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GELÖST

Braucht man für Serienbriefe unter Word 2010 zwingend Microsoft Access?

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: departure69

departure69 (Level 2) - Jetzt verbinden

12.04.2013, aktualisiert 08:23 Uhr, 5480 Aufrufe, 26 Kommentare

Hallo

Ich kämpfe gerade mit folgender Situation, und man erwartet eine Lösung von mir:

Chef hat 2 Schreibkräfte, die den ganzen Tag nichts anderes tun als Tippen, sowohl für den Chef, als auch für andere Führungskräfte und auch für ein paar Sachbearbeiter.

Häufig müssen die beiden auch Serienbriefe erstellen.

Beide nutzen Windows 7 Pro x64 SP1 mit Office 2010.

Problem:

Derjenige, der die Serienbriefe dann unterschreiben muß, erwartet eine gedruckte Zusammenfassung aller Adressaten in Listenform (damit er nicht auf allen Briefen jeweils ins Adreßfeld schauen muß, wer all die Serienbriefe nun kriegt).

Die eine Kollegin hat auf Ihrem Rechner zusätzlich zum Office 2010 noch eine Vollversion von Access 2003 installiert, offenbar eine Hinterlassenschaft meines Vorgängers, wir haben gar keine Lizenz dafür, das Access ist mit einem VL-Key installiert, vermutlich hatte den mein Vorgänger einfach aus seiner Firma verwendet.

Die Kollegin, die zusätzlich Access hat, kann die o. g. Liste mit den Adressaten aus Word heraus erzeugen und drucken, weil da aus Word heraus Access aufgeht und die Datenquelle (also die Adressdaten) anzeigt wird.

Die Kollegin ohne Access kann dies eben nicht und ist mächtig frustiert, weil sie den Leuten, denen sie die fertigen Serienbriefe zum Unterschreiben vorlegt, diese Liste nicht mitliefern kann. Diese Kollegin erwartet jetzt von mir, daß ich Ihr (irgendeine) Lösung gebe, am liebsten so, wie es die Kollegin mit Access kann (wie gesagt, ein Access 2003, für das wir gar keine Lizenz haben).

Ich habe schon verschiedenes probiert (Access-Snapshot-Viewer, Access Runtime, MDB-Viewer), bringt aber alles nichjts, sie bringt diese Liste nicht her.

Nun meine Frage:

Kann es überhaupt richtig sein, daß man echtes Access braucht, um sich eine listenartige Übersicht der Adressdaten in der Datenquelle (ist stets eine *.mdb) anzeigen und drucken zu lassen?

Eigentlich möchte ich der Kollegin, die das Access 2003 zusätzlich hat, dieses wegnehmen, weil dafür gar keine Lizenz da ist, die uns gehört.

Wie kann in der Serienbrieffunktion von Word 2010 eine Übersicht der Adressfelder in Listenform erzeugt und gedruckt werden ohne echtes Microsoft Access?


Wäre klasse, wenn jemand etwas dazu wüßte.

Vielen Dank

Grüße

von

departure
Mitglied: Hitman4021
12.04.2013 um 08:25 Uhr
Hallo,

die kannst als Datenquelle eine Excel Datei benutzen?

Gruß
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Mitglied: 2hard4you
12.04.2013 um 08:27 Uhr
Moin,

Access ist viel zu aufwendig - Excel reicht völlig

Gruß

24
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Mitglied: departure69
12.04.2013, aktualisiert um 08:33 Uhr
Danke für die schnellen Meldungen.

Ich hab' beiden Damen beim Erzeugen eines Serienbriefes zugesehen. Wenn die Datenquelle aus der Serienbrieffunktion von Word 2010 überhaupt erst erzeugt wird, nutzt Word hier das *.mdb-Format, ich habe nicht gefunden, wo man das ändern oder umstellen könnte (z.B. auf *.txt, *.xls od. *.csv), es wird, direkt aus der Serienbrieffunktion von Word 2010, immer *.mdb sein. Und so arbeiten die Damen nunmal, die würden mir ins Gesicht springen, wenn ich ihnen sage, sie sollen ihre Datenquellen zukünftig erstmal vor Beginn des Serienbriefes in Excel erstellen. Vorhanden wäre Excel schon, aber die Damen wollen ihre Arbeitsweise nicht ändern.

Ich denke auch immer noch, daß es einen Weg geben muß, diese Drecks-Liste erzeugen und drucken zu können, wenn sowohl für die Datenquellen als auch für den Serienbrief die stinknormale Serienbrieffunktion von Word 2010 (die als Datenquelle aber immer mit *.mdb arbeitet) verwendet wird.

