shizz0
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Übernahme IT System eines Kunden vom Vordienstleister

Hallo zusammen!

Ich hab mal eine Frage an die selbstständigen Administratoren:
Wenn ein Kunde mit seinem gesamten System zu euch wechselt, wie regelt ihr die Übernahme/Übergabe von der bisherigen Firma?
Ich finde nur "Übergabeprotokolle" für die Abnahme neuer Systeme bei Lieferung.

Ich werde in Kürze für einen neuen Kunden die Administration seiner kompletten IT-Infrakstruktur übernehmen.
Das Umfasst u.a. mehrere (virtuelle und physikalische) Server, das komplette Netzwerk, diverse Domains und Webseiten usw. usf. Eben alles.

Der Kunde hat mich nun gebeten, die Übergabe vorzubereiten.
Diverse Dinge verstehen sich von selbst, wie volle Listung aller Systemkomponenten, Erklärung, dass alle Passwörter und Zugänge übergeben wurden und keine anderen existieren usw.
Ich suche nach Ressourcen zu genau diesem Fall, da ich die Übergabe natürlich Rechtssicher haben möchte und Fallstricke vermeiden will.
Werde morgen früh mal bei der IHK fragen, ob die dazu was haben.

Hat jemand da eventuell Vorlagen, oder kennt gute Ressourcen zu dem Thema?

Vielen Dank!

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Mitglied: Vision2015
Lösung Vision2015 23.10.2016 um 15:31:12 Uhr
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Zitat von @shizz0:

Hallo zusammen!
hallo face-smile

Ich hab mal eine Frage an die selbstständigen Administratoren:
ja gern...
Wenn ein Kunde mit seinem gesamten System zu euch wechselt, wie regelt ihr die Übernahme/Übergabe von der bisherigen Firma?
das ist sehr unterschiedlich, in der regel ist es so, das du dich später selber durch das netz arbeiten musst!
Ich finde nur "Übergabeprotokolle" für die Abnahme neuer Systeme bei Lieferung.

Ich werde in Kürze für einen neuen Kunden die Administration seiner kompletten IT-Infrakstruktur übernehmen.
Das Umfasst u.a. mehrere (virtuelle und physikalische) Server, das komplette Netzwerk, diverse Domains und Webseiten usw. usf. Eben alles.
nun- um was reden wir hier ? 2-5 Server... einige AP´s router,switche etc... oder 50 Server & 500 Wks ?

Der Kunde hat mich nun gebeten, die Übergabe vorzubereiten.
Diverse Dinge verstehen sich von selbst, wie volle Listung aller Systemkomponenten, Erklärung, dass alle Passwörter und Zugänge übergeben wurden und keine anderen existieren usw.
du kannst die übergabe nicht vorbereiten- das kann nur der Vordienstleister, dein Kunde und du können da nur auf vollständigkeit hoffen...
das erste was du nach übergabe machen solltest ist natürlich alle zugänge ändern- und dann solltest du
das Netzwerk von oben nach unten auf links ziehen- deine eigene Doku erstellen- und den IST zustand ermitteln!
alles andere bringt eh nix... das habe ich schon zu oft erlebt.
Ich suche nach Ressourcen zu genau diesem Fall, da ich die Übergabe natürlich Rechtssicher haben möchte und Fallstricke vermeiden will.
was soll Rechtssicher sein ? dein (EX)Dienstleister muss erstmal nix machen, bis auf die zugangsdaten zur verfügung zu stellen!
oder ist er Vertraglich an eine Übergabe gebunden? wenn ja, mit welchen Punkten ? selbst da kann er dich auflaufen lassen!
er muss dich noch nicht einmal auf fehler hinweisen etc...

Werde morgen früh mal bei der IHK fragen, ob die dazu was haben.
ich denke nicht..

Hat jemand da eventuell Vorlagen, oder kennt gute Ressourcen zu dem Thema?
das nicht, aber wie ich oben schon geschrieben habe- mach dir vom IST zustand selber ein Bild!
dreh das Netz auf Links... und nach und nach lernst du allers kennen, den Papier ist geduldig face-smile

Vielen Dank!
Frank
Mitglied: StefanKittel
Lösung StefanKittel 23.10.2016 aktualisiert um 17:16:16 Uhr
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Hallo,

wie Frank schon meinte.
Aber hier mein Senf.

