Top-Themen

AppleEntwicklungHardwareInternetLinuxMicrosoftMultimediaNetzwerkeOff TopicSicherheitSonstige SystemeVirtualisierungWeiterbildungZusammenarbeit

Aktuelle Themen

Administrator.de FeedbackApache ServerAppleAssemblerAudioAusbildungAuslandBackupBasicBatch & ShellBenchmarksBibliotheken & ToolkitsBlogsCloud-DiensteClusterCMSCPU, RAM, MainboardsCSSC und C++DatenbankenDatenschutzDebianDigitiales FernsehenDNSDrucker und ScannerDSL, VDSLE-BooksE-BusinessE-MailEntwicklungErkennung und -AbwehrExchange ServerFestplatten, SSD, RaidFirewallFlatratesGoogle AndroidGrafikGrafikkarten & MonitoreGroupwareHardwareHosting & HousingHTMLHumor (lol)Hyper-VIconsIDE & EditorenInformationsdiensteInstallationInstant MessagingInternetInternet DomäneniOSISDN & AnaloganschlüsseiTunesJavaJavaScriptKiXtartKVMLAN, WAN, WirelessLinuxLinux DesktopLinux NetzwerkLinux ToolsLinux UserverwaltungLizenzierungMac OS XMicrosoftMicrosoft OfficeMikroTik RouterOSMonitoringMultimediaMultimedia & ZubehörNetzwerkeNetzwerkgrundlagenNetzwerkmanagementNetzwerkprotokolleNotebook & ZubehörNovell NetwareOff TopicOpenOffice, LibreOfficeOutlook & MailPapierkorbPascal und DelphiPeripheriegerätePerlPHPPythonRechtliche FragenRedHat, CentOS, FedoraRouter & RoutingSambaSAN, NAS, DASSchriftartenSchulung & TrainingSEOServerServer-HardwareSicherheitSicherheits-ToolsSicherheitsgrundlagenSolarisSonstige SystemeSoziale NetzwerkeSpeicherkartenStudentenjobs & PraktikumSuche ProjektpartnerSuseSwitche und HubsTipps & TricksTK-Netze & GeräteUbuntuUMTS, EDGE & GPRSUtilitiesVB for ApplicationsVerschlüsselung & ZertifikateVideo & StreamingViren und TrojanerVirtualisierungVisual StudioVmwareVoice over IPWebbrowserWebentwicklungWeiterbildungWindows 7Windows 8Windows 10Windows InstallationWindows MobileWindows NetzwerkWindows ServerWindows SystemdateienWindows ToolsWindows UpdateWindows UserverwaltungWindows VistaWindows XPXenserverXMLZusammenarbeit

öffentliche Ordner für Workgroup Email Versand nur bedingt tauglich?

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: Figment

Figment (Level 1) - Jetzt verbinden

30.01.2010, aktualisiert 18.10.2012, 7476 Aufrufe, 12 Kommentare

Nachdem ich fast alle Beiträge über öffentliche Ordner gelesen habe und meine Fragen irgendwie immer mit angesprochen wurden aber nie ganz geklärt sind, hier nun gesammelt

In meiner Firma möchte ich Sammelemails (Ebay@..., Kaufinteresse@... usw) an einen öffentlichen Ordner senden um diese von dort aus durch die Mitarbeiter bearbeiten zu lassen.
Der Sinn dahinter ist einfach, jeder der sich zuständig fühlt kann eine Mail beantworten und traumhafterweise sehen die Anderen das die Mail beantwortet wurde. Zusätzlich könnte man noch eine Outlook Regel auf jedem Clienten erstellen, das eine Kopie der Antwort wieder an den öffentlichen Ordner gesendet wird. So sehen alle Mitarbeiter immer die kompletten Vorgänge und müssen nicht ständig fragen: Hast Du die Mail schon beantwortet?

Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?
(mir geistert ein Begriff "Sharepoint Service" im Hinterkopf herum und die Ansage von MS öffentliche Ordner nur bis 2015 zu unterstützen....)

Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den Emails angezeigt. Ist das wirklich so, oder mache ich was falsch? Das würde den ganzen Zweck der Aktion ad absurdum führen......eine Selbstverständlichkeit...... Schön ist allerdings, das als Absender tatsächlich der Mitarbeiter genommen wird und nicht die Emailadresse des Ordners, eigentlich auch eine Selbstverständlichkeit.


