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GELÖST

Brief aus Sharepoint 2013 erstellen

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: BirdyB

BirdyB (Level 2) - Jetzt verbinden

12.07.2014, aktualisiert 17:46 Uhr, 2057 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo zusammen,

Ich habe auf unserem Sharepoint-Server eine Seite mit einer Kontaktliste und einer Dokumentenbibliothek erstellt. Jetzt würde ich gerne in der Dokumentenbibliothek automatisch Worddokumente mit den Daten aus der Kontaktliste befüllen lassen. Leider wird mir immer nur der Nachname angezeigt und die zusätzlich definierten Spalten zur Anzeige der zugehörigen anderen Informationen werden mir leider nicht zur Auswahl angezeigt.
Wie kann ich die kompletten Daten aus der Kontaktliste in der Dokumentenbibliothek verwenden? Hat schon jemand Erfahrungen mit einem solchen Szenario?

Danke und Gruß!

Berthold
Mitglied: colinardo
LÖSUNG 12.07.2014, aktualisiert um 17:46 Uhr
Moin Berthold,
checke nochmal deine Vorgehensweise:
http://blogs.technet.com/b/brenclarke/archive/2009/04/15/automatically- ...

Grüße Uwe
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Mitglied: BirdyB
12.07.2014 um 11:15 Uhr
Hallo Uwe,

danke für den Hinweis. Allerdings habe ich bei dieser Vorgehensweise das Problem, dass ich nur aus einer Datenquelle arbeiten kann. Wenn ich jetzt z.B. ein Angebot erstellen möchte und ggf. Daten aus der Produktliste verwenden möchte, müsste ich ja auf 2 Listen zugreifen.
Gibt es keine Variante um die Daten zu "holen" anstelle sie in das Dokument zu schicken?

Beste Grüße!

Berthold
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Mitglied: colinardo
12.07.2014, aktualisiert um 11:31 Uhr
Die Zusammenstellung der unterschiedlichen Daten sollte in diesem Fall auf einer Sharepoint-Seite erfolgen (d.h. die Auswahl der Artikel und des Empfängers) und aus diesen zusammengestellten Daten dann das Dokument erstellt werden, so ist normalerweise die Vorgehensweise. Wenn zwei Datenquellen verknüpfbar sind, geht zusätzlich noch das hier:
http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-designer-help/display-data ...

Grüße Uwe
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Mitglied: BirdyB
12.07.2014 um 12:05 Uhr
Achso, soherum macht man das normalerweise... Das wusste ich bisher nicht. Vielleicht hast du jetzt noch eine kleine Hilfestellung für mich:
Ich habe jetzt eine Benutzerdefinierte Liste angelegt, in der ich die Angebotsdaten erfasse und dann einen Workflow erstellt, der in der Dokumentenbibliothek den entsprechenden Listeneintrag erstellt. Hierzu kann ich ja die Daten aus dem Nachschlagefeld, samt zusätzlicher Felder übergeben. Ich habe das jetzt zunächst mit der Faxnummer getestet, leider erscheint in der Dokumentenbibliothek nicht mehr nur die Faxnummer, wie angegeben (+49 1234 567891) sondern 1;#+49 1234 567891.
Hab ich irgendetwas falsch gemacht/vergessen?

Vielen Dank und Gruß!

Berthold
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Mitglied: colinardo
12.07.2014, aktualisiert um 12:46 Uhr
soweit ich weis wird bei Lookup-Feldern intern immer die ID des Wertes mit gespeichert: ID;#Wert
Wie oder ob man das im Interface ändert kann kann ich im Moment nicht sagen da ich gerade kein Zugriff auf eine Sharepoint Site habe. Aber vielleicht hilft das:
http://social.msdn.microsoft.com/Forums/sharepoint/en-US/f3436b19-9184- ...
Bitte warten ..
Mitglied: BirdyB
12.07.2014 um 17:46 Uhr
Ich habe das jetzt über einen Workflow gelöst, der direkt aus der Quellliste die Daten ausliest, dann habe ich das Problem mit der ID nicht mehr.

Alternativ gibt es übrigens auch noch folgende Lösung für meine initiale Fragestellung: http://www.eekels.net/using-sharepoint-metadata-in-word-documents-the-l ...
Einziger Nachteil: Man benötigt Infopath, was wir leider in den meisten Fällen nicht haben, da wir nur Office 2013 Standard-Lizenzen haben.

Ich muss mal schauen, wie ich mir jetzt meine Gesamtlösung zusammenbastele...

Danke nochmals für die Unterstützung!
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