Besonders bei KMU Kunden bekommst Du eine ausgedruckte techinsche Dokumentation mit IP-Adressen, Benutzernamen und Kennwörtern.

Du musst klare Anforderungen stellen und die alte IT-Firma wird dann vermutlich ein Angebot erstellen was das kostet das zusammenzustellen.

Du erstellt für Dich eine Liste was Du alles brauchst um den Kunden betreuen zu können!

Dann schaust Du Dir an was Du alles bekommen hast und was fehlt. Was fehlt forderst Du an.
Hilfreich ist es einen Termin mit dem zuständigen Techniker des alten Dienstleisters vor Ort zu machen um die Dinge zu fragen die sich schlecht aufschreiben lassen. Gehe aber mal davon aus, dass der nicht begeistert ist und Du ihm alles aus der Nase ziehen musst.

Meist wird die alte Firma direkt nach der Übergabe auch die Betreuung einstellen, da Du ja mit den Zugangsdaten blödsinn machen könntest.

Alles was Dir später ein- oder auffällt musst Du Dir vom alten Dienstleister erbetteln oder erkaufen und geht zu Deinen Lasten.

Viel Erfolg.

Stefan
Mitglied: Kraemer
Kraemer 23.10.2016 um 22:11:11 Uhr
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Der arme Kunde...
Mitglied: StefanKittel
Lösung StefanKittel 23.10.2016 um 23:24:52 Uhr
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Es wäre alles so einfach, wenn alle Dienstleister den Kunden in den Mittelpunkt stellen würden und mehr miteinander sprechen würden.

Ich habe in den letzten 23 Jahren nun auch schon den einen oder anderen Kunden "verloren".
Und natürlich unterstütze ich meinen Kunden bis die Übergabe abgeschlossen ist und beantworte auch danach noch Fragen solange das alles im Rahmen bleibt.

Aber ich habe gerade wieder so einen Fall, wo ein Kunde zu mir wechselt, da eine Tochterfirma eines Kunden in die Zentrale zieht.
1) Der aktuelle Dienstleister lehnt es ab mit mir zu sprechen/telefonieren/treffen
2) Der Kunde hat KEINE Zugangsdaten zu gar nix, da es Full-Service ist
3) Unsere Anfrage diesbezüglich wurde abgelehnt. Am Tag der Übergabe ändern die alle Zugangsdaten und sind sofort aus der Betreuung raus
4) Der aktuelle Dienstleister hat jetzt schon angekündigt, dass er keine Fragen beantworten würde

Das ist durchaus ein bisschen krass. Meist wollen die einfach dafür bezahlt werden, was der Kunde häufig nicht einsieht.

Viele Grüße

Stefan
Mitglied: shizz0
shizz0 23.10.2016 aktualisiert um 23:51:24 Uhr
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Hey Leute,
erstmal vielen Dank für eure Kommentare!

Zitat von @Vision2015:

das ist sehr unterschiedlich, in der regel ist es so, das du dich später selber durch das netz arbeiten musst!
Damit rechne ich eh. Im besten Fall kann ich eine einigermaßen aktuelle Doku bekommen, im schlechtesten Fall gar keine.
nun- um was reden wir hier ? 2-5 Server... einige AP´s router,switche etc... oder 50 Server & 500 Wks ?
2x ESX, darauf DCs, ein Exchange usw. Fileserver und Backup sind Bleche. 30MA auf 3 Standorte Weltweit veteilt, über VPN angebunden.
Alles in Allem eine übersichtliche Umgebung. Es kommen halt noch paar Webserver und diverse Domains dazu, bei denen weiß der Kunde aber nicht genau, wo sie laufen.
du kannst die übergabe nicht vorbereiten- das kann nur der Vordienstleister, dein Kunde und du können da nur auf vollständigkeit hoffen...
das erste was du nach übergabe machen solltest ist natürlich alle zugänge ändern- und dann solltest du
das Netzwerk von oben nach unten auf links ziehen- deine eigene Doku erstellen- und den IST zustand ermitteln!
alles andere bringt eh nix... das habe ich schon zu oft erlebt.
Ich kann insofern vorbereiten, als dass ich einen möglicht umfangreichen und genauen Fragenkatalog erstelle, um an möglichst viele Infos zu kommen. face-smile
Zugänge ändern, oder neue machen und die alten sperren, versteht sich von selbst.
Und letzteres auch. Selbst wenn ich was bekomme, muss ich immernoch schauen ob es akutell/korrekt ist.
Je mehr ich bekommen kann , desto besser.
was soll Rechtssicher sein ? dein (EX)Dienstleister muss erstmal nix machen, bis auf die zugangsdaten zur verfügung zu stellen!
oder ist er Vertraglich an eine Übergabe gebunden? wenn ja, mit welchen Punkten ? selbst da kann er dich auflaufen lassen!
er muss dich noch nicht einmal auf fehler hinweisen etc...
Wie kooperativ der vorherige Deinstleister ist, das muss ich erst noch sehen.
Ich wüsste schon gerne von Anfang an, ob aktuell was im Argen liegt. Z.B. blinken an zwei Servern die Platten.
Laut dem Typ sind die Platten OK und das wär ein Bug... die Aussage versuch ich mir bestätigen zu lassen.
Und ganz allgemein, der hat das alles auf gesetzt. Dabei hat jeder Admin seinen eigenen Stil und enkt sich was dabei, wenn er etwas auf bestimmte Weise tut.
Das ist natürlich alles interessant zu wissen, nicht notwendig, aber es kann einem das Leben erleichtern.
Natürlich hat auch der Kunde ein Interesse daran, dass ich möglichst viel bekomme, da er mich nach Stunden bezahlt und Doku erstellen kostet auch Geld.
Ob sich der Herr Ex-Admin darauf einlässt wird man sehen.