Frage 3: Sichtbarkeit der öffentlichen Ordner auf dem Outlook 2007 Client
Microsoft empfiehlt öffentliche Ordner in den Outlook Clients zu erstellen (hab ich in einem meiner Microsoft Press Bücher SBS 2008 gelesen).
Hab ich gemacht (Client Computer - Outlook 2007),
Ordnerliste-> alle öffentlichen Ordner-> neu
Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
-> Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!

Ist irgendwie umständlich, oder mach ich was falsch?

Außerdem lässt der sich nicht umbenennen und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste verschwunden. Der tauchte auch nicht mehr auf als ich wieder online mit dem Echange Server verbunden war. Ich musste den wieder erst zu den Favoriten Ordnern hinzufügen........

Achso, Systemkonfiguration: SBS 2008, SmartPOP2 für IMAP Abholung der Emails, Outlook 2007 Clients mit Win7 professional


Grüße aus Berlin
Mitglied: AndreasBrecht
31.01.2010 um 07:35 Uhr
Ich würde für das mit einem Postfach machen, auf das den Mitarbeitern vollzugriff gewährt wird. Das hat gegenüber dem öffentlichen Ordner den Vorteil, dass es wie ein Postfach funktioniert (ach was ). Allerdingsbedeutet es etwas mehr Aufwand, weil die Mitarbeiter das Postfach in Ihrem Outlook anbinden müssen (aber das kriegen die meisten hin, wenn man es Ihnen 3-4 mal erklärt hat).
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010, aktualisiert 18.10.2012
Guten Morgen und Danke für die Antwort.

Tja, also öffentliche Ordner sind keine Postfächer, klar das die auch nicht so funktionieren. Da war wohl mehr der Wunsch Vater des Gedanken

öffentliche Postfächer, ist es das hier was Du meinst:
http://www.administrator.de/wissen/howto-ein-exchange-postfach-mit-eine ...

klingt irgendwie furchtbar kompliziert und ist es beim ersten Mal vermutlich auch.
Bitte warten ..
Mitglied: maretz
31.01.2010 um 09:37 Uhr
Moin,

ich würde EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (ggf. ein Mitarbeiter "Ebay", ein Mitarbeiter "Kaufintresse" usw...) geben. Technisch spricht nichts gegen deine Lösung. Aber jetzt kommen wir mal zum Praktischen: Ich habe via Ebay etwas bei euch gekauft und da ist nen bisserl was schief gelaufen -> kann ja mal passieren. Also schicke ich eine zimlich unangenehme Mail an ebay@... Bei dir sitzen 20 Leute die Zugriff auf dieses Postfach haben. WER fühlt sich jetzt für diese Email verantwortlich? Wer beantwortet mein Anliegen und macht sich selbst ggf. noch etwas mehr Mühe - wenn daneben die Mail liegt bei der es um einen simplen Auftrag geht? Dasselbe gilt für "Kaufintresse": Ich habe das Intresse bei euch nen Holzbrett zu kaufen. Allerdings bitte mit Vorbohrung für 8,21mm Gewindeschraube, Material muss aus 62,3% Eiche, 21,34% Fichte und der Rest nen buntes Gemisch aus Tiermehl sein. So - wer bei euch (sofern ihr Holzplatten verkauft...) geht jetzt hin, nimmt sich die Email und bearbeitet diese? Wer geht ans Telefon und telefoniert die Lieferanten ab ob ihr das hinbekommt?

Gibst du aber EINEM Mitarbeiter dieses Postfach (und die anderen können z.B. via Stellvertreter-Funktion darauf zugreiffen) dann ist diese Person für die Bearbeitung zuständig. Die kann das selbst erledigen oder deligieren -> aber es ist immer EINE (und GENAU EINE) Person für die Beantwortung zuständig. Du kannst dir also sicher sein das diese Mail beantwortet/bearbeitet wird - oder du hast eben genau eine Person die du dafür zur Verantwortung ziehst.

