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Zentrale Signatur im Outlook (corporated identity)

Mitglied: 12680

12680 (Level 1)

04.04.2007, aktualisiert 10.05.2007, 20138 Aufrufe, 4 Kommentare

Welche Möglichkeiten gibt es, zentral eine Email-Signatur an ausgehende Mails mit externen Empfängern anzuhängen?

Hallo! Erstmal eine Information: Ich bin mir bewusst, dass es zu diesem Thema hier schon einige Beiträge gibt; dennoch eröffne ich hier einen neuen Beitrag, da ich noch keine 100% passenden Informationen gefunden habe.

Es soll also automatisch an jede ausgehende Email an EXTERNE Empfänger eine Signatur/Fußzeile angehängt werden, bin bestimmten Informationen. Diese soll zentral gespeichert sein - beispielsweise auf dem Exchange-Server.

Nun zur Frage: Welche Möglichkeiten gibt es denn, dies zu realisieren, da diese Funktion nicht von Exchange unterstützt wird? In bisherigen Beiträgen wurde ja schon sehr viel genannt, allerdings gibt es mittlerweile vielleicht ja auch eine Möglichkeit, dies ohne Scripting oder zusätzliche Software zu realisieren???
Mitglied: thartung
10.05.2007 um 09:34 Uhr
Hallo,

ich setze hier im Moment CI-Sign als Testversion ein (http://www.dokumente-mit-system.de).

Es soll also automatisch an jede ausgehende
Email an EXTERNE Empfänger eine
Signatur/Fußzeile angehängt
werden, bin bestimmten Informationen. Diese
soll zentral gespeichert sein -
beispielsweise auf dem Exchange-Server.

Das ist die Crux! Mit einer solchen Software kann man zwar die Signaturen ALLGEMEIN setzen, nicht jedoch nach EXTERN und INTERN unterscheiden (Kann das Outlook überhaupt?). Die Sig. sitzen auch auf den lokalen Rechnern und nicht auf dem Exchange-Server...

Nun zur Frage: Welche Möglichkeiten
gibt es denn, dies zu realisieren, da diese
Funktion nicht von Exchange unterstützt
wird? In bisherigen Beiträgen wurde ja
schon sehr viel genannt, allerdings gibt es
mittlerweile vielleicht ja auch eine
Möglichkeit, dies ohne Scripting oder
zusätzliche Software zu realisieren???

Ich bin da auch grad dran und die einzige Idee, die ich habe: Mal sehen, ob ich für INTERNE Mails die Sig. wieder entfernen kann auf dem Exchange. Sonst fällt mir auch nix ein...

Mfg
Thomas Hartung
Bitte warten ..
Mitglied: manbuettner
04.01.2009 um 15:29 Uhr
CI-Sign sorgt für eine zentrale Signatur. Outlook kann zwischen internen und externen E-Mails nicht Unterscheiden! Bereits beim Klick auf NEU wird die Signatur ja eingefügt.
Man kann allerdings die Signaturen auch teilweise wieder am Exchange abschneiden z.B. bei internen E-Mails.
Dabei kommen alle Clientseitigen Vorteile zum tragen und die Serverseitigen Nachteile werden eliminiert.
Weitere Informationen unter www.ci-solution.com oder www.dokumente-mit-system.de

Viele Grüße
Manfred Büttner
Bitte warten ..
Mitglied: manbuettner
04.01.2009 um 15:31 Uhr
Sorry, die Serverseitige Software nennt sich CI-Mail-Policy.
www.ci-solution.com
Grüße Manfred Büttner
Bitte warten ..
Mitglied: manbuettner
04.01.2009 um 15:40 Uhr
Hallo,
als Entwickler von CI-Sign ist mir doch mittlerweile einiges an "Problemstellungen" Client und Serverseitig zugetragen worden. Ich hoffe, dass dieser Artikel zur Findung einer Lösung beitragen kann.