Zitat von @StefanKittel:

Besonders bei KMU Kunden bekommst Du eine ausgedruckte techinsche Dokumentation mit IP-Adressen, Benutzernamen und Kennwörtern.
Du musst klare Anforderungen stellen und die alte IT-Firma wird dann vermutlich ein Angebot erstellen was das kostet das zusammenzustellen.
Du erstellt für Dich eine Liste was Du alles brauchst um den Kunden betreuen zu können!
Genau. es geht, s.o. eben um einen möglichst genauen und Umfangreichen Fragenkatalog, den wir an den Vordienstleister richten können.
Ich hab schon ne ganze Menge zusammen, aber mehr Input schadet nicht, deshalb die Frage.
Dann schaust Du Dir an was Du alles bekommen hast und was fehlt. Was fehlt forderst Du an.
Hilfreich ist es einen Termin mit dem zuständigen Techniker des alten Dienstleisters vor Ort zu machen um die Dinge zu fragen die sich schlecht aufschreiben lassen. Gehe aber mal davon aus, dass der nicht begeistert ist und Du ihm alles aus der Nase ziehen musst.
Vor Ort wird schwer, der ist 800km entfernt und arbeitet nur über Remote. U.A. deshalb soll ich ja ran, weil ich in Reichweite bin.
Meist wird die alte Firma direkt nach der Übergabe auch die Betreuung einstellen, da Du ja mit den Zugangsdaten blödsinn machen könntest.
Davon gehe ich aus. Ist mir ehrlich gesagt auch lieber so.
Alles was Dir später ein- oder auffällt musst Du Dir vom alten Dienstleister erbetteln oder erkaufen und geht zu Deinen Lasten.
Deswegen eben so viel wie möglich im Vorfeld.
Viel Erfolg.

Stefan
Danke face-smile


Zitat von @Kraemer:

Der arme Kunde...
Bitte? Wieso soll der Kunde arm dran sein?
Ich bin nicht so planlos, wie du eventuell denkst. Aber es kann nicht verkehrt sein, erfahrenere Menschen nach Tips oder Anregungen zu fragen und sich allgemein möglichst gut zu informieren face-wink


Zitat von @StefanKittel:

Es wäre alles so einfach, wenn alle Dienstleister den Kunden in den Mittelpunkt stellen würden und mehr miteinander sprechen würden.
Ein Gespräch mit dem Vordienstleister auf professioneller Ebene wäre mir natürlich auch am liebsten. face-smile
Ich habe in den letzten 23 Jahren nun auch schon den einen oder anderen Kunden "verloren".
Und natürlich unterstütze ich meinen Kunden bis die Übergabe abgeschlossen ist und beantworte auch danach noch Fragen solange das alles im Rahmen bleibt.
Cool, das spricht auf jeden Fall für dich!
Aber ich habe gerade wieder so einen Fall, wo ein Kunde zu mir wechselt, da eine Tochterfirma eines Kunden in die Zentrale zieht.
1) Der aktuelle Dienstleister lehnt es ab mit mir zu sprechen/telefonieren/treffen
2) Der Kunde hat KEINE Zugangsdaten zu gar nix, da es Full-Service ist
3) Unsere Anfrage diesbezüglich wurde abgelehnt. Am Tag der Übergabe ändern die alle Zugangsdaten und sind sofort aus der Betreuung raus
4) Der aktuelle Dienstleister hat jetzt schon angekündigt, dass er keine Fragen beantworten würde

Das ist durchaus ein bisschen krass. Meist wollen die einfach dafür bezahlt werden, was der Kunde häufig nicht einsieht.

