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Suche Vorschlag für Scan to Folder Lösungen in Sachen Datenschutz
Hallo zusammen,
Wir sind hier in einer Umgebung mit 600-800Mitarbeitern. Jede Abteilung hat in der Regel ein Kopier / Scan / Fax Kombigerät von Ricoh. Die Scanner sind alle identisch eingestellt. Sie Scannen nach \\Server\Scanner\Druckername
Natürlich hat jeder Zugriff auf diese Freigabe, dies muss leider auch so sein. Den Mitarbeitern ist dies auch bekannt, jedoch wird hier und da trotzdem vergessen die Dateien anschliessend zu löschen... Der Scannordner wird 1x pro Tag gelöscht, öfters ist nicht erwünscht.
Meine Frage- wie ist das bei euch geregelt? Habt ihr Vorschläge wie unter diesen schlechten Voraussetzungen das Thema Datenschutz verbessert werden kann? Die User haben teils extrem schlechte Informatikkenntnisse, auch hat nicht jeder eine Emailadresse, was den Einsatz von Scan to email verhindert.
Vielen Dank im Voraus für ein paar Ideen.
Gruss
Wir sind hier in einer Umgebung mit 600-800Mitarbeitern. Jede Abteilung hat in der Regel ein Kopier / Scan / Fax Kombigerät von Ricoh. Die Scanner sind alle identisch eingestellt. Sie Scannen nach \\Server\Scanner\Druckername
Natürlich hat jeder Zugriff auf diese Freigabe, dies muss leider auch so sein. Den Mitarbeitern ist dies auch bekannt, jedoch wird hier und da trotzdem vergessen die Dateien anschliessend zu löschen... Der Scannordner wird 1x pro Tag gelöscht, öfters ist nicht erwünscht.
Meine Frage- wie ist das bei euch geregelt? Habt ihr Vorschläge wie unter diesen schlechten Voraussetzungen das Thema Datenschutz verbessert werden kann? Die User haben teils extrem schlechte Informatikkenntnisse, auch hat nicht jeder eine Emailadresse, was den Einsatz von Scan to email verhindert.
Vielen Dank im Voraus für ein paar Ideen.
Gruss
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Printed on: April 25, 2024 at 21:04 o'clock
4 Comments
Latest comment
Moin,
es gibt 2 Optionen:
a) Scan2Mail -> Problem erledigt da ich den Scan direkt per Email in meinen Posteingang bekomme. Darauf habe nur ich zugriff - und somit kein Problem mehr... Und eine Email-Adresse für die User anlegen sollte ja heute nicht mehr das Problem sein....
b) Scan2Folder mit Passwort: Oft bieten die größeren Kopier-Systeme das auch an. Da scannt man was in seiner persönliche Box ein -> und holt sich das dann z.B. per Web-Interface vom Kopierer. Da man da ein persönliches Passwort haben kann ist dann das Problem auch erledigt...
es gibt 2 Optionen:
a) Scan2Mail -> Problem erledigt da ich den Scan direkt per Email in meinen Posteingang bekomme. Darauf habe nur ich zugriff - und somit kein Problem mehr... Und eine Email-Adresse für die User anlegen sollte ja heute nicht mehr das Problem sein....
b) Scan2Folder mit Passwort: Oft bieten die größeren Kopier-Systeme das auch an. Da scannt man was in seiner persönliche Box ein -> und holt sich das dann z.B. per Web-Interface vom Kopierer. Da man da ein persönliches Passwort haben kann ist dann das Problem auch erledigt...
Hallo,
wir nutzen die Funktion Scan2me Funktion (od. Scan2Home) von verschiedenen Konica Minolta bizhub Systemen. Jeder Mitarbeiter hat sozusagen sein eigenes Scan-Verzeichnis, welches erst ersichtlich ist wenn sich dieser am MFC angemeldet hat. Die Benutzer/Verzeichnisse werden über LDAP verwaltet, welche sich die MFC´s automatisch vom LDAP Server holen... somit ist kein großartiger admin. Aufwand erforderlich und die Anmeldungen stehen an allen im Netzwerk befindlichen Systemen zur Verfügung....
Grüße
wir nutzen die Funktion Scan2me Funktion (od. Scan2Home) von verschiedenen Konica Minolta bizhub Systemen. Jeder Mitarbeiter hat sozusagen sein eigenes Scan-Verzeichnis, welches erst ersichtlich ist wenn sich dieser am MFC angemeldet hat. Die Benutzer/Verzeichnisse werden über LDAP verwaltet, welche sich die MFC´s automatisch vom LDAP Server holen... somit ist kein großartiger admin. Aufwand erforderlich und die Anmeldungen stehen an allen im Netzwerk befindlichen Systemen zur Verfügung....
Grüße
Oder jeder Nutzer meldet sich am Scanner mit Name/Passwort an und es wird in ein spezifisches Verzeichnis gescannt. Authentifizierung funktioniert meist auch gegen LDAP o.ä. Dafür braucht man dann aber möglichst einen Scanner mit eigener Tastatur.
oder
es gibt für jeden Benutzer ein Verzeichnis, auf das auch ein spezieller Scanner-Account Schreib-Zugriff hat.
Die Nutzer sind im Scanner hinterlegt und können nach Auswahl ihres Namens ohne weitere Eingabe scannen.
oder
es gibt für jeden Benutzer ein Verzeichnis, auf das auch ein spezieller Scanner-Account Schreib-Zugriff hat.
Die Nutzer sind im Scanner hinterlegt und können nach Auswahl ihres Namens ohne weitere Eingabe scannen.
es gibt für jeden Benutzer ein Verzeichnis, auf das auch ein spezieller Scanner-Account Schreib-Zugriff hat.
Die Nutzer sind im Scanner hinterlegt und können nach Auswahl ihres Namens ohne weitere Eingabe scannen.
Ach verdammt, die Idee ist simpel und gut, - ich hätte drauf kommen müssen. Wenn wir dies auf Abteilungsebene angehen würden hätten wir das alles schon stark verbessert. Danke für diesen Denkanstoss!
Den Vorschlag von IceAge fände ich persönlich zwar am schönsten, aber ich denke das reicht hier schon und verkompliziert alles am geringsten
Danke @all für eure Überlegungen
gruss
