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Digitalisierung von Akten in kleiner Firma

Frage Sicherheit Tipps & Tricks

Mitglied: propain66

propain66 (Level 1) - Jetzt verbinden

07.04.2011, aktualisiert 14:10 Uhr, 5942 Aufrufe, 27 Kommentare

Hallo, eine Firma möchte ihre Daten Digitalisieren um Platz zu spaaren, da es um Krankenakten geht und diese 30 Jahre aufgehoben werden muss, die frage ist nun Wie sollte man Digitalisieren?

Es handelt sich um Alt-Akten in denen nichtmehrs verändert wird.
Die frage ist nun wie man das am effizientesten anstellt, folgende fragen kahmen mir da auf

Gibt es empfehlenswerte dienstleister die sowas übernehmen? -kostenpunkt? -zeitaufwand?

Kann/Sollte man selber scannen? -zeitaufwand gegen über dienstleister? -welches dateiformat speichern? -qualitätssicherung ?

Mit dem normalen multifunktionsdrucker alle akten scannen? gibt es bessere wege?

Mit freundlichen Grüßen propain66
27 Antworten
Mitglied: 60730
07.04.2011 um 13:55 Uhr
moin

bei dem Thema - eher keinen Dienstleister beauftragen....

  • pdf
  • worm Datenträger
  • bei der zuständigen Stelle nachhaken, ob die Digitalen Daten überhaupt ausreichen

Gruß
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Mitglied: propain66
07.04.2011 um 14:07 Uhr
datensicherheit bzw das speichermedium ist eher nicht so das problem, wenn ich das problem haben sollte bin ich ja schonma froh. erstmal müssen die daten digitalisiert werden
Bitte warten ..
Mitglied: 60730
07.04.2011 um 14:11 Uhr
Zitat von propain66:
datensicherheit ist eher nicht so das problem aber ich schau mir diese worm träger mal ein
? bei Krankenakten?

Man lernt nie aus - Schuster bleib bei deinen Leisten....

Gruß
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Mitglied: propain66
07.04.2011 um 14:28 Uhr
für datensicherheit ist schon gesorgt und auch nicht mein problem
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Mitglied: Arch-Stanton
07.04.2011 um 14:33 Uhr
Dann ist die Firma ja in guten Händen... Was sich heute alles it-Berater schimpft?!?

Gruß, Arch Stanton
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Mitglied: Pjordorf
07.04.2011 um 14:36 Uhr
Was sich heute alles it-Berater schimpft?!?
Nee nee nee. Der ist IT Manager

Gruß,
Peter
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Mitglied: ackerdiesel
07.04.2011 um 14:38 Uhr
Hallo,

Zitat von propain66: "für datensicherheit ist schon gesorgt u.a. durch einen raid"
Ein Raid gibt nur bedingte Datensicherheit. Denn selbst bei einem RAID1, wird auf allen Datenträgern gelöscht, wenn gelöscht !

Um auf die eigentliche Frage zurückzukommen, was soll mit der Digitalisierung erreicht werden ? Nur Platz sparen, um die alten Aktenordner aus dem Archiv zu bekommen ? Oder soll auf die Akten auch noch zugegeriffen werden, wenn sie erstmal digital vorliegen.

Bei Punk1 würde ich sagen, miete ein neus Archiv, einfacher und billiger.

Bei Punkt2, mit welchem Programm werden die Patietendaten jetzt verwaltet ? Kann vielleicht der Anbieter die alten Akten improtieren. Das hätte ja den Vorteil, das alles an einer Stelle landet und nicht zig Programme für verschiedene Jahrgänge bedient, installiert und angeschafft werden müssen.

Gruß
ackerdiesel
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Mitglied: mrtux
07.04.2011 um 14:58 Uhr
Hi !

Zitat von ackerdiesel:
Ein Raid gibt nur bedingte Datensicherheit. Denn selbst bei einem RAID1, wird auf allen Datenträgern gelöscht, wenn
gelöscht !

Sowas muss im Administrator-Forum sicherlich nicht diskutiert werden, denn das ist Grundwissen und wird vorausgesetzt! Wenn er das nicht weiss, ist eh "Hopfen und Malz" verloren...Und um welche Firma (im Gesundheitswesen) es sich handelt, fragen wir besser auch nicht... :-P

mrtux
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Mitglied: muftypeter
07.04.2011 um 15:05 Uhr
Hallo,
das Thema Datensicherheit dürfte sich auf den möglichen Mißbrauch der Daten beziehen.

Sicherheit der Files durch ein RAID1 zu gewährleisten ist eine schöne Sache.

