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Daten von Access nach Excel übertragen

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: Wolfgang72

Wolfgang72 (Level 1) - Jetzt verbinden

14.08.2007, aktualisiert 26.08.2007, 6263 Aufrufe, 7 Kommentare

Habe ein Problem

Wir haben für die Feuerwehr eine Datenbank erstellt. Wir sind 100 Kameraden und es gibt ca. 50 Feuerwehrkurse.
jetzt zu meiner Frage: Wie kann ich in der Datenbank beim Mitglied Wolfgang Stammblatt 144 den Feuerwehrkurs Einsatzleiter eintragen das automatisch in der Exceltabelle ( Kursübersicht) ein x beim Mitglied Wolfgang und beim Kurs Einsatzleiter erscheint?
Des weiteren soll sich das Excel Programm im Hintergrund öffnen den Eintrag machen und selbstständig speichern und schließen. Kann man das überhaupt machen?

Danke für Eure Hilfe

Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang
Mitglied: Biber
14.08.2007 um 16:38 Uhr
Moin Wolfgang72,

willkommen im Forum.
Natürlich geht das - auch ohne größeren Aufwand.
Wermutstropfen:
  • ein bissi mehr ins Detail müssen wir schon ....später.
  • Vorher die drängendsten Fragen: Wieso gibt es denn 2 verschiedene Datenhaltungen/System für zumindest teilweise gleiche Inhalte? Das bedeutet immer Redundanz und/oder Widersprüchlichkeit.
  • Wenn es denn beides geben muss, welches ist denn dann das "führende" System - wo werden die Daten zuerst erfasst, wo sind sie "wahr"?
  • Falls, wie zu vermuten steht, Access das "führende" und Excel das "folgende" System ist: Soll denn Access "pushen", d.h. eine Änderung in Access führ zu einem sofortigen Schreiben/Aktualisieren in Excel?
  • Oder ist Excel dann das "saugende" System, in dem automatisch, auf Knopfdruck oder einmal im Monat die Daten mit der Access-Datenbank abgeglichen werden?

Grüße
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: Wolfgang72
14.08.2007 um 16:52 Uhr
Hallo Biber,
zuerst mal danke für die Begrüßung

Glaube das es für die Übersichtlichkeit besser ist wenn die Kursübersicht in Excel ist, wenn du einen anderen Vorschlag hast bin ich immer dafür offen.
Das führende System wäre Access und Excel das folgende System die Daten werden in Access erfasst "wahr“ sollten aber beide sein das bedeutet sobald eine Änderung im Access gemacht wird soll es sofort übertragen werden.
Im Excel wird dann eine weitere Aufteilung der Mannschaft in den dazugehörigen Zügen gemacht.

Nur jetzt bin ich mir nicht mehr sicher ob es wirklich so sinnvoll ist wenn alles im Access gehen würde wäre es sicherlich besser.

Danke für deine Hilfe
Wolfgang
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Mitglied: Biber
14.08.2007 um 17:18 Uhr
Moin Wolfgang72,

> Nur jetzt bin ich mir nicht mehr sicher ob es wirklich so sinnvoll ist wenn alles im Access gehen würde wäre es sicherlich besser.
Hmmja... ob ich da der Richtige bin, Dir diese Unsicherheit zu nehmen mit meinen ständigen Rückfragen??

  • Pro Alles-in-Access: Eine Datenbasis, widerspruchsfrei. Keine Gefahr, dass irgendeine Nase einen Haken in Excel setzt, der nie in Access auftaucht.
  • Pro-Excel-und-Access: Wenn das nur ein "Übersichtsblatt" zum schnellen Gucken/ausdrucken sein soll: okay. Kann jeder bedienen/mit klarkommen, der einen Doppelklick machen kann. Ist plakativer, bunter, malt einfacher dicke Rahmen etc etc.
  • Contra-All-In-Access: Vielleicht sind die Nutzer(gruppen) gar nicht identisch? vielleicht gibt es nur drei Leute, die den Kram in Access verwalten/dokumentieren, aber alle schauen mal auf die Excel-Tapete?

In der Tendenz halte ich es auch für weniger Stress, die Daten in Access zu erfassen und zusätzlich auch in Excel zu aktualisieren.
Fragen dazu:
  • Es gibt also immer genau EINE Excel-Datei? Keine Jahres-Tabellen oder ähnliches?
  • Beim allerersten Start der neuen Mimik, die wir eventuell entwickeln, sind beide Datenbestände "synchron" oder soll die komplette Excel-Tabelle aktualisiert werden?