Das ist wirklich extrem, ich hoffen so heftig wird es bei mir nicht werden. Ich dneke der Kunde wäre sogar bereit, für eine ordentliche Übergabe etwas extra springen zu lassen. Schließlich spart er dadurch evtl. in der Anfangszeit wieder Stunden bei mir ein, da ich weniger Einarbeitung benötige.
Mitglied: StefanKittel
Lösung StefanKittel 24.10.2016 um 00:36:04 Uhr
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Mein aktueller Versuch hier ist, dass der Kunde einen Monat uns beide bezahlt, dann haben die eigentlich keinen Grund nicht zu kooperieren.
Sie werden ja dafür bezahlt.

Einen Fragenkatalog so von außen zu helfen ist echt schwer.

Ich mache bei einem ersten Termin vor Ort erstmal Fotos von allem.
Das macht es auch einfacher beim telefonieren. Vieleicht kann ja Jemand vor Ort diese Fotos machen.

Dann eine IT-Dokumentation Blanko erstellen.
Optimalerweise basierend oder erweiterernd der aktuellen Doku wenn es denn eine gibt.

Dann hat man eine Liste oder Dokument wo Platzhalter sind und man weiß was fehlt.

Wenn Dir aber keiner erzählt das auf zwei PCs noch StarMoney drauf ist, kann man da wenig machen.

Wenn es gut läuft fängst Du mit einem Informationsstand von ca. 90% an. Wenn es schlecht läuft eher mit 50%.
Immer daran denken. Der Kunde selber hat es versäumt eine aktuelle Dokumentation erstellen zu lassen.

Viele Grüße

Stefan
Mitglied: Kraemer
Lösung Kraemer 24.10.2016 um 08:03:13 Uhr
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Zitat von @shizz0:
Zitat von @Kraemer:

Der arme Kunde...
Bitte? Wieso soll der Kunde arm dran sein?
Ich bin nicht so planlos, wie du eventuell denkst. Aber es kann nicht verkehrt sein, erfahrenere Menschen nach Tips oder Anregungen zu fragen und sich allgemein möglichst gut zu informieren face-wink
Ob du planlos bist unterwegs bist, lässt sich nach einem Post schwer sagen. Besonders professionell scheinst du aber nicht zu sein. Fast alle deiner Fragen hättest du klären müssen, bevor du eine Aussage dazu machst, ob du einen Kunden übernimmst! Selbst die Netzwerkdoku lässt man sich vorher vom Kunden geben. Wenn man sich dann dazu entschließt, einen Kunden zu übernehmen, benötigt man schlicht nur noch die Zugangsdaten / Passwörter. Bei allen anderen Themen sollte man sich da schon zu >90% sicher sein, dass man sie im Griff hat!

Gruß Krämer
Mitglied: H41mSh1C0R
Lösung H41mSh1C0R 24.10.2016 um 11:39:36 Uhr
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^^Zitat von @Kraemer: Fast alle deiner Fragen hättest du klären müssen, bevor du eine Aussage dazu machst, ob du einen Kunden übernimmst! ....
Gruß Krämer

Du musst den Finger aber auch immer in die Wunde legen oder? =)

@to:
Ich stemme zwar keine Kunden freiberuflich allein, allerdings innerhalb meiner dienstlichen Projekte durfte ich die ein oder Umgebung übernehmen. Die Kommunikation war i.d.R. auch mehr als schleppend und i.d.R. gehen einige Tage für die IST-Analyse drauf. Im Idealfall vorort beim alten Dienstleister und Kunden.

