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Signaturen Outlook fehlerhaft

Mitglied: allen

allen (Level 1) - Jetzt verbinden

27.04.2007, aktualisiert 11:23 Uhr, 8694 Aufrufe, 7 Kommentare

Outlook 2000/ 2003/ 2007 Signaturen sehen unterschiedlich aus und haben Fehler

Hallo,

wir setzen in unserer Firma Office 2000 / 2003 /2007 und einheitlich Xp SP2 Version 2002 ein.
Ich habe für jeden Mitarbeiter eine einheitliche Signatur erstellt und diese auf derren Rechner eingerichtet.
Danach habe ich vom User aus, jeweils eine Mail mit der Signatur in HTML und TEXT an mich geschickt und festgestellt, das bis auf die User die 2007 nutzen, alle anderen Signaturen komplett unterschiedlich aussehen. Manche haben Zeilenumbrüche, obwohl in der Vorlage und beim User selbst keine dargestellt werden, andere habe merkwürdige Striche in Ihrer Signatur, welche aber nur unter 2007 sichtbar sind unter 2003 gar nicht dargestellt werden. Noch schlimmer sieht das Ganze im Textmodus aus, hier werden Umbrüche sichtbar, obwohl ich keine definiert habe, die Signaturen machen etwa 1-2 ausgedruckte A4-Seiten aus, so strecken sich diese.

Kennt jemand das Problem und kann helfen?
Oder kennt jemand eine gute Software, mit der man einheitliche Signaturen erstellt? Mein Chef frisst mich gleich...
Ich danke Euch!
Allen
Mitglied: Silverdad
27.04.2007 um 08:21 Uhr
Hi Allen,

auch ich habe mich mit Signaturen in Outlook herumschlagen müssen. Wir setzen auch verschiedene Versionen von Outlook ein. Mit einem direkten Bearbeiten in Outlook selbst bin ich zu keinem akzeptablen Ergebnis gekommen. Ich hatte ähnliche Phänomene wie du.

Letzendlich habe ich dann in Word zwei Signaturtexte erstellt (eine zum Erstellen und eine für die Antworten) und formatiert und dann mit dem guten alten Drag&Drop in die entsprechenden Felder in Outlook übertragen. Diese Signaturen können persönlich angepaßt (Email, Durchwahl usw.) werden. Zusätzlich benutzen wir noch ein Briefpapier welches Signaturinformationen enthält die für alle Mitarbeiter gleich sind. Auf diese Weise war es mir möglich eine recht komplexe Signatur zu erstellen.

Gruß
Silver
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Mitglied: 6394
27.04.2007 um 08:46 Uhr
Hallo,

also als erstes solltest du mal folgendes beachten:

Folgende Regelung ist nun seit 01.01.07 verbindlich: (Neue Pflichtangaben für geschäftliche E-Mails)

Seit dem 01.01.2007 gilt das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie Unternehmensregister“ (EHUG) in Deutschland. Der Kerninhalt des Gesetzes besteht in der Errichtung eines zentralen Unternehmerregisters in Deutschland, aber es gibt auch neue Regelungen für den Inhalt von gewerblichen E-Mails durch das Gesetz. Werden die Auskünfte über das Unternehmen nicht in die E-Mails aufgenommen, so drohen Zwangsgeld und Abmahnungen.

Neue Regeln für alle Kaufleute
Alle deutschen Kaufleute sowie deren Angestellte, angefangen bei Einzelkaufleuten bis hin zu Kapitalgesellschaften, sowie Zweigniederlassungen von ausländischen Gesellschaften sind von der neuen Regelung betroffen. Die Ausnahme sind Privatpersonen und Freiberufler. Diese dürfen weiterhin kurze E-Mails schreiben.

Besser alle externen E-Mails mit Pflichtangaben versehen
Alle geschäftlichen E-Mails des Unternehmens bzw. des Kaufmanns müssen die neuen Pflichtangaben beinhalten. Im Zweifelsfall sind alle E-Mails, die extern versendet werden, mit den Pflichtangaben zu versehen.

Angaben unterscheiden sich nach Rechtsform
Was zu den Pflichtangaben gehört, unterscheidet sich nach der Rechtsform der Betroffenen. Einheitlich für alle gilt, dass die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registriergericht und die Handelsregisternummer angegeben werden müssen. Bei einer GmbH müssen außerdem alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen genannt werden, bei einer AG muss abgesehen von den Vorständen in derselben Form der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufgeführt werden. Dasselbe gilt für eine GmbH mit Aufsichtsrat. Auch wenn die Gesellschaft ins Ausland verlagert oder nur eine Zweigniederlassung in Deutschland errichtet wird, ändert dies nichts. Bei Zweigniederlassungen muss das Register, in dem sie geführt werden, mitsamt der Registernummer aufgeführt werden. Für die Zweigniederlassungen gelten die gleichen Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.