Trotzdem Danke.
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Mitglied: MrNetman
12.04.2013 um 09:00 Uhr
Selbst eine Textdatei würde reichen.
Aber Excel ist flexibler.
Outlook geht auch.
MDB wäre auch ein Hinweis auf ein altes Access Format.

Vielleicth hilft das:
http://www.uni-giessen.de/~g021/PDF/wd2010_serienbrief.pdf
Laut: http://www.der-pc-anwender.de/word-2010-lernen/serienbrief.htm
erstellt man die Listen in Word selbst. (also keine weiteres Programm nötig, schon gar nicht access)
und hier steht noch einmal, wie es mit einer Textdatei geht: http://www.programmende.de/serienbrief-in-word-erstellen/

Gruß
Netman
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Mitglied: ticuta1
12.04.2013 um 09:33 Uhr
Zitat von departure69:
Ich habe schon verschiedenes probiert (Access-Snapshot-Viewer, Access Runtime, MDB-Viewer), bringt aber alles nichjts, sie bringt
diese Liste nicht her.


Hallo,
Die LIste kannst Du natürlich mie eine andere Access TEST-Version öffnen

LG, ticuta1
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 10:04 Uhr
@MrNetman:

Ui, das sind aber viele Hinweise! Danke!

Hab' mich jetzt da mal grob auf die schnelle reingelesen.

In einem der Dokumente wird deutlich, daß es tatsächlich Standard ist, daß wenn die Quelldatei erst direkt aus der Serienbrieffunktion von Word 2010 heraus erzeugt wird, dabei immer eine *.mdb entsteht. Alle anderen möglichen Quellformate müßten VORHER AUSSERHALB der Serienbrieffunktion von Word 2010 erzeugt werden. Und genau da liegt das Problem. Ich werde dies den beiden Kolleginnen (sind schon etwas älter, die arbeitsweise eher statisch, Änderungen sind nicht sehr willkommen) nur schwer begreiflich machen können, daß sie ihre Quelldaten VORHER in Excel erstellen sollen, um danach bei der Erstellung des Serienbriefs darauf zuzugreifen.

Ich persönlich würde hierzu auch auf Excel gehen, Excel hat ein bekanntes und übersichtliches Tabellenformat, und damit müßte das ganze eigentlich am schmerzfreisten gehen, nur, wie gesagt, die beiden Damen möchten so weiterarbeiten wie bisher (das heißt, auch die Quelldaten entstehen erst innerhalb der Serienbrieffunktion von Word 2010, und dann wird's leider immer eine *.mdb).

Mit den von Word 2010 vorgesehenen Standards (also Quelldaten in *.mdb) gibt's ja eigentlich auch kein grundsätzliches Problem, es geht nur um diese verdammte Liste!

Es muß doch möglich sein, über Word eine Listenansicht der Adressdaten aus der *.mdb-Datenquelle auszudrucken, ohne dazu echtes Access verfügbar zu haben!

Hat noch jemand eine Idee?
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 10:09 Uhr
@ticuta1:

Meinst Du damit, ich soll den beiden Kolleginnen eine Testversion von Access installieren?

Falls ja, welche? Und wie lange funktioniert das (wenn's nur eine Testversion ist)?

Davon abgesehen, wie ich oben schon schrieb, kann es doch nicht sein, daß ich wirklich Access brauche, um diese doofe Liste zu erzeugen. Wenn Word 2010 standardmäßig das Access-Format (*.mdb) für die Quelldaten verwendet, wenn diese direkt in der Serienbrieffunktion erzeugt/angelegt werden, dann muß sich da doch irgendwie eine Liste/Übersicht/Tabelle anzeigen lassen, die man auch drucken kann (wie gesagt, auch ohne das Access installiert ist).

Trotzem Dankeschön.

Weiß noch jemand was?

Grüße
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Mitglied: ticuta1
12.04.2013 um 10:46 Uhr
Hallo,

eine Testversion kann man ohne Aktivierungskey installieren und ist in der Regel 60 Tage gültig.
Diesbezüglich falls Du 4 Monate Luft benötigst würde ich mit 2007 anfangen, dann mit 2010, dann 2013. Jedoch kann es schwoierig werden, da die Koleginnen "statisch" sind ;)

LG,
ticuta1
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Mitglied: ticuta1
12.04.2013 um 10:47 Uhr
Hier kannst Du die Testversion haben http://www.chip.de/downloads/Microsoft-Office-2007_42919743.html
LG, ticuta1
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Mitglied: crosshead
12.04.2013 um 10:48 Uhr
Hi,
du kannst dir doch in Word 2010 eigene Listen erstellen oder Listen aller Formate zum einlesen wählen. Sogar von deinen Outlook Kontakten kannst du die Daten für Serienbriefe ziehen

Bei uns in der englischen Version unter Mailings und dann Select Recipients ;)

Versuchs mal, vllt hilfts ja.

