Revisionssichere Archivierung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen mit OCR

Hallo,
ich suche nach einer Lösung wo man über einen Scanner Eingangsrechnungen und Lieferscheine einscanner kann. Die OCR Funktion soll die Dokumente so auslesen dass der Dokumentname wie die Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer lautet. Dann soll das ganze noch Revisionssicher sein. Pro Tag kommen ca. 50 Dokumente rein. Ob die Dokumenter in einen Ordner oder in eine Datenbank sollen ist noch offen.

Hat da jemand Erfahrungen was das kostet und welche Hardware man dazu braucht?

Gruß,
Christoph

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Printed on: April 19, 2024 at 18:04 o'clock

10 Comments

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Moin,

Scannen und Erkennen ist das Problem nicht. Das Problem ist das revisionsichere Aufbewahren. Falls ersetzend gescannt werden soll muss auch das Medium "unter" dem Archiv passen (sprich 10 Jahre durchhalten).

Softwareanbieter gibt's dafür massenweise.... ELO, EasyArchiv, DokuWare usw.

Hat da jemand Erfahrungen was das kostet und welche Hardware man dazu braucht?

Kann ich leider nichts dazu sagen, aber schreib doch einfach mal ein paar Hersteller an, die geben gerne Angebote und Hardwareempfehlungen ab.

lg,
Slainte

Moin,

revisionssicher ... PDF-A sollte dem am Nächsten kommen

. Wenn Du noch nicht weisst, wie Ihr archivieren wollt, würde ich die Hardwarefrage hintenanstellen - einen Dokumentenscanner solltet Ihr Euch aber schon leisten, die Frage ist, ob TWAIN, ISIS oder SANE.

Ein recht günstiges DMS gibt es auch bspw. hier ... ist nicht ganz so funktionsüberladen wie ELO und macht es eigentlich auch, ich setze das privat für meinen Schriftkrimskrams ein. Das tut's schon ...

LG, Thomas

Hallo @Anulu1,

wir benutzen zum einscannen einen Canon LiDe 110. Der dreht die Dokumente automatisch und hat halbwegs brauchbare OCR. Dazu verwenden wir die mitgelieferte Software. Die Revisionssichere Speicherung musst du über das Medium lösen.

Gruß,
@Snowman25

Kann die Software dann auch Rechnungsnummer und Lieferscheinnummer auslesen und dementsprechend den Dateinamen vergeben? Dann wärs Perfekt.

Zitat von @Anulu1:

Kann die Software dann auch Rechnungsnummer und Lieferscheinnummer auslesen und dementsprechend den Dateinamen vergeben? Dann
wärs Perfekt.

Nein, das machen wir selbst, allerdings kannst du die Buttons an der Vorderseite so konfigurieren, dass direkt der Scan gestartet, nach weiteren Seiten gefragt und dann das Dokument geöffnet wird. Das macht's schonmal wesentlich einfacher. Dazu muss die Software auch nicht im Hintergrund laufen, da dies über den Treiber abgewickelt wird und sich nach dem Scan wieder selbst beendet.

Also gibt man z.B. bei jedem Lieferschein den Dateinamen an und startet dann den Scan mit dem Button. Aber für was benötigt man dann OCR?

Ablauf ist folgendermaßen:

Dokument in Scanner legen
vorkonfigurierten Knopf am Scanner drücken

Scanner fängt an zu scannen.
Nachdem die Seite gescannt ist, fragt ein Popup, ob das alle Seiten waren oder ob noch mehr kommt
Scan abgeschlossen

Dokument öffnet im Standard-Viewer für PDF
Ich kopiere die Bestellnummer vom Dokument und überprüfe sie (Win + R --> Ctrl + V und Sichtüberprüfung)
Schließe das Dokument und benenne es mit der Bestellnummer um
Trage das Dokument in unsere Ordnerstruktur ein