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Datenarchivierung

Frage Sicherheit Rechtliche Fragen

Mitglied: Bluescreen2001

Bluescreen2001 (Level 1) - Jetzt verbinden

23.04.2007, aktualisiert 08.05.2007, 4746 Aufrufe, 10 Kommentare

Moin,

ich habe ein kleines Problem:
Ich habe vor einigen Jahren ein kleines Gewerbe angemeldet. Die Archvierung der E-Mails und sonstigen digitalen Daten habe ich ganz gut im Griff, aber die Papierflut erstickt langsam meinen kleinen Büroraum.

Ich habe hier einen Wunderbaren Einzugsscanner stehen und würde gerne folgende Daten in digitaler Form archivieren:
- Rechnungen an Kunden
- Rechnungen von Lieferanten
- alles rund um die Steuer
- Vertragsunterlagen

Darf ich originale digitalisieren und dannach vernichten? Was muß ich bei der Archvierung beachten? Gibt es irgendwo Richtlinien?
Mitglied: thekingofqueens
23.04.2007 um 16:00 Uhr
Richtlinien gibt es ehr als genug. Ich würde immer das Original behalten. Es gibt aber auch Archivierungsdienste die dir Lagerplatz anbieten.
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Mitglied: Oli-nux
23.04.2007 um 21:05 Uhr
Ich bin mir jetzt nicht sicher, aber glaube, dass Rechnungen 5 Jahre archiviert werden müssen bevor man sie vernichten darf.

Irgendsowas habe ich in der Firma mal aufgeschnappt.
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Mitglied: thekingofqueens
23.04.2007 um 22:03 Uhr
Und Steuerunterlagen und Bilanzen 10 Jahre usw. Ich würde mich an einen Buchhalter wenden.
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Mitglied: Bluescreen2001
24.04.2007 um 17:17 Uhr
Die Frage ist ja, ob es von Rechtswegen her um das Aufheben der Originale herumkomme. Bei meinem Vater im Büro haben sie auch Lagerräume angemietet und zusätzlich zur Recherche alles auf CD.
Papier Archivierung ist auch nicht so sicher. Ich habe einiger Rechnungen die sind schon nach 10 Jahren nicht mehr lesbar.
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Mitglied: thekingofqueens
24.04.2007 um 17:25 Uhr
Die Frage ist ja, ob es von Rechtswegen her
um das Aufheben der Originale herumkomme. Bei
meinem Vater im Büro haben sie auch
Lagerräume angemietet und
zusätzlich zur Recherche alles auf CD.
Papier Archivierung ist auch nicht so
sicher. Ich habe einiger Rechnungen die sind
schon nach 10 Jahren nicht mehr lesbar.

Dann lagerst du sie falsch Ich hab hier welche die sind 30 Jahre alt und sind frisch wie am ersten Tag, na ja, nicht wirklich, aber man kann sie noch gut lesen.
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Mitglied: thekingofqueens
25.04.2007 um 18:49 Uhr
Ich habe grade was gehört. Und zwar gibts es ja die Mikrofilmarchiverung und dann kann man die Originale "angeblich" vernichten.
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Mitglied: megacarsIT
06.05.2007 um 01:45 Uhr
Ich habe grade was gehört. Und zwar
gibts es ja die Mikrofilmarchiverung und dann
kann man die Originale "angeblich"
vernichten.

Hält aber auch nicht ewig!
Aber wende Dich am besten an den Steuerberater.
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Mitglied: gemini
06.05.2007 um 08:23 Uhr
Hallo Bluescreen,

um die Frage des Vernichtens oder Aufbewahrens der Originale letzendlich zu klären, solltest du dich in jedem Fall beraten lassen. Dein Steuerberater ist ein geeigneter Ansprechpartner, ebenso DMS-Anbieter und nicht zuletzt auch das Finanzamt.

Bei uns werden bspw. Rechnungen nur noch einmal gedruckt, die Inhouse-Kopie geht direkt ins DMS.
Auf jeden Fall im Original aufbewahren solltest du Verträge etc.
Des Weiteren gibt es mit Sicherheit Vorschriften an das Dokumentformat, das muss ja unveränderlich sein resp. Veränderungen am Dokument müssen nachvollziehbar sein (Versionierung).

Die Papiere einzuscannen und dann einfach als PDF oder TIF abzulegen halte ich für wenig zielführend.
Du solltest die Dokumente auch nach Jahren noch finden können und das ganze schnell und ohne ganze Verzeichnisbäume durchforsten zu müssen.
DMS arbeiten deshalb praktisch ausnahmslos mit einer Datenbank im Hintergrund in der die Beschlagwortung und die Indizes gespeichert werden.

Eine kleine, unsortierte Auswahl von DMS-Anbietern:
http://www.saperion.com
http://www.windream.com
http://www.easy.de
http://www.docuware.com
http://www.elo.com
http://www.kendox.com

Obwohl ein solches DMS-System für deine Umgebung wahrscheinlich überdimensionert ist, kann es nicht schaden mit dem einen oder anderen mal zu sprechen.

Siehe auch:
http://www.bsi.bund.de/gshb/deutsch/m/m02245.htm
http://www.lexikon-aktuell.de/themen/archivierung.htm

HTH,
gemini
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Mitglied: Bluescreen2001
08.05.2007 um 18:46 Uhr
Danke!
Ich sehe schon, das ist auch alles mit Viel Arbeit verbunden.
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Mitglied: gemini
08.05.2007 um 19:50 Uhr
Ich sehe schon, das ist auch alles mit Viel Arbeit verbunden.
Das ist relativ.
Wenn du einen Betrieb hast, der sehr viel Papier produziert (500 Belege/Tag +) und zudem evtl. noch lange Aufbewahrungsfristen zu berachten sind, kommst du über kurz oder lang nicht drum rum.
Ein klar definierter Workflow erleichtert die Sache allerdings schon sehr, da viel automatisiert werden kann (automatisch beschlagwortet und direkt ins DMS geschrieben) und günstigenfalls nur noch Eingangsbelege gescannt und beschlagwortet werden müssen.

Aber ich nehme an, das trifft auf dich (noch) nicht zu.

gemini
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