Mal daran gedacht:
Controller defekt
Virenbefall
Ups-Faktor
......
Dann viel Spaß

RAID1 schützt vor einem Ausfall nur bedingt, kann aber keine Datensicherung (bei wichtigen Daten dann Lagerung an einem sicherem Ort) nicht ersetzen.

Grüße vom Peter
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Mitglied: bnutzinger
07.04.2011 um 15:13 Uhr
Hi,

ich habe das Gefühl, dass du hier noch eine gute Menge an "Grundlagenforschung" betreiben musst.
Ich schmeiße mal den Begriff GDPdU (http://de.wikipedia.org/wiki/GDPdU) in den Raum. Solltest dich dazu mal schlau machen.

Ansonsten: Datenschutz und Datensicherheit sind nicht mit einem popeligen RAID1 zu befriedigen.

EDIT: Hab gerade gesehen, dass es um Krankenakten geht. Da ist die GDPdU wahrscheinlich nachrangig zu behandeln.
Würde mich allerdings nicht wundern, wenn es ähnliche Richtlinien zur Aufbewahrung von Krankenakten gibt.

Grüße
Bastian
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Mitglied: keine-ahnung
07.04.2011 um 15:19 Uhr
Hi,

wieso hat eine Firma Krankenakten?? Ich habe solche, aber ich bin auch Arzt ...

Wenn die Akten nicht mehr verändert werden sollen ??(das würde auch Datenmanipulation heissen !!) ... ich vermute mal, Du meinst, sie sollen nicht mehr fortgeführt werden? Dann empfiehlt sich die Archivierung in einem manipulationsgeschützten Dokumentenarchivierer als *.pdf, dies kann ein "arztbezogenes" Archiv mit Anbindung an eine Praxisverwaltung (Medidok und Konsorten) sein oder ein DMS wie ELO office etc.

Abhängig vom Umfang des Aktenbestandes würde ich mal sagen, mit den üblichen Scannern auf Mit freundlichen Grüßen wirst Du Dir den Rödel holen. Hier brauchst Du einen mechanisch beanspruchbaren Dokumentenscanner, der bereits als *.pdf scannt, dafür immer wieder gerne Fujitsu-Scanner empfohlen.

LG, Thomas
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Mitglied: Pjordorf
07.04.2011 um 15:24 Uhr
Zitat von keine-ahnung:
aber ich bin auch Arzt ...
Ich wusste dein Nick ist korrekt gewählt
Bitte warten ..
Mitglied: mrtux
07.04.2011 um 15:46 Uhr
Hi !

Zitat von bnutzinger:
ich habe das Gefühl, dass du hier noch eine gute Menge an "Grundlagenforschung" betreiben musst.

Du bringst es aber auf den Punkt!!

Zuerst mal sollte er sich schlau machen, welche Regelungen für seinen Bereich gelten und dann erst fragen, welches Anwendungsverfahren zum Einsatz kommen soll oder besser gleich einen Profi ranlassen! Krankenakten sind absolut persönliche Daten! Einmal abgesehen von allen gesetzlichen Vorgaben, damit experimentiert man nicht herum oder nutzt sie um seine eigenen IT-Kenntnisse zu verbessern! Stell Dir vor, wenn die in falsche Hände geraten, da mag ich gar nicht dran denken....

Ansonsten: Datenschutz und Datensicherheit sind nicht mit einem popeligen RAID1 zu befriedigen.

Hä? Schreib ich eigentlich chinesisch? Dass ein RAID nur ein Ausfallschutz darstellt, ist fachliches Grundwissen! Davon gehen (zumindest ich) wir hier aus...Das ist schliesslich ein Fachforum!

mrtux
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Mitglied: n.o.b.o.d.y
07.04.2011 um 16:06 Uhr
Hallo,

wie immer sind Patientenakten ein heikeles Thema. Bevor Du dir weiter Gedanken machst, muß ganz klar geklärt sein, ob die nur parallel zu den Papierakten digitalisiert werden solle oder ob als kompletter Ersatz. Bei Variante 1 kannste die als PDF o.ä. ablegen und die Papierakten bei einem Dienstleister einlagern (gibt spezielle wegen der 30 Jahre und Zugangsicherheit). Bei Variante 2 wird es richtig kompliziert, den die digitalen Akten müssen forensisch sicher digitalisiert werden. Das heißt jeglicher Änderungsversuch an den Akten muss unterbunden werden können und auch protokollierbar sein. Da sind wir dann gleich bei der digitalen Signatur. Ein PDF reicht da nicht, denn das ist auch nicht manipulationssicher. Bei Variante 2 würde ich mir je nach Aktenmenge eine DL holen der das umsetzt und vor alle am Ende auch schriftlich bescheinigt, dass alle Daten korrekt digitalisiert sind! Denn wenn eine so eine alte Akte sehen will, dann ist es meist die Staatsanwaltschaft und wenn die nachfragt und was wissen will, stehen den meisten die Schweißperlen auf der Stirn.
Bitte warten ..
Mitglied: bnutzinger
07.04.2011 um 16:25 Uhr
Zitat von mrtux:
> Zitat von bnutzinger:
> ----
> Ansonsten: Datenschutz und Datensicherheit sind nicht mit einem popeligen RAID1 zu befriedigen.

