Aufgaben eines anderen Users Verwalten

Hallo,
wir haben folgendes Problem,
wir wollen bei uns Aufgaben, zwischen den Userern zuweisen.
Hier sollen alle Mitarbeiter ihre Aufgaben an den User IT senden.
Dieser Userer wird aber nirgendwo in Outlook geöffnet.
Jetzt sollen alle aus der IT diese Aufgaben sehen und sich untereinander zuweisen.

Ich hoffe ihr versteht was ich mein. Wenn nicht:

User_Problem: Schickt neue Aufgabe an User_IT
User_Leiter: Sieht in seinem Outlook die Aufgaben von User_IT und weist die Aufgabe von User_Problem an User_MitarbeiterIT
User_MitarbeiterIT: Erhält eine Aufgabe von User_IT
User_MitarbeiterIT: Stellt die Aufgabe fertig, meldet diese als Fertig und User_Problem bekommt die Mail das die Aufgabe fertig ist.


Die soll bewirken, dass der User_Leiter, immer sehen kann welche Aufgaben noch Offen sind und wer diese Bearbeitet.

Weis jemand wie man soetwas umsetzen kann?

Das probelm was wir im moment haben, dass man als User_Leiter einfach keine möglichkeit hat die Aufgaben von User_IT an die anderen zu vereilen.

Ich hoffe jemand kann mir möglichst schnell Helfen.

Viele Dank

Stefan