Gruß
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 11:06 Uhr
@ticuta1:

Danke für dein Engagement, aber ich suche definitv eine Möglichkeit diese Liste anzeigen und drucken zu lassen OHNE Access.

Nochmals Danke.

Grüße
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Mitglied: crosshead
12.04.2013 um 11:11 Uhr
Okay,

dann brauchst du das hier :

http://www.chip.de/downloads/Microsoft-Access-2010-Runtime_56064201.htm ...

Sollte deine Erwartungen voll und ganz erfüllen
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 11:14 Uhr
@crosshead:

Es geht nicht um's Erstellen. Die Betroffenen erstellen die Quelldaten ERST innerhalb der Serienbrieffunktion von Word 2010, nicht früher, nicht vorher, nicht in Outlook und auch nicht mit einem anderen Programm. Bei dieser Vorgehensweise entsteht nunmal eine *.mdb. Das ist der Standard in Word 2010 (also dann, wenn die Quelldaten erst innerhalb der Serienbrieffunktion von Word 2010 erzeugt werden).

Es geht nach wie vor nur darum, danach diese Quelldaten in Listenform anzeigen und drucken zu lassen, und zwar ohne installiertes Access.

Es muß doch möglich sein, innerhalb der Serienbrieffunktion von Word 2010 die dem jew. Serienbrief zugrunde liegenden Quelldaten (und die sind bei der Arbeitsweise der Kolleginnen nunmal in *.mdb-Format, weil das der Standard von Word 2010 beim Erstellen der Quelldaten innerhalb der Serienbrieffunktion ist) in Listenform anzeigen und drucken zu lassen!

Noch jemand eine Idee?
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Mitglied: crosshead
12.04.2013 um 11:17 Uhr
Aber genau das kannst du doch mit dem access viewer bzw der runtime. Sry, aber hast du dir das überhaupt durchgelesen oder mal getestet?
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Mitglied: fnord2000
12.04.2013 um 11:20 Uhr
Also ich weiß ja nciht genau, ich habe hier Office 2010 und absolut keine Probleme damit eine von der Word-Serienbrieffunktion erstellte .mdb Datei in Excel zu öffnen.

Ich bekomme beim Start zwar von Excel eine Warnmeldung über das Sicherheitsrisiko von Datenverbindungen, aber nach Akzeptieren öffnet es mir die Datei und zeigt die Daten schön als Tabelle an, also eigentlich doch genau das, was du brauchst, oder?
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 11:24 Uhr
@crosshead:

Nun gut, ich gebe mich geschlagen, ich werd's mit der 2010-Runtime probieren (hatte es schon mit der 2003-Runtime probiert, was nicht funktionierte).

Aber sagt mal ehrlich:

Kann es wirklich sein, daß Microsoft in seinem Office-Textverarbeitungsprogramm eine vollumfängliche Serienbrieffunktion hat, in der sogar die Quelldaten erzeugt werden können, diese aber in einem Format speichert, daß damit zwar der Serienbrief ansich, aber keine Übersicht/Liste dieser Quelldaten angezeigt/gedruckt werden kann, ohne das "Mutterprogramm" für das *.mdb-Format, also Microsoft Access, installiert ist?

Wenn das so stimmt, macht mich das ziemlich fassungslos! Warum speichert die Serienbrieffunktion die darin/dort erzeugten Quelldaten nicht als Textdatei, anstatt in *.mdb?

Nun denn, ich probiers mit der 2010-Runtime von Access und melde dann Vollzug.

Nochmals Danke und Grüße

von

departure
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 11:27 Uhr
@fnord2000:

DAS habe ich in der Tat noch nicht probiert. Gute Idee! Und tatsächlich genau das, was ich brauche!

Danke!

Also, Zusammenfassung für alle (wen's interessiert):

Ich werde

- probieren, die mdb's mit Excel zu Öffnen und zu Drucken
- wenn dies wider Erwarten nicht geht, die Access-2010-Runtime ausprobieren (wie gesagt, mit der 2003-Runtime ging es nicht)


Danke an alle!
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Mitglied: 76109
12.04.2013 um 11:49 Uhr
Hallo departure69!

Und warum öffnest Du die *.mdb nicht in Access und exportierst die Tabelle in eine Excel-Datei (Tabelle>Rechtsklick>Exportieren).

In Word kannst Du die Excel-Datei als Datenquelle festlegen...

