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Add-in f. Outlook 2010 (Abspeichern von Emails als Datei)

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: renarena

renarena (Level 1) - Jetzt verbinden

07.04.2013 um 20:53 Uhr, 4646 Aufrufe, 10 Kommentare, 2 Danke

Hallo zusammen,

ein Bekannter legt seine Office-Dateien "konservativ" in einer entsprechenden Ordnerstruktur ab. Nun möchte er seine Emails ebenfalls in der genannten Ordnerstruktur als Datei(!) ablegen. Das ganze sollte nun auch noch einigermaßen automatisiert ablaufen. Öffnet er eine Email im Outlook, soll sinnvollerweise ein paar Sekunden später eine Art Maske erscheinen, die zum Anspeichern der Email auffordert. In dieser Maske müsste er dann per Auswahliste den Ablageort und den Dateinamen eingeben können.

Hat jemand eine Idee, ob es sowas als fertiges Add-in gibt oder wie man sowas einfach umsetzen kann?

Vielen Dank

Bernd
Mitglied: keine-ahnung
07.04.2013 um 21:16 Uhr
Hi,

ich nehme an, eine Diskussion über Sinn und Unsinn des Vorhabens willst Du hier nicht führen?

Mein Acrobat kann das über sein Outlook add in, beschwert sich aber über die verordnete Arbeitslosigkeit .

LG, Thomas
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Mitglied: wiesi200
07.04.2013 um 21:16 Uhr
Hallo,

"Datei > Speicher unter"?

Kann man sich auch in die Schnellzugriffsleiste packen

oder nur F12 drücken.
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Mitglied: wiesi200
07.04.2013 um 21:17 Uhr
Zitat von keine-ahnung:
Hi,

ich nehme an, eine Diskussion über Sinn und Unsinn des Vorhabens willst Du hier nicht führen?

Na so lange es nicht auf Papier landet
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Mitglied: keine-ahnung
07.04.2013 um 21:21 Uhr
Zitat von wiesi200:
"Datei > Speicher unter"?
oder nur F12 drücken.

Boi, eh! Was das alles kann, voll krass
Wusste ich gar nicht, dass es sowas in Outlook gibt ... Prima! Was mache ich jetzt damit? Muss sich auf die Bank vom Acrobat-add in setzen

LG, Thomas
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Mitglied: wiesi200
07.04.2013 um 21:23 Uhr
Zitat von keine-ahnung:
> Zitat von wiesi200:
> ----
> "Datei > Speicher unter"?
> oder nur F12 drücken.

Boi, eh! Was das alles kann, voll krass

Noch besser, das geht sogar per Drag and Drop in den Explorer rein

Wir nutzten das gelegentlich um E-Mail's irgendwo Zentral in einer Projektakte abzulegen. Aber auch nur sehr selten.
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Mitglied: Dobby
07.04.2013 um 21:27 Uhr
Hallo,
das mit den Office Dokumenten im Allgemeinen ist ja noch verständlich, aber das er da die Emails auf rein speichern möchte ist doch wohl nicht sein ernst oder?

An der Rechten Seite bei Outlook unter Posteingang kann er sich wunderbar selber Ordner genau so wie Unterordner anlegen und diese dann automatisch mit den Mails füllen lassen unter der Verwendung von
selber definierten Regeln und die MS Outlook .PST Datei wird dann ja auch regelmäßig bei dem Backup mit gesichert und gut ist es.

Alternativ kann man über ein Dokumentenmanagement System oder eine Dokumentenmanagement Software nachdenken unter der man dann alles speichert und auch wiederfindet, doch das beißt sich mit der "konservativen" Ablagetechnik Deines Kollegen, obwohl ich das auch so mache.

Firma / Projekt oder Vorgang / Aktenzeichen für Office Dokumente
Posteingang / Firma / Projekt oder Vorgang / Aktenzeichen für Emails

Ok ich benutze auch zusätzlich einen Archivordner, damit die Outlook .PST Datei nicht so aufgebläht ist, aber das kann man bei Deinem Kollegen ja ruck zuck nachholen.

