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Access beim Import auf richtigkeit der Daten überprüfen

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: chrislm

chrislm (Level 1) - Jetzt verbinden

02.07.2012 um 10:55 Uhr, 2958 Aufrufe, 7 Kommentare

Hallo.
Ist es möglich das, wenn ich Bestellungen importiere die Artikel auf richtigkeit überprüfe? bzw. ob sie richtig geschrieben wurden? Es gibt in Access eine Tabelle nur mit den Artikeln, kann ich diese wie so eine Art rechtschreibkorrektur mit der zu importierenden Datei abgleichen lassen...?
Das Problem ist folgendes:
Oftmals sind in dem Import Rechtsschreibfehler drinn die ich gerne Automatisiert entfernt hätte. Das Problem ist, das jeder Artikel so eine art ID hat und er kann sie nur zuweisen wenn der Artikel auch so heißt wie in der Tabele in der die Artikeln stehen.

Mitglied: NetWolf
02.07.2012 um 12:31 Uhr
Moin Moin,

genau, die ID ist das Entscheidende, anhand dieser führst du vor dem Import eine Aktualisierung der Artikelbezeichungen aus.

Wobei ich dann nicht verstehe, warum du dann noch die Artikelbezeichungen mit importierst.
Was ist bei neuen Artikeln? Da gibt es keine Entsprechung in deiner Tabelle! Also ist da keine Korrektur möglich.

Hmm, irgendwie ist mir das "Konstrukt" noch nicht klar genug.


Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: chrislm
02.07.2012 um 13:10 Uhr
Das Problem ist, das die Externen Dienstleister uns nur Exceltabellen senden die wir Einspielen. In Dort haltens sie nur den Artikel fest, den sie verkauft haben. Sie haben aber von uns keine Internen IDs. Wir gleichen nur über den Artikelnamen ab.
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Mitglied: wisi01
02.07.2012 um 13:41 Uhr
Irgendwie versteh ich das Problem noch nicht so richtig aber ich würde mal folgenden Lösungsvorschlag versuchen:
soweit mir bekannt hatt auch das Kalkulationsprogram Excel (welches vielfach als Datenbank missbraucht wird) eine funktionierende Rechtschreibprüfung. Ich würde also zurerst diese Rechtschreibprüfung durchlaufen lassen und dann eine kleine VBA-Routine zum Import der Daten in Access. Da die Daten nur über den Artikelnamen abgeglichen werden darf angenommen werden, dass dieser absolut eindeutig ist (= eindeutiger Index).

Hab hier aber jetzt wirklich nur in meine Glaskugel geschaut - genaues kann man sicherlich erst nach Kenntnis der Datenbankstruktur sagen.
Wisi01
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Mitglied: chrislm
02.07.2012 um 14:47 Uhr
Genau, nehmen wir mal an, es wäre die Computerbild, steht in der Tabelle computerbild (klein geschrieben) oder es fehlt ein Buchstabe, wir das nicht mehr erkannt...
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Mitglied: NetWolf
02.07.2012 um 16:26 Uhr
Wie Rechtschreibfehler aussehen ist klar. Das dann die Zuordnung nicht mehr passt ist auch klar.
So macht man das ja auch nicht

Wie schon mehrfach gesagt: es ist wichtig einen eindeutigen INDEX zu haben, damit die Zuordnung auch unabhängig von Rechtschreibfehlern erfolgen kann.
Das wäre z.B. die Artikelnummer. Über diese könntest du dann immer sicherstellen, dass der richtige Artikel zugeordnet wird in deiner DB.

In Excel könntest du ein Mappe fertig machen (und deinen Kunden/Mitarbeitern zur Verfügung stellen), in der als letzte Tabelle deine Artikelliste mit allen nötigen Angaben ist. Per Pulldown Felder könnte man dann darauf referenzieren und würde gleich die richtigen Daten in die Zellen bekommen.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: chrislm
02.07.2012 um 16:46 Uhr
Die Idee ist vielleicht garnicht schlecht... Es sind etwas über 100 unterschiedliche Artikel, kann ich, wenn ich in einem Excelfeld nach etwas suche das richtige Feld angezeigt bekommen..? oder anders gesagt, wenn ich in ein Feld computerbild eintrage Excel in einem Dropdownmen sagt das es Computerbild ist oder das ich nur "Computer" eingebe und er mir dann Computerbild vorschlägt?
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Mitglied: wisi01
02.07.2012 um 17:22 Uhr
Ich würde die etwa 100 Artikel nach Excel kopieren und dort in einer "unsichtbaren Spalte" ablegen. Für den weiteren Weg sollte dir die Excel-Hilfe mit dem Suchbegriff "Dropdown" weiterhelfen. Es ist durchaus möglich, dass z.B. in Spalte A dann nur jene Begriffe eingetragen werden, die sich auch in der (ausgeblendeten) Spalte XY befinden. Daduch kann der User gar keine Rechtschreibfehler mehr machen da er ja sowieso nur das eintragen kann, was vorgegeben ist.

Aber wie bereits gesagt: Excel ist ein Kalkulationsprogramm - keine Datenbank.
Wisi01
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