Die Verpflichtung ist die eigentliche Neuregelung
Tatsache ist, dass viele Unternehmen nichts von der Neuregelung wissen, da sie nicht der Kernpunkt des EHUG ist. Dieser Sachverhalt wurde nicht genügend öffentlich gemacht. Aber diese Neuregelung war vorauszusehen, da E-Mails zunehmend an Bedeutung für die Geschäftkorrespondenz gewinnen. Im Übrigen ist diese Regelung auch nicht neu, aber bisher war sie nicht verpflichtend.

Nicht jeder Mitarbeiter muss E-Mail-Signatur anpassen
Bei der Angabe der Informationen muss nur die Hauptniederlassung eines Unternehmens angepasst werden. Außerdem muss nicht jeder einzelne Mitarbeiter seine E-Mail-Signatur ändern, sondern nur diejenigen, die das Unternehmen rechtsverbindlich vertreten. Allerdings ist es sinnvoll dies zu tun. Es ist auch nicht zu aufwändig dies zu tun, da die Angaben einfach an den E-Mail-Disclaimer angehängt werden können, wodurch man nur eine zentrale Einstellung am E-Mail-Server einrichten müsste, um die Angabepflicht zu erfüllen.
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Also, dieses Thema ist zwar gar nicht deine Frage, ich weiß, aber hier musst du gleich mit ansezten.
Ich habe dies bei uns mit der Software der Fa. GANGL (OLXDisclaimer Agent) umgesetzt. Funktioniert wirklich gut und die CI wird somit auch beachtet

Internetauftritt:
http://www.gangl.de/

Forum dazu:
http://www.olxsolutions.de/

Einfach mal Testversion runterladen und ausprobieren.

Selbstverständlich gibt es auch noch andere Produkte, die einem hier ähnliches liefern können. Das geht von Software bis hin zu eigenen Servern, die des dann machen.

Hoffe, ich konnte ein wenig helfen.

Schöne Grüße
Mario
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Mitglied: allen
27.04.2007 um 10:50 Uhr
wegen EHUG haben wir ja die Umstellung der Signaturen gemacht.
Ich versuche gerade die Signaturen in Tabellen aufzugliedern und die als "fest" zu definieren. Der erste Absatz schein zu klappen. Sollte das hinhauen leg ich ne Beschreibung rein. Bin ja laut Google und Silver nicht der Einzigste mit dem Problem.
Bitte warten ..
Mitglied: 6394
27.04.2007 um 11:04 Uhr
Hallo,

also auf folgendes musst du trotzdem achten. Du musst gewährleisten, dass kein User mehr an den Signaturen rumhantieren kann. Sonst bringt das ja nichts, nur einer reicht ja im Zweifelsfalls schon, der hier die Signatur z.B. ausschaltet.

Du könntest das ganze auch mit einem Standardbriefformular in Outlook lösen. Dieses musst dur erstellen und dann per Gruppenrichtlinie vorgeben.

Schöne Grüße
Mario
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Mitglied: allen
27.04.2007 um 11:08 Uhr
gute Idee, im Moment herscht hier Chaos, da einige Ihre Signatur "selbst angepasst" haben...
GANGL werd ich versuchen.
Danke für Eure Mühen!
allen
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Mitglied: 6394
27.04.2007 um 11:12 Uhr
Hallo,

gern geschehen.

OLXDisclaimer kannst du sofort voll verwenden. Ist in max. 30min fertig konfiguriert.
Voraussetzung: Exchange und AD

Wenn du eine Vorlage für die Templates brauchst, dann meld dich einfach nochmal mit deiner e-mail adresse, dann schick ich dir das. Dann solltest du bis 13 Uhr eine funktionierende Lösung haben. Ach ja, du solltest dann auch gleich per Gruppenrichtline verbieten, dass noch lokale Signaturen verwendet werden. Damit kann dann keiner mehr selber was rumpfuschen.

Gruß
Mario
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Mitglied: allen
27.04.2007 um 11:23 Uhr
Template wäre ne feine Sache. Kannst ja einfach auf meinen Namen gehen, müßt funzen. Lokale Signaturen verbieten hätte ich vergessen, thanks so!
Bitte warten ..
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