Datenaustausch (Bilddaten) zwischen Zentrale und Außendienstmitarbeitern bzw. Kunden

Hallo zusammen,

wir sind auf der Suche nach einer möglichst unkomplizierten aber im Bedarfsfall doch auch etwas umfangreicheren Möglichkeit
Daten (vor allem Bilddaten) zwischen unserer Zentrale und Außendienstmitarbeitern bzw. Kunden auszutauschen.

Ich habe hier folgenden Thread gefunden: Wie Datenaustausch zwischen Kunden und Firma am Besten? IMAP als Ablagesystem?

Da wir von WebDav oder eGroupware als Möglichkeit gesprochen.

Hier einmal ein konkretes Szenario:

Wir haben ~ 10.000 Produkte im Sortiment und davon vom Großteil Abbildugen vorliegen.
Diese liegen größtenteils auf dem Apple MAC unseres Grafikers in einer Ordnersturkur nach Lieferant und Sortiment, Dateiname = Artikelnummer:

Wenn Außendienstmitarbeiter oder Kunden Bilddaten benötigen schreiben sie ihm ein Mail
und er sucht jedes Mal die entsprechenden Produkte händisch zusammen und mailt diese, brennt diese auf CD / DVD oder lädt sie auf unseren FTP Server.

Diese Methode nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und wenn unser Grafiker auf Urlaub ist bleibt diese Arbeit liegen,
auch am Abend oder am Wochenende wenn unser Außendienst diverse Bilddaten dringend benötigen würde.

Gibt es hier irgendwelche Software wo diese mittlerweile doch relativ riesigen Bildarchive auch von extern (also Außendienst oder Kunde)
schnell nach einer Artikelnummer durchsucht werden können?

Ich hätte bereits versucht unseren FTP Server (zumindest bei den Außendienstmitarbeitern) als Netzwerkressource einzubinden,
das funktioniert soweit auch tadellos, aber die Suche funktioniert nicht, nicht schnell genug oder nicht in Unterordnern sondern nur in der oberesten Dateiebene...

Interessant wäre es auch ob es über irgend eine Software eine Möglichkeit gibt zB eine Liste mit Artikelnummern hochzuladen und dieses Programm "sucht"
dann alle entsprechenden Dateien mit dieser Bezeichnung zusammen und stellt sie als Download bereit...

Wäre auch gut wenn man auf Ordner unterschiedliche Berechtigungen vergeben könnte, entweder auf Active Directory Basis oder ein vollkommen eigenständiges
Berechtigungssystem ähnlich einem FTP Server wo man Lese / Schreibzugriffe auf bestimmte Ordner entsprechen den Usern zuweisen kann.

Wäre interessant zu wissen wie das in anderen Firmen gelöst wird, ich habe hier schon etliche Systeme (meistens webbasierend) gesehen,
aber diese sind meist so unübersichtlich und langsam, dass die Akzeptanz der Mitarbeiter und Kunden diese auch zu nutzen komplett fehlt.

Danke für euren Input.

lg

Olli