suche. Wenn der Kunde sich meldet, fragen wir nach seiner Adresse und schon finden wir seinen Ordner und können dem Kunden helfen.
Warum zum Glück? So kann jeder der sich halbwegs mit einem Computer auskennt sich die Dokumente anschauen und ganz wichtig meine geliebte Dateivorschau im Datei Explorer kann genutzt werden. Übrigens kennen vermutlich 95% der PC Nutzer diese geniale Funktion die es seit Vista gibt nicht. Mit alt+p im Datei Explorer aktiviert man die Dateivorschau. Leider bietet kein Dokumentenmanagement System eine Dateivorschau für Excel oder Worddateien vergleichbar mit dem Datei Explorer. Daher können/wollen wir leider kein Dokumentenmanagement nutzen. Leider, weil die Ablage ist natürlich nicht wirklich sicher über einer normalen Netzwerkpfadablage. Oder wie oben beschrieben ist das keine rechtssichere Dokumentation (von Wolfgang).

Hier Tipps wie man die Ablage etwas sicherer machen kann. Weil die meisten Fehler passieren unbewusst, leider gibt es viele die sicher mit dem Umgang einer Maus sind und schnell ist eine Datei weg. Zur Sicherheit haben 70% der Nutzer in unserem Unternehmen nur leserechte für unsere Bauakten. Die brauchen auch wirklich nur leserechte.
https://www.administrator.de/forum/sicherheitsabfrage-vor-dem-verschiebe ...

So sorry für meine langen Ausführungen, aber schaue Dir wirklich mal den PDF ScanManager an, das lohnt sich wirklich.

Der Horst
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Mitglied: horstvogel
06.12.2014, aktualisiert um 11:48 Uhr
Zitat von WolfgangKirn:
>
und wenn's gegenüber der Finanzbehörde meckerbeständig sein soll (für Lieferscheine und Rechnungen -
"kommend" wie "gehend"), braucht es noch ein WORM (write once read many) Laufwerk. Wir führend gerade
eine Lösung von Grau Data ein, emuliert ein solches Laufwerk auf der Festplatte eines Servers.

Wolfgang Kirn

Hallo Wolfgang, ich dachte eine Dokumentensoftware (sichere) alleine wäre ausreichend? Bei uns in der Firma sagen die immer unserer Easy Archiv würde für Rechnungen langen. http://easy.de/
Also ist das nur die halbe Wahrheit??

Der Horst
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Mitglied: keine-ahnung
06.12.2014 um 12:52 Uhr
Moin,
Warum haben wir kein Dokumentenmanagement im Einsatz? Ich sage zum Glück, wie legen einfach alle Dokumente in Netzwerkordner ab.
dann freut sich die Verwaltung aber auf dicke Leitz-Ordner ... schafft auch Arbeitsplätze .
Leider bietet kein Dokumentenmanagement System eine Dateivorschau für Excel oder Worddateien
Natürlich nicht. Es ist der Sinn eines Dokumentenmanagement, das es Dokumente managed - und keine Dateien .

Schlussendlich muss das jeder für sich nach seinen Anforderungen entscheiden, was er benötigt. Ich persönlich finde ein vollindiziertes und revisionssischeres DMS schick und anspruchslos im Umgang, der Nächste braucht das halt einfach nicht. Die Entscheidung darüber kann man aber halt auch Keinem abnehmen ...

LG, Thomas
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Mitglied: WolfgangKirn
06.12.2014 um 15:52 Uhr
Hallo Horst,

die Software von easy aus Mühlheim kenne ich nicht im Detail, bei d3 von d-velop aus Gescher können wir erst mit einer WORM-Software sicherstellen, dass wir niemals eine abgelegte Datei (bei uns PDF) verändert haben.

Wolfgang Kirn
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Mitglied: horstvogel
06.12.2014 um 16:33 Uhr
Hallo Wolfgang,
ich dachte WORM wäre eine spezielle Hardware. Also doch nur eine Software, danke für die Info.
der Horst
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Mitglied: horstvogel
06.12.2014 um 16:41 Uhr
Hallo Thomas,
also in einem DMS kann ich keine Exceldateien ablegen, nur PDF? Das habe ich von meinen Kollegen noch nicht so verstanden.
Mir ist schon klar, dass man nachdem die Datei drin liegt nicht mehr bearbeiten kann.

Anstelle einer DMS nutzen wir halt Netzwerkordner. Im Vergleich zu den anderen Kollegen, die irgendwas in das DMS schieben, ist unsere technische Abteilung nahezu Papierlos. Leider geht mit einer DMS kein produktives Arbeiten an Projekten.
Wie macht Ihr das? Solange Projekt noch nicht abgeschlossen ist, wird alles einfach in einem Netzwerkordner gespeichert?

Danke
der Horst
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Mitglied: WolfgangKirn
06.12.2014 um 17:05 Uhr
Hallo Horst,
WORM gibt es als Hardware (spezielle Laufwerke, ggf. mit einem vornehmen und sauteurem Roboter) und auch als Software.
mfg/Wolfgang
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Mitglied: GuentherH
07.12.2014, aktualisiert um 19:24 Uhr
Ein paar Anmerkungen zu den Beiträgen:

Leider bietet kein Dokumentenmanagement System eine Dateivorschau für Excel oder Worddateien

Schlichtweg falsch. Jedes vernünftige DMS kann das. Dazu werden entweder einfach die Programm zu den dazugehörenden Dateien als Viewer verwendet oder es gibt entsprechende Viewer.
Wäre auch völliger Nonsens wenn dies nicht ginge, denn bei vielen Firmen ist das DMS das Hauptsystem aus dem dann die benötigten Dateien aufgerufen, bearbeitet und wieder abgelegt werden.

also in einem DMS kann ich keine Exceldateien ablegen

In einem DMS kann und muss man alle Dateien ablegen können. PDF, und hier meist PDF/A hat den Vorteil, dass es für revisionssichere Ablagen verwendet werden kann.

Leider geht mit einer DMS kein produktives Arbeiten an Projekten

Dann ist es kein DMS. Das sollte jedes DMS können. Probleme bereiten spezielle Konstruktionsprogramme, die ein Projekt in vielen verknüpften Dateien ablegen, aber auch dazu gibt es Lösungen.

Schlussendlich muss das jeder für sich nach seinen Anforderungen entscheiden, was er benötigt. Ich persönlich finde ein vollindiziertes und
revisionssischeres > DMS schick und anspruchslos im Umgang

Das ist eine der Aussagen (vor allem vollindiziert), die es auf den Punkt trifft.

Ansonsten empfehle ich einmal einen Blick auf:

http://www.allesinordnung.de/
https://www.elo.com/wcm/

Übrigens, wenn es interessiert. Die Seite www.elo.com wurde mit einem DMS erstellt. Auch das kann ein modernes DMS, nennt sich dann aber schon ECM

LG Günther
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Mitglied: keine-ahnung
07.12.2014 um 19:58 Uhr
Hi Günther,
Schlichtweg falsch.
ich weiss nicht ... . Das ist für mich eine Frage der Syntax. Ein DMS sollte IMHO tatsächlich Dokumente archivieren und managen, ein CMS oder ECM bearbeitbare Dateien vorhalten ... Ich habe es halt gerne einfach und überschaubar, da die rechtlichen Konsequenzen m.E. nicht ohne sind.

Marktbezogen hast Du vermutlich recht, aber ich glaube, dass hier die Softwareanbieter mit ihrer multifunktionalen publicity für Verwirrung sorgen.

Na Wurscht, schönen Sonntagabend, Thomas
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