Hä? Schreib ich eigentlich chinesisch? Dass ein RAID nur ein Ausfallschutz darstellt, ist fachliches Grundwissen! Davon gehen
(zumindest ich) wir hier aus...Das ist schliesslich ein Fachforum!

Damit meinte ich den Threaderöffner, nicht deinen Kommentar. Dir stimme ich 100%ig zu.

Grüße
Bastian
Bitte warten ..
Mitglied: keine-ahnung
07.04.2011 um 16:25 Uhr
Zitat von Pjordorf:
> Zitat von keine-ahnung:
> aber ich bin auch Arzt ...
Ich wusste dein Nick ist korrekt gewählt


Unbedingt ... Aber dafür gibt es ja auch noch die Wissenden!
Bitte warten ..
Mitglied: Nagus
07.04.2011 um 17:19 Uhr
Moin,

da Du nicht das notwendige Wissen hast, würde ich dir empfehlen einen Dienstleister zu suchen der dich berät und die Planung für Dich übernimmt. (Bspw. Xerox, ...)

Grundsätzlich entbindet Dich das aber nicht von der Pflicht, das Du Dir Wissen bezüglich der Aufbewahrung und rechtlichen Situation aufbauen musst - andernfalls bist Du nicht in der Lage den Dienstleister zu steuern und zu kontrollieren!

Viel spannender ist aus meiner Sicht eher:
Das digitalisieren ist nur ein Produktions Prozess. Dein Raid Dient nur der System Sicherheit. Wie stellst Du aber sicher, dass die Krankenakten nicht verändert werden (hier sind die rechtlichen Anforderungen zu prüfen) und wie stellst du sicher dass nur berechtigte Personen auf diese Daten zugriff erhalten (System und Backup)? Wie sicherst Du über 30 Jahre den Zugriff auf diese Daten? Wie löscht du Teilbestände nach 30 Jahren? Das ist dann auch eine Pflicht ... und nicht ganz trivial .... Nach der Digitalisierung müssen dann die Akten noch vernichtet werden - das muss ebenso dokumentiert werden!

Von daher: ein Projekt, Laufzeit ca. 1-2 Jahre Planung mit Umsetzung ... viel Spaß!

Außerdem: ist es tatsächlich notwendig die Daten 30 Jahre aufzubewahren? Das ist extrem lang und scheint mir problematisch hinsichtlich dem Datenschutz! Es gibt auch Löschvorschriften, die ebenso eingehalten werden müssen. Diese können konträr zu den Aufbewahrungsfristen sein ...

Was mir so zum Schluss noch aufgefallen ist: über was für eine Menge reden wir überhaupt? 10, 100, 1000, 100000 Akten? Und was für eine Budget hast Du?

Gruß
Nagus

PS: Böses Forum, ihr verschreckt ja gleich jeden! Er ist einer von denen die ordentlich Hallo .. und Mit freundlichen Grüßen gesagt haben. Das muss man ja mittlerweile schon honorieren ... und wie ich das sehe mögt ihr keine IT-Manager ...
Bitte warten ..
Mitglied: Pjordorf
07.04.2011 um 18:25 Uhr
Hallo,

Zitat von Nagus:
Außerdem: ist es tatsächlich notwendig die Daten 30 Jahre aufzubewahren?
Ja. Da können dir die Krankenhäuser und Ärzte ein leidvolles Lied von singen. Das Thema ist nicht eben eine Festplatte und da meine PDF's drauf....

Böses Forum
HiHiHiHi

... und wie ich das sehe mögt ihr keine IT-Manager ...
Wenns denn hier einer wäre würden wir Ihn auch alle mögen. . .

Gruß,
Peter
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Mitglied: keine-ahnung
07.04.2011 um 19:17 Uhr
Ja mei,

soo leidvoll ist das Thema nun auch wieder nicht, der Markt hat mittlerweile ein ausreichendes Mass an zertifizierten DMS für den medizinischen Bereich, welche auch im Rahmen des bezahlbaren sind und -natürlich - mit PDF arbeiten. Muss man halt nur gucken ...

LG, Thomas
Bitte warten ..
Mitglied: mrtux
07.04.2011 um 21:21 Uhr
Hi !