Am Ende des Tages ist es aber an einem Selber nichts zu vergessen.
Mitglied: shizz0
shizz0 25.10.2016 aktualisiert um 01:01:19 Uhr
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Zitat von @StefanKittel:

Mein aktueller Versuch hier ist, dass der Kunde einen Monat uns beide bezahlt, dann haben die eigentlich keinen Grund nicht zu kooperieren.
Sie werden ja dafür bezahlt.
Wäre denke ich hier auch möglich, falls nötig.
Einen Fragenkatalog so von außen zu helfen ist echt schwer.
Ich hänge unten mal an, was ich bis jetzt habe. Eventuell fällt ja jemandem noch was auf. face-smile
Ich mache bei einem ersten Termin vor Ort erstmal Fotos von allem.
Das macht es auch einfacher beim telefonieren. Vieleicht kann ja Jemand vor Ort diese Fotos machen.
Ich war schon ein paar mal vor Ort und kenne mich da aus, ist alles recht überschaubar.
Dann eine IT-Dokumentation Blanko erstellen.
Optimalerweise basierend oder erweiterernd der aktuellen Doku wenn es denn eine gibt.
Zumindest der Kunde hat keine, ob der Dienstleister eine hat (und die hergeben würde), ist Teil meiner Fragen.
Dann hat man eine Liste oder Dokument wo Platzhalter sind und man weiß was fehlt.

Wenn Dir aber keiner erzählt das auf zwei PCs noch StarMoney drauf ist, kann man da wenig machen.

Wenn es gut läuft fängst Du mit einem Informationsstand von ca. 90% an. Wenn es schlecht läuft eher mit 50%.
Immer daran denken. Der Kunde selber hat es versäumt eine aktuelle Dokumentation erstellen zu lassen.
Ist Ähnlich deinem Aktuellen Fall ein FullService, der Kunde hat nichtmal Zugangsdaten.
Ich werde, sobald das System dann unter meiner Fuchtel ist, dann aber eine vollständige Doku erstellen, die auch an den Kunden geht.
Oder das dem Kunden zumindest anbieten.


Zitat von @Kraemer:Ob du planlos bist unterwegs bist, lässt sich nach einem Post schwer sagen. Besonders professionell scheinst du aber nicht zu sein. Fast alle deiner Fragen hättest du klären müssen, bevor du eine Aussage dazu machst, ob du einen Kunden übernimmst! Selbst die Netzwerkdoku lässt man sich vorher vom Kunden geben. Wenn man sich dann dazu entschließt, einen Kunden zu übernehmen, benötigt man schlicht nur noch die Zugangsdaten / Passwörter. Bei allen anderen Themen sollte man sich da schon zu >90% sicher sein, dass man sie im Griff hat!
Ich denke von Kunden hätte ich sogar was bekommen, so denn er denn was hätte.
Aber ich wunder mich grade schon etwas:
Ich bin, bis ich eine Vertrag mit dem Kunden habe, ein Außenstehnder. Und an solche gibt man i.d.R. nix raus. Schon gar keine Konfigurationen und Netzwerkdokus.
Zumindest die wirklich interessanten Dinge aus minem Fragenkatalog würde ich als sensitive Infos einstufen, die ausser den Kunden und den aktuellen Deinstleister, niemanden etwas angehen.
Ansonsten bin ich mir natürlich sicher, dass ich dem System gewachsen bin, sonst hätte ich das nicht angeboten, bzw. hätte nicht eingewilligt, das zu übernehmen.
Für diese Einschätzung reicht mir aber das grobe Wissen um die eingesetzten Technologien und den Umfang.


Zitat von @H41mSh1C0R:^^
@to:
Ich stemme zwar keine Kunden freiberuflich allein, allerdings innerhalb meiner dienstlichen Projekte durfte ich die ein oder Umgebung übernehmen. Die Kommunikation war i.d.R. auch mehr als schleppend und i.d.R. gehen einige Tage für die IST-Analyse drauf. Im Idealfall vorort beim alten Dienstleister und Kunden.

Am Ende des Tages ist es aber an einem Selber nichts zu vergessen.
Der Kunde ist zuversichtlich, dass der alte Dienstleister kooperiert. Ich hoffe er hat Recht.
IST-Analse ist aber in jedem Fall zu tun, je nach was ich bekomme mehr, oder weniger.

Das ist der aktuelle Stand, morgen kommt bestimmt noch mehr dazu. Anmerkungen sind natürlich willkommen:
http://pastebin.com/KviJwvpj
Das ist zunächst mal nur ein Fragenkatalog, den wir an den alten Dienstleister richten wollen.
Übergabe vom System und Passwörtern etc. wird dann natürlich gesondert protokolliert und gegen gezeichnet.