Wiederkehrende Benennung von Dateien

Hallo, wir haben für unsere Projektordner immer wiederkehrende Benennungen: z.B. 02-Angebot 03- Rechnung ... Es geht mir nicht darum Dateien massenhaft umzubenennen, sondern es kommt eine neue Rechnung rein, ich scanne diese ein und ich möchte diese mit 03-Rechnung benennen.
Wir haben ca. 30 verschiedene Verschlagwortungen. Die Dateien sind in den meisten Fallen gescannte PDF Datei. Ich suche nun nach einer Software oder vielleicht einem Plugin oder so welches mir die Umbenennung vereinfacht.
Vielleicht so in der Art: über das Kontextmenü des Datei Explorers tauchen unter Umbenennen, dann die Vorschlage für die "Standardumbenennungen" 02-Angebot ... auf.
Mir ist schon bewusst das dieses eigentlich eine Aufgabe für ein Dokumentenmanagement ist, aber leider haben wir momentan noch kein Geld dafür.
Auf der Suche bin ich hierbei auch noch auf eine gute Software gestoßen http://pdfscanmanager.blogspot.de/ diese macht die Arbeit schon etwas einfacher, indem die Software erkennt, das in einen bestimmten Verzeichnis eine neue PDF erscheint. Aber leider bietet diese keine Vorschläge für Benennungen.

Danke schon mal vorab!