Weiterhin hast du bei der Hauptperson natürlich auch noch gleich die Benachrichtigung über neue Emails usw. -> d.h. man kann nicht sagen das man so im Stress war das man das nicht mitbekommen hat. Es wäre nur möglich das man mit anderen Anfragen so beschäftigt war das man nicht zum Antworten kam (und das auch nicht deligiert werden konnte da es sich um die Bestellung von 200 Vibratoren "Extra-Large" auf die Adresse der eigenen Freundin handelt o.ä.). In dem Fall muss man prüfen wie man das abstellen kann. Wenn du das ganze aber in nen Gruppenpostfach stellst dann kannst du da im Büro mit ner Peitsche durchlaufen - und du hörst von jedem "ich dachte der Herr/die Frau XYZ kümmert sich bereits darum" und jeder zeigt auf den nächsten... Wer ist hier also verantwortlich?
Bitte warten ..
Mitglied: GuentherH
31.01.2010 um 10:46 Uhr
Hallo.

Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?

Ja, das ist der richtige Weg (Öffentliche Ordner können dann später auch in die Sharepoint Services übernommen werden) - siehe auch

Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den Emails angezeigt

Ja. Hier ist es am einfachsten mit den Nachverfolgungskennzeichen zu arbeiten. Wenn diese (die einzelnen Farben) auch noch den Mitarbeitern zugeordnet sind, dann ist auf sehr einfache Art zu erkennen, wer das E-Mail bearbeitet hat.

Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!

Das ist eine Eigenheit, mit der man leider leben muss. Warum das nur bei den E-Mail Ornder so ist, konnte mir bis jetzt keiner erklären

Außerdem lässt der sich nicht umbenennen

Sind die benötigten Rechte dazu vorhanden?

und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste verschwunden

Aktiviere in den Exchange Konteneinstellungen, dass Öffentliche Ordner Favoriten auch Offline verfügbar sind.

LG Günther
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010 um 11:06 Uhr
Danke maretz für die ausführliche Erläuterung. Das ist natürlich völlig richtig.

Nun aber zur Struktur meiner Firma, es sind genau 3 Mann inkl. mir die diese Emails bearbeiten, wobei sich die beiden Anderen um 14 Uhr awechseln.
D.h., es ist eigentlich genau geregelt wer was wann macht. Ich, der Chef, fasse nur was an wenn mir schon klar ist die Anderen werden das bestimmt nicht machen, bei komplizierten Anfragen oder so.
Jetzt frage ich ständig, auch per Telefon nach, ob die Mails schon beantwortet sind. Das will ich mir sparen, indem ich auch im OWA oder per Exchange Anbindung meines iPods sehen kann, aha da hat sich jemand drum gekümmert, weil ich entweder am Piktogramm erkennen kann das genatwortet wurde oder gar die Antwortkopie in dem Ordner oder Postfach sehe.

Alles kann also nur besser werden, im Vergleich zu jetzt

Wie genau würde denn die Deligierung an die Mitarbeiter erfolgen? Schieb ich die Mail in deren Postfach?
Das mit mir als Hauptverantwortlichen ist vermutlich auch die beste Lösung, da ich sowieso immer alle Fäden in der Hand haben muss.

Ich muss mich kurz mal erklären, wie lange ich schon einen Server administriere und soviel frage:
seit genau 4 Wochen und das aber 4-5 Stunden täglich. Ich habe einen SBS 2008 neu aufgesetzt und auf de gleichen Maschine noch per Hyper-V einen Server 2008 Std. für die Remote Desktop Arbeit mit meiner kaufmännischen Software
Ein Freund von mir hat eine große EDV Firma mit genau diesen Tätigkeiten, seine Hilfe habe ich aber schon überbeansprucht mit der Installation dieser ganzen Technik.
Ich hatte mir das etwas unkomplizierter vorgestellt, allerdingshabe ich auch Erfahrung in allen PC und Mac Welten und mache das schon mehr oder weniger durchgängig seit 25 Jahren, allerdings das ich mich an einen komplexen Serveraufbau wage ist neu. Meinen bisherigen 2003 Server habe ich bei meiner Firmengründung vo 5 1/2 Jahren "nur" ganz schnell als Server für mine Firmensoftware installiert und für die Faxsoftware. Komplett ohne AD sondern nur als Workgroup, aus Zeitgründen weil eine Firmenübernahme eine Menge andere Probleme mitbringt. Den Neuaufbau des Servers schiebe ich also schon ca. 5 Jahre vor mir her. Hat mir allerdings auch eine Migration von 2003 auf 2008 erspart ;) und die Umgewöhnung der Bedienung

Jetzt hangele ich mich ducrh das Forum und hab etliche Bücher neben mir zu liegen, aber sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.

