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Archivierung

Mitglied: martinhaindl

martinhaindl (Level 1) - Jetzt verbinden

23.06.2011 um 22:10 Uhr, 2915 Aufrufe, 4 Kommentare

Suche eine einfache Lösung um eine NAS als Archivierung zu verwenden

Hallo!

Ich habe folgendes Szenario
Lieferscheine mit Barcodes werden gescannt. Die Software Barcode OCR erkennt den Strichcode und legt mir am Server eine PDF Datei ab, mit dem Inhalt des Strichcodes als Dateiname. Ein paar Wochen später müssen noch weitere gescannte Seiten der PDF Datei nachträglich angefügt werden. Dazu wird einfach die Datei im Archiv ergänzt. Da die Datei am Server bzw. NAS geändert wurde, soll die NAS automatisch eine Sicherung der Originaldatei erstellen und diese irgendwo ablegen.

Lange Rede kurzer Sinn. Sobald eine bestehende Datei auf der NAS geändert oder gelöscht wird soll die NAS automatisch die original Datei sichern bzw. in einen Ordnern kopieren und am besten vielleicht auch noch gleich ein LOG schreiben. Das OS der Buffalo NAS unterstützen zumindest des Sichern der Datei im Falle von Löschen, jedoch leider nicht im Falle des änderns.

Kenn jemand vielleicht eine solche NAS. Billighersteller bevorzugt. NAS soll nur den Inhalt auf eine zweite NAS spiegeln können, oder zumindest eine USB Sicherung unterstützen.
Alternativ käme auch ein kleines Programm in Frage, welches auf einem Windows Server läuft. Jedoch habe ich nicht vor ELO oder was auch immer zu kaufen.

Danke vielmals für eure Ideen im Voraus.

mfg
Martin Haindl
Mitglied: Anton28
24.06.2011 um 10:07 Uhr
Hallo Martin,

leider schreibst Du recht wenig zu Deiner Umgebung.
Wie groß ist die Firma ? (1 Mann, Handwerksbetrieb, oder oder oder )
Welches Archiv System ist im Einsatz ?
Welches ERP oder Buchhaltungssystem ist im Einsatz ?
Wieviele Belege werden gescannt ?

Das was Du beschreibst, ist eine Bastellösung ( Vermutung, da keine weiteren Angaben vorliegen)!

Hast Du das mit Deinem Steuerberater abgesprochen ?
Grundsätze der ordentlichen Buchführung ?
Zugriff des Finanzamtes auf Deine elektronischen Belege im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt ?
Hat dein Archivsystem eine Zulassung durch die Finanfzverwaltung ?

Sollte das nicht so sein, musst Du mit drastischen Strafen rechnen.

Gruß

Anton
Bitte warten ..
Mitglied: martinhaindl
24.06.2011 um 10:44 Uhr
Wir haben kein Archiv System im Einsatz. Die Ablage soll ausschließlich im Dateisystem erfolgen, aus diesem Grund bin ich ja auf der Suche nach einer guten Protokollierung bzw. Backup bei Löschen oder Änderung von Dateien.

Rechtlich sollte alles in Ordnung sein. Wir werfen die Originalbelege ja nicht weg sondern, werden diese einfach in Kartons ablegen. Und dann im Keller verstauben lassen. Es geht einfach um eine kostengünstige Lösung für uns intern. Und drum auch die Ablage im Dateisystem. Einfache Sicherung, Einfacher Dateizugriff aus ERP oder anderen Programmen, Volltextsuche mittels Microsoft Search, Automatisches OCR für Scanner usw. usw.

Einfach billig schnell ohne Archivierungsoftware.

Vielleicht hat noch jemand eine Idee.
Bitte warten ..
Mitglied: n.o.b.o.d.y
24.06.2011 um 14:07 Uhr
Hallo,

da Du einen Windowsserver hast, schau dir einfach das gute alte NT-Backup an. Das kann Vollsicherungen und auch inkrementelle Backups erstellen.
Bitte warten ..
Mitglied: Anton28
24.06.2011 um 17:01 Uhr
Hallo Martin,

ich will ja nicht lästig sein.

Aber wenn Du diese Belege nur im Karton verstauben lassen willst, hast Du trotzdem ein Problem mit dem Finanzamt bei einer Steuerprüfung. Du musst die Belege jederzeit wieder finden und den Vorgängen zuordnen können. (Stichwort: Ordnungsgemäße Buchführung)

Also nochmal:

Klär das mit Deinem Steuerberater genauestens ab.

Ansonsten kann es Dir oder Euch passieren, dass Ihr die bezahlte Vorsteuer nicht mehr in Abzug bringen könnt.
Oder, Oder, Oder.

Also beschäftige Dich im Detail damit, denn es gilt nocht immer der Grundsatz:
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht.

Nur weil etwas in der Anschaffung billig ist, ist es noch immer nicht das günstigste.

Gruß

Anton
Bitte warten ..
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