Grüße
Biber
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Mitglied: Wolfgang72
15.08.2007 um 12:40 Uhr
Hallo Biber

genau Eintragungen in die Access Datenbank können nur3 Personen machen 1mal Zugriff auf alles und zweimal zugriff auf den jeweiligen Bereich für den die Person zuständig ist.
Die Übersicht im Excel ist so wie du vermutet hast zum Ausdrucken und aushängen, ist aber mit einen Passwort gesichert damit keine Änderungen gemacht werden können, anschauen kann es jeder ändern nur ich.
Es gibt nur eine Datei wo über Access Eintragungen gemacht werden die weitere Aufteilung übernimmt dann Excel.
Synchron sollte ja beide sein denn es soll ja jede Änderung sofort übertragen und gespeichert werden nur weis ich nicht wie ich das hinbekommen soll damit Access das kreuz für den Einsatzleiterkurs bei Wolfgang wirklich in die Excelliste bei Wolfgang in z.B. AC44 macht und bei Christian den gleichen Kurs in AC 08

Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang
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Mitglied: Biber
15.08.2007 um 15:12 Uhr
Moin Wolfgang72,

ich finde, wir tasten uns ganz gut voran.... also weiter.

Wenn jetzt eigentlich klar ist, wie der Prozess und das "Endergebnis 1.0" aussehen sollen, dann wären jetzt die nächsten Fragen, bevor wir zu realen 20 Skriptzeilen kommen können:
  • in Access wird "direkt" eingegeben (Tabellenblattansicht) oder über gebastelte Eingabeformulare?
  • oder gibt es gar eine Applikation "Kursverwaltung Freiwillige Feuerwehr Neuwülferode 3.0", die schon jemand entwickelt hat?

- Falls es Eingabemasken/Formulare gibt, können wir da ansetzen mit ein bissi Skript.
- Falls es (noch) keine Eingabeformulare gibt-->dann leider nächste Entscheidung: Sinnvoll wäre so etwas, aber
  • bekommt ihr das alleine hin oder..
  • hat eine/r von euch einen begabten Neffen in der Hinterhand oder einen Aushang im Supermarkt gesehen mit "Schülerin löst Ihre PC-Probleme" - irgendjemand müsste schon ein paar handwerkliche Minuten dafür aufwenden, und das am besten vor Ort.
  • oder aber, weitere (allerdings schlechtere) Variante: es gibt keine Eingabe-Oberfläche, aber einen seperaten Makro/ein Knöpfchen im Access, wo gedrückt werden muss: "Excel-Daten aktualisieren".

Wie sieht das Access-Krams denn im Moment aus?

Grüße
Biber
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Mitglied: Wolfgang72
19.08.2007 um 10:50 Uhr
Moin Biber

Ich habe jemanden in der Hinterhand der das ganze realisieren wird.
Die Eingabe der ganzen Daten erfolgt über Formulare.
Die Daten sollen bei per speicher Button in die Excel Datei übertragen werden.
"Mein" Entwickler hat bereits gebonnen ein paar Formulare zu erstellen. Die Entwicklung erfolgt mit MS Visual Studio. Im Hintergrund wird aber die Access Datenbank als Datenquelle verwendet.
Spielt das eine Rolle, das nicht direkt mit Access die Oberfläche erstellt wird?
Kann es durch die Verwendung von MS Visual Studio zu Problemen beim eintragen in Excel kommen?

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang
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Mitglied: Biber
26.08.2007 um 19:53 Uhr
Moin Wolfgang72,

sorry, ich hatte Deine Antwort erst heute gefunden.

Zu Deinen Fragen:
  • hört sich für mich so an, als wäre alles auf dem besten Wege jetzt.
  • Deine Aufgaben (Rahmen vorgeben, Prozess und führendes/folgendes System definieren) sind erledigt
  • der Coder kann erstmal vor sich hinwurschteln... was rausfallen soll am Ende ist vorgegeben
  • die Werkzeuge sind passend (Visual Studio etc).

ICh sehe im Moment nichts, was noch hier im Forum geklärt werden könnte.

Setz bitte einen grünen Haken, wenn Du diese Einschätzung teilst.

Grüße
Biber
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