Senden von im Outlook automatisch festlegen - Stellvertretung

Die Funktion und Aufteilung in unserem System ist total super und alles läuft wie geschmiert. Nur hat
unser Chef den Wunsch das die Kommunikation nach draußen immer über das jeweilig zugeordnete
Abteilungspostfach (Sammelpostfach) stattfinden soll.

Im jetztigen Betrieb ist das beim aufsetzen neuer Mails so, das der jeweilige User das Sammelpostfach
"VON:" manuell erst auswählen muss über das er schreiben möchte bzw. muss.

Sozusagen muss Frau X im Auftrag des Sammelpostfachs z.Bsp. Sekretariat immer erst das VON-Feld
anklicken um da das Sekretariat-Postfach auszuwählen.

Gibt es da nicht die Möglichkeit den jeweiligen Abteilungsmitgliedern (Stellvertretern) automatisch das
richtige Sammelpostfach zuzuordnen, ohne das man manuell (was sehr gern bei Kollegen vergessen wird)
das Postfach auswählt ?!