Ich bin also für jeden Tip dankbar um dann evtl. gleich die richtigen Informationen aus den Büchern zu saugen.
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010 um 11:22 Uhr
Hallo Günther,
Danke für die Antworten, die kamen als ich grade auf maretz genatwortet habe

Aha also doch öffentliche Ordner, wobei das mit den Postfächern auch sehr funktionabel klingt.

> Frage 1: Ist das der richtige Weg um innerhalb eines Teams Sammelemails zu bearbeiten?

Ja, das ist der richtige Weg (Öffentliche Ordner können dann später auch in die Sharepoint Services übernommen
werden) - siehe auch
habe ich fast vermutet, dann werde ich mich da mal Einlesen

> Frage 2: offensichtlich wird bei der Beantwortung aus dem Ordner heraus kein "beantwortet" Piktogramm vor den
Emails angezeigt

Ja. Hier ist es am einfachsten mit den Nachverfolgungskennzeichen zu arbeiten. Wenn diese (die einzelnen Farben) auch noch den
Mitarbeitern zugeordnet sind, dann ist auf sehr einfache Art zu erkennen, wer das E-Mail bearbeitet hat.
das werde ich mal ausprobieren. Irgendwelche Tips dazu? Gibts da Fallen?

> Wie taucht der nun in der Favoritenliste ganz oben auf?
> Ordner zu den Favoriten hinzufügen, klar, aber dann ist der immer noch nicht da, also:
> in den Favoriten -> Ordner zu den Favoriten Ordnern hinzufügen, voila!

Das ist eine Eigenheit, mit der man leider leben muss. Warum das nur bei den E-Mail Ornder so ist, konnte mir bis jetzt keiner
erklären

> Außerdem lässt der sich nicht umbenennen

Sind die benötigten Rechte dazu vorhanden?
ja, ich bin sowieso über all Admin. Umbenenn geht in Grenzen, es bleibt immer das Anhängsel " bereitgestellt aus ..." oder so ähnlich. Ich sitze grad zuhause und kann das nicht genau überprüfen, die Ordner sind schon wieder weg aus Outlook Favoriten (und der Remote Zugfriff auf den Server geht immer noch nicht weil irgendwas mit den Zertifikaten nicht stimmt Das ist aber ne andere Baustelle )

> und als ich mit diesem Rechner offline war und auf den Favoriten Ordner geklickt habe ist der aus der Favoriteordner Liste
verschwunden

Aktiviere in den Exchange Konteneinstellungen, dass Öffentliche Ordner Favoriten auch Offline verfügbar sind.

vermutlich auf dem Server und nicht im Client Outlook?
LG Günther



Bitte warten ..
Mitglied: AndreasBrecht
31.01.2010 um 12:01 Uhr
Naja so ähnlich

Du kannst das ganze aber auch einfacher haben, indem Du die Berechtigungen für das "öffentliche" Postfach direkt in der ADS Management Konsole für die Mitarbeiter setzt (du musst dazu die erweiterten Funktionen aktivieren, dann wird in den Eigenschaften des Benutzers eine weiter Registerkarte angezeigt). Das hat den Vortel, dass es für das gesamte Postfach gilt, während die Vergabe der Rechte am Client immen nur auf den entsprechenden Ordner wirkt (die Vererbung ist analog zu Berechtigungen im Dateisystem, d.h. neue Objekte erben von oben, aber bestehende sind außen vor, und man kann mit Outlook die Vererbung auf bestehende Objekte -im Gegensatz zum Dateisystem auch nicht erzwingen).

Oh und BTW: ich bezweifle, dass das Verfahren mit Nachverfolgungskennzeichen den Anforderugen des realen Lebens gewachsen ist. Oder auf Deutsch, das geht nicht lange gut und macht nur Ärger der Art "Warum hast Du das Zeichen nicht gesetzt, Du Depp?
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010 um 12:40 Uhr
Zusammenfassend läßt sich also folgendes sagen:

öffentliche Ordner wären ein Weg,

- allerdings muss man offensichtlich Nachverfolgungs-Funktionalitäten manuell aktivieren (ist ja kein Postfach mit den Postfach üblichen Piktogrammen -> "beantwortet")
- wird es diese in 5 Jahren nicht mehr geben (ist noch ne Weile hin) , wird durch Sharepoint Services ersetzt
- sollte ich mich vieleicht gleich mit den Sharepoint Services beschäftigen

öffentliche Postfächer sind der zweite Weg,

- sind vieleicht schwieriger zu administrieren (?)
- bieten automatische Kennzeichnungs- und Nachverfolgungskennzeichen
- haben offensichtlich Chef und Deligierten Funktionen


Ist das richtig zusammengefasst?