Schauen wir doch mal die Clientseitige Signatur an:
Vorteile:
1. Der Benutzer sieht was gesendet wird. Mittlwerweile spielt auch die Optik einer E-Mail eine Rolle!
2. Durch ein oder mehrere Vorlagen (z.B. mehere Firmen unter einem Dach) wird ein ci eingehalten.
3. Zentrale Vorlagen bieten Möglichkeiten an die bis dato nicht gedacht wurde...
Bsp. Messeankündigung, kleine Werbebotschaften, zufällige Einblendungen
4. Disclaimer (was auch immer dabei rechtens ist...) und gesetzliche Vorgaben können damit 100% umgesetzt werden.

Nachteile:
1. Der Benutzer könnte die Signatur "bearbeiten" (Was nicht nur als Nachteil zu werten ist)
2. Der Benutzer kann die Signatur "im schlimmsten Fall" aus der Mail löschen.
3. interne Mails werden dadurch oft unnötig lang.

--> Nachdem die Nachteile nicht von der Hand zu weisen sind, überwiegen hier dennoch die Vorteile!
(Angegebene Punkte als Auszug!)

Betrachten wir mal die Serverseitige Signatur:
Vorteile:
1. Einheitliche Signatur (allerdings meist extrem starr gelöst, also meist nur eine Signatur möglich)
2. zentraler Eingriff und schnelle Ankündigungen und Werbemöglichkeiten.

Nachteile:
1. Der Benutzer sieht niemals sein fertiges Mail vor dem Versand! (Wer würde so heutzutage einen Brief versenden?)
2. Eine DIGITALE SIGNATUR geht an dieser Stelle verloren! (Der Empfänger sieht also nur noch die Signatur.
Der Rest der E-Mail wird als Anlage eingefügt.
3. Die meisten anbieter von Disclaimer-Lösungen unterstützen keinen BCC (Blind Carbon Copy)

--> Auch hier wird klar, dass die Vorteile der clientseitigen Lösung überwiegen.

Machen wir doch mal eine Kombination aus den Produkten, die unter www.ci-solution.com zu finden sind und picken uns noch CI-Mail-Policy heraus.... ein Regelwerk.
Sie setzen Bedingungen (auch Gruppen, OU's, Masken, Benutzer...) die Erfüllt (oder nicht Erfüllt) sein müssen.
Auf diese folgen Aktionen. Ausnahmen Möglich für Blackberry und Co.
Neben den genannten sind noch 4 Richtungen des Versand möglich: Intern gesendet. Extern gesendet. Extern empfangen. (Für Serverfarmen: Intern empfangen)

Nutzen wir die Vorteile der clientseitigen Lösung: CI-SIGN.
Eliminieren wir die Nachteile der serverseitigen Lösung mit: CI-Mail-Policy

Ein Beispiel:
Signaturen werden mit CI-SIGN verteilt. (Alle clientseitigen Vorteile)
Am Server werden die E-Mails durch CI-Mail-Policy überprüft.
Ist die Signatur entfernt geht eine oder mehrere Aktionen:
Mail löschen und Absender darüber informieren.
Mail versenden aber dynamische Signatur/Disclaimer (kann der gleiche wie in CI-SIGN sein) anhängen.
Admin (oder wen auch immer) informieren über falsch gesende Mail. (Lerneffekt)

Wird die Mail intern gesendet, dann kann die Signatur an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden!
Warum nicht auch gleich noch die nächste gesetzliche Bestimmung einhalten und die E-Mail an ein bestimmtes Archiv senden?

Die Signatur wird Serverseitung z.B. nur hinzugefügt, wenn diese nicht schon vorhanden ist.

Es gäbe ein Buch zu schreiben welche Möglichkeiten damit Möglich sind.


Viele Grüße
Manfred Büttner

CI-Sign - Ausgezeichnet mit dem Industriepreis 2008
CI-Mail-Policy - Ausgezeichnet mit dem Innovationspreis 2008
Bitte warten ..
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