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Benachrichtung bei neuen Emails in einem ÖFFENTLICHEN ORDNER

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: renarena

renarena (Level 1) - Jetzt verbinden

16.07.2013, aktualisiert 06:36 Uhr, 1290 Aufrufe, 5 Kommentare

Hallo zusammen,

ein Kunde von mir hat ein MFP. Dieser MFP empfängt Faxe und leitet diese als Email in einen Öffentlichen Ordner "FAX-Eingang" weiter. Da der Kunde eine standing wechselnde Schar von Abendsekretärinnen hat, möchte er die bisherige Konfiguration so geändert haben, dass bei eingehenden Nachrichten (Faxe) in den Ordner FAX-Eingang eine explizite Benachrichtigung an die jeweilig grad aktive Sekretärin erfolgt.

Hat jemand eine Idee, wie man so etwas recht einfach umsetzen kann.

Bei der Stammsekretärin habe ich das bisher so gelöst, das diese eine Kopie der entsprechenden "FAX-Email" erhält.... DAS kann aber nicht wirklich eine Lösung sein.

Hintergrund: Offensichtlich ist es wohl ziemlich schwer, hier und da mal periodisch in den entsprechenden Ordner FAX-Eingang im Outlook zu schauen........

Umgebung: SBS 2011 + Outlook 2010

Vielen Dank im voraus für Eure Beiträge

Bernd
Mitglied: keine-ahnung
16.07.2013, aktualisiert um 08:07 Uhr
Zitat von renarena:
Hi,
Da der Kunde eine standing wechselnde Schar von Abendsekretärinnen hat
Abendsekretärin? Das Wort muss ich mir unbedingt merken !
Hintergrund: Offensichtlich ist es wohl ziemlich schwer, hier und da mal periodisch in den entsprechenden Ordner FAX-Eingang im
Outlook zu schauen........
Ja. Ist es! Insbesondere für Abendsekretärinnen ....

Geht mit Bordmitteln nicht. Ich kenne auch keine add in, welches dies bewirkt ... Was jetzt aber wieder nichts heissen muss.

LG, Thomas

p.s.: Abendsekretärin - einfach zu schön
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Mitglied: renarena
16.07.2013 um 08:10 Uhr
@thomas: "Abendsekretärin".... ist doch ein ganz normaler Begriff.... es sei denn man(n) hat da irgendwelche "Systembedingte Assoziationen"
Bitte warten ..
Mitglied: keine-ahnung
16.07.2013 um 08:37 Uhr
Zitat von renarena:
es sei denn man(n) hat da irgendwelche "Systembedingte Assoziationen"
Ooops, tatsächlich ... nachdem ich mich kurz resettet habe, ist Abendsekretärin wieder ein ganz normaler .... nee, doch nicht !

LG, Thomas
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Mitglied: goscho
16.07.2013, aktualisiert um 10:03 Uhr
Moin Leute,

ich hätte folgende Vorschläge:

1. Aus dem ÖO einen moderierter Ordner machen und die "Abendsekretärinnen" in einen Verteiler gesteckt, welcher bei Ankunft neuer Objekte in diesen Ordner informiert wird (ich glaube aber, dass nur Weiterleitungen möglich sind).
2. Eine Aufgabe erstellt, die jeden "Abend" aufpoppt, dass bitte der Fax-Ordner zu überprüfen ist.
3. Den Fax-Ordner bei allen "Abendsekretärinnen" zu den Favoriten hinzufügen und dann werden diese durch die Anzahl neuer Nachrichten neben dem Ordnernamen informiert, dass neue Faxe eingegange sind, welche gelesen werden sollten.
4. Einfach die Sekretärinnen einweisen, dass ein Ordner existiert, dessen Inhalt überprüft werden muss.

Ich würde 3 und 4 kombinieren und gut ist es.

Schönen sonnigen Arbeitstag noch
Goscho
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Mitglied: keine-ahnung
16.07.2013 um 10:11 Uhr
Zitat von goscho:
4. Einfach die Sekretärinnen einweisen, dass ein Ordner existiert, dessen Inhalt überprüft werden muss.
Ich würde aus dem einweisen ein anweisen machen ... und man spart sich alle Verrenkungen. Läuft bei mir nicht anders, einschliesslich e- und voicemail und wird mindestens stündlich kontrolliert (hoffe ich )

LG, Thomas
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