Ich werde mal bei den Sharepoit Services nachlesen was die denn so alles bewerkstelligen können.


Apropos Sharepoint:

brauche ich dazu eine SharePoint Server in der Firma?

EDIT:
selbst beantwortet, SharePoint Server 2007 erweitert die im SBS 2008 enthaltenen Sharepoint Services
Bitte warten ..
Mitglied: AndreasBrecht
31.01.2010 um 12:56 Uhr
Bis auf den Teil mit dem "Postfächer sind schwieriger zu administrieren". das Problem ist eher, dass sich die wenigsten Benutzer merken können, wie man zusätzliche Postfächer in seinem Outlook-Profil anhängen kann.
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010 um 13:16 Uhr
macht man das nicht als Administrator eh selbst einmal an allen Clients?

Ok, ich hab ne kleine Firma, da wirds warscheinlich einfach so gemacht, bei 10 und mehr Clients wirds warescheinlichfür den Admin schwieriger
Bitte warten ..
Mitglied: AndreasBrecht
31.01.2010 um 13:37 Uhr
Bei uns kriegen die Benutzer so lange den Arm auf den Rücken gedreht, bis sie es selbst können
Im Ernst: zum Glück sind das auch bei uns (wir haben so um die 2000 Postfächer) nur ein paar Postfächer, die von mehreren Benutzern verwaltet werden. Und irgendwann hat das auch der letzte Vertriebsfuzzi gespannt wie's geht.
Bitte warten ..
Mitglied: Figment
31.01.2010 um 13:51 Uhr
Das ist ja mal ne Antwort!

Klare Sache, ich werde das bei meinen 2 Hanseln aber natürlich selber machen, die sind schon mit der normalen Arbeit "überfordert" ;) reicht schon wenn die sich auf die neue Arbeitsweise umstellen müssen........

Ich werde das wohl mit den Postfächern, also neue Nutzer Ebay und Kaufinteresse anlegen, machen, dann funktioniert das wenigstens gleich und automatisch

Die Nummer mit den öffentlichen Ordnern, bzw. SharePoint Services werde ich mal nach hinten verschieben, hab genug andere Baustellen. Hab mir das grade mal komplett durchgelesen, klingt extrem verlockend, aber das wird mich dann wohl das nächste Jahr beschäftigen.

Jetzt muss ich erstmal den Remote Zugriff von zu Hause hinbekommen. OWA geht, https:/.../remote auch (allerdings mit roter Adresszeile) aber der Zugriff auf den Server wird mit Zerifikatsfehler abgebrochen. Die Einbindung meines iPod Touch mit Exchange hat sofort und problemlos funlktioniert. Ich versteh das nicht....

EDIT:
ich erstelle eine neue Frage dazu
Bitte warten ..
Neuester Wissensbeitrag
CPU, RAM, Mainboards

Angetestet: PC Engines APU 3a2 im Rack-Gehäuse

(1)

Erfahrungsbericht von ashnod zum Thema CPU, RAM, Mainboards ...

Ähnliche Inhalte
Exchange Server
Office 365 öffentliche ordner email (1)

Frage von meister00 zum Thema Exchange Server ...

Mac OS X
Öffentliche Ordner in Outlook für Mac verschwinden

Frage von stefts zum Thema Mac OS X ...

Exchange Server
gelöst Exchange-Transport-Regel für Kopie gesendeter Mails in Öffentliche Ordner (1)

Frage von ex-166 zum Thema Exchange Server ...

Exchange Server
gelöst Öffentliche Ordner aus gecrashtem Exchange 2003 zurück holen (21)

Frage von Larz zum Thema Exchange Server ...

Heiß diskutierte Inhalte
DSL, VDSL
DSL-Signal bewerten (13)

Frage von SarekHL zum Thema DSL, VDSL ...

Switche und Hubs
Trunk für 2xCisco Switch. Wo liegt der Fehler? (9)

Frage von JayyyH zum Thema Switche und Hubs ...

Windows Server
Mailserver auf Windows Server 2012 (9)

Frage von StefanT81 zum Thema Windows Server ...

Backup
Clients als Server missbrauchen? (9)

Frage von 1410640014 zum Thema Backup ...