Gruß Dieter
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Mitglied: MrNetman
12.04.2013 um 11:58 Uhr
Es geht hier ja nicht um technische Möglichkeiten, sondern um die Benutzerfreundlichkeit eines Büroarbetisplatzes.
Ich würde auf jeden Fall innerhalb Word bleiben wollen, wenn ich interne Dateien bearbeite. Einfache Adressdaten in Excel vorberetien ist absolute Klasse, auch das Nachbearbeiten.
Aber für einen Test braucht man nur 3 Adressen und kanns am eigenen Arbeitsplatz testen. Mit der Anleitung sollten die Damen dann zurecht kommen können.
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 12:29 Uhr
@76109:

Dann hätte ich ja viel zu tun, wenn ich den Kolleginnnen jedesmal die *.mdb nach Excel exportieren sollte, das kann ja jeden Tag eine neue/andere oder auch mehrere pro Tag sein.

Trotzdem Danke.
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Mitglied: departure69
12.04.2013 um 12:33 Uhr
O.K., vielleicht verpasse ich den Damen wirklich einen Mini-Kursus "wie erstelle ich Datenquellen für Serienbriefe in Excel" - vielleicht lassen sie sich drauf ein.

Vorher werde ich aber in jedem Fall den Damen mal zeigen, daß und wie sie die mdb's in Excel öffnen und drucken können, sie brauchen, wie gesagt, nur diese blöde Liste, und dann wäre der Fall erledigt.

Nochmals Danke.

Grüße

von

departure
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Mitglied: Jochem
13.04.2013 um 06:55 Uhr
Moin,
<ironic>
Mit den Adressdaten aus Word läßt sich einzig und allein nur ein Serienbrief erstellen. Diesen Datenbestand in Word zur Erstellung einer Adressatenliste zu nutzen, ist vollkommen unmöglich.
</ironic>

*SCNR*

Gruß J chem
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Mitglied: departure69
14.04.2013 um 23:35 Uhr
O.K., hab' die Ironie gesehen, ist auch nicht zu übersehen.

Wenn es also auch ohne Access geht (alles andere hätte mich auch gewundert), dann wie?

Grüße
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Mitglied: 2hard4you
15.04.2013 um 07:40 Uhr
Moin,

Tabelle in Excel anlegen (Überschriften = Serienbrieffelder)

Word starten - Serienbrief starten - Datenquelle xls auswählen

Felder einfügen

Fertig!

Gruß

24
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Mitglied: Jochem
15.04.2013 um 07:58 Uhr
Moin,

Dir geht es doch hauptsächlich darum, daß Du neben dem Serienbrief noch eine Liste mit den Adressen bekommst, nach Möglichkeit, ohne ein weiteres Programm (Access oder was auch immer) einsetzen zu müssen.
Ok.
Die Daten liegen also vor. Zum einen hast Du die Adressdaten in einem Format "Access" (oder was auch immer) und die Serienbriefvorlage im Format "Word".
Wer hindert Dich nun daran anstelle von
01.
Anrede 
02.
Titel Vorname Name 
03.
Ortsteil 
04.
Strasse Hausnummer 
05.
Postleitzahl Ort
die vorhandenen Adressdaten nach
01.
Anrede Titel Vormame Name Ortsteil Stzarasse Hausnummer Postleitzahl Ort
auszugeben und in Listenform zu packen. Eine entsprechende Vorlage anzulegen, sollte doch nicht das Problem sein.
Entweder steuerst Du das Ganze stumpf über <nächster Datensatz> und legst ein Anzahl von Zeilen an, da Du ja nicht weißt, wieviele Adressen angeschrieben werden sollen.
Oder Du baust Dir ein Makro, das die Adressdatei satzweise liest und solange ein Datensatz gefunden wird, wird auch eine neue Zeile mit den Adressdaten generiert.

Gruß J chem
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Mitglied: departure69
16.04.2013 um 09:27 Uhr
So, die Sache hat sich heute früh geklärt.

Ich hab' den beiden betroffenen Damen heute früh in einem einstündigen Crashkurs gezeigt, wie sie zukünftig die Datenquelle einzig und ausschließlich mit Microsoft Excel anlegen. Sie haben's auch kapiert.

Schöner Nebeneffekt:

Es genügt, in Excel die Spaltenüberschriften anzulegen und nur die benötigten Daten eines einzigen Adressaten einzugeben. Danach kann man schon zu Word wechseln und alles weitere von dort aus machen, wird die vorhandene Excel-Datenquelle in Word geladen und von dort aus weiter bearbeitet, bleibt es eine Excel-Datei! Nie wieder *.mdb!

Und die Liste, um die es in dem ganzen Thread hier eigentlich nur ging, läßt sich dann ganz simpel mit Excel ausdrucken.

Danke an alle für Beteiligung, Vorschläge, Lösungen.

Grüße

von

departure
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