Des weiteren würde ich immer bei Emails selber einsortieren wollen und nie automatisch,
denn was ist wenn man mit demjenigen an mehreren Projekten arbeitet und/oder es nicht möglich ist immer
das selbe Aktenzeichen oder die jeweilige Projektnummer oder was auch immer in den Betreff zu schreiben.

Das mit dem automatisch hört sich immer gut an nur was ist wenn Dein Kollege nun zu drei verschiedenen
Vorgängen Mails erhält und es sind keine eindeutigen Identifikations- oder Zuordnungsmöglichkeiten gegeben
also mein Tipp die Mail in Ordner unter Posteingang und die restlichen Office Dokumente alle in seine
Ordner auf dem Rechner! Die Struktur kann ja die gleiche sein wie auf der HDD.

Und wenn Dein Kollege das nicht einsieht muss eben jemand mal den Mut haben und im das erklären
wie gesagt bei den restlichen Office Dokumenten ist das kein Thema aber bei den Emails hört der Spaß dann
auf. Nochmal ich sehe das auch nicht als "konservativ" an, denn ich mache das ja selber so und wenn ich
meine Kollegen sehe wenn da einmal jemand von der Revisionsabteilung etwas haben möchte und nachfragt
habe ich das mit schon ausgedruckt und die lieben Kollegen suchen sich immer noch einen "Wolf" weil
sie sich wieder verschrieben haben bei dem Stichwort oder der Projektnummer oder unter was auch immer die es im DMS abgelegt haben. Aber Emails packe ich lieber in verschiedene Ordner unter dem Posteingang.

Gruß
Dobby

P.S. Den Vorschlag von wiesi200 fand ich hinsichtlich der Fragestellung aber bis dato am besten. F12
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Mitglied: keine-ahnung
07.04.2013 um 21:29 Uhr
Zitat von wiesi200:
Wir nutzten das gelegentlich um E-Mail's irgendwo Zentral in einer Projektakte abzulegen. Aber auch nur sehr selten.
Ja, je länger ich darüber nachdenke - vermutlich gibt es tatsächlich Szenarien, wo das Sinn macht. Ab und an muss ich wohl doch mal einen Klimmzug machen um über den eigenen Tellerrand gucken zu können .

Ich habe mal (!!PREMIERE!!) eine email nebst Anhang mit dem Acrobat konvertiert - das sieht richtig schick aus ...

LG, Thomas
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Mitglied: renarena
07.04.2013 um 21:52 Uhr
Eigentlich wollte ich jetzt nicht diese Diskussion führen. Mir war vollkommen klar, dass das hier nicht ohne Diskussion abgehen wird. Glaub mir, ich habe mit allen Mitteln versucht, ihm dieses Vorhaben auszureden... ohne Erfolg. Klar ein DMS wäre die einzig richtige Lösung -> will er nicht.... hat halt kein Bock drauf. 100000 Unter-Ordner im Outlook hat er sowieso schon.... und jetzt will er die Emails halt auch noch in den entsprechenden Ordnern auf Dateiebene ablegen. Er meint halt, DAS wäre die einfachere schnellere und für ihn die bessere Lösung sehr schnell zu einem Vorgang alle entsprechenden Infos zu bekommen. IT-technisch absoluter Blödsinn, aber ich kann ihm das leider nicht ausreden.
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Mitglied: 2hard4you
07.04.2013 um 22:44 Uhr
Moin,

blödsinniges Vorhaben, aber Hilfe naht....

http://gangl.de/ - dort bei OLXMailMover schauen...

Gruß

24
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Mitglied: Dobby
08.04.2013 um 08:01 Uhr
Hallo,

der Link von @2hard4you ist doch da genau richtig für Deinen Kollegen!
Alternativ haben die noch den Mail Konverter im Angebot der sogar die Mail Header und auch die Anhänge mit einbettet in eine
PDF Datei die kann man dann auch ohne Outlook noch einmal durchlesen.

Na das war doch mal ein richtig guter Link!
+1 von mir.

Gruß
Dobby
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