Zitat von bnutzinger:
Damit meinte ich den Threaderöffner, nicht deinen Kommentar. Dir stimme ich 100%ig zu.

Sorry! Ging auch nicht gegen dich....War eher eine Frustreaktion...

Zitat von keine-ahnung:
den medizinischen Bereich, welche auch im Rahmen des bezahlbaren sind und -natürlich - mit PDF arbeiten. Muss man halt nur
gucken ...

Genau! Du sagst es: Man muss halt nur gucken.... :-P

Zitat von Nagus:
PS: Böses Forum, ihr verschreckt ja gleich jeden! Er ist einer von denen die ordentlich Hallo .. und Mit freundlichen Grüßen gesagt haben. Das

Hab doch ganz leise getippt, böse wäre lauter...

muss man ja mittlerweile schon honorieren ... und wie ich das sehe mögt ihr keine IT-Manager ...

Öhha stimmt.....Und IT-Manager? Ähhmm ich muss weg...

mrtux
Bitte warten ..
Mitglied: Nagus
07.04.2011 um 21:52 Uhr
Zitat von Pjordorf:
Hallo,

> Zitat von Nagus:
> Außerdem: ist es tatsächlich notwendig die Daten 30 Jahre aufzubewahren?
Ja. Da können dir die Krankenhäuser und Ärzte ein leidvolles Lied von singen. Das Thema ist nicht eben eine
ey - 30 Jahre? Da sind deine Patienten doch schon zu 50% tod ... wozu noch die Akten? Alles andere verjährt doch auch noch früher .... naja - was wundere ich mich überhaupt?!?!!! Wir leben im Land DER Bürokraten ... -.-


> Böses Forum
HiHiHiHi

> ... und wie ich das sehe mögt ihr keine IT-Manager ...
Wenns denn hier einer wäre würden wir Ihn auch alle mögen. . .
Ich glaube du schwindelst



Viele Grüße

Nagus (ein IT-Manager ... )
Bitte warten ..
Mitglied: Pjordorf
07.04.2011 um 22:36 Uhr
Hallo,

Zitat von Nagus:
ey - 30 Jahre? Da sind deine Patienten doch schon zu 50% tod ... wozu noch die Akten?
Auszug aus http://www.krankenschwester.de/forum
Krankenakten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden, da nach dem BGB Schadensersatzansprüche so lange geltend gemacht werden können.
Ist die Akte vorher vernichtet, hat der Pat. keine Chance seine Anspüche zu beweisen, dann wir die Beweislast umgekehrt und das Krankenhaus, die Paxis muss beweisen dass alles in Ordnung war. Das geht nicht ohne Akte.
Rötntgenbilder können nach 10 Jahren vernichtet werden. Der Befund jedoch nicht.

Ich glaube du schwindelst
Ja. Aber nur Virtuell. 0

Gruß,
Peter
Bitte warten ..
Mitglied: n.o.b.o.d.y
07.04.2011 um 23:29 Uhr
[OT on]

Zitat von Pjordorf:
Rötntgenbilder können nach 10 Jahren vernichtet werden. Der Befund jedoch nicht.

Das ist nicht ganz korrekt, auch bei Röntgenbildern besteht teilweise eine Aufbewahrungspflicht bis 30 Jahre (BG und Kinder)

[OT off]
Bitte warten ..
Mitglied: propain66
08.04.2011 um 01:57 Uhr
ist ja schön das sich soviele leute mit der datensicherheit und datensicherung auskennen aber das ist nicht das problem hier.
Bitte warten ..
Mitglied: ackerdiesel
08.04.2011 um 09:47 Uhr
Hallo,

hast auch immer noch nicht geantwortet, was Du mit der digitalisierung bezwecken willst.

Zitat: Gibt es empfehlenswerte dienstleister die sowas übernehmen? -kostenpunkt? -zeitaufwand?

kurz gegoogelt und schon :

http://www.google.de/search?client=firefox-a&rls=org.mozilla%3Ade%3 ...

Zitat: Kann/Sollte man selber scannen? -zeitaufwand gegen über dienstleister? -welches dateiformat speichern? -qualitätssicherung ?Mit dem normalen multifunktionsdrucker alle akten scannen? gibt es bessere wege?
Zitat von keine#ahnung :Abhängig vom Umfang des Aktenbestandes würde ich mal sagen, mit den üblichen Scannern auf Mit freundlichen Grüßen wirst Du Dir den Rödel holen. Hier brauchst Du einen mechanisch beanspruchbaren Dokumentenscanner, der bereits als *.pdf scannt, dafür immer wieder gerne Fujitsu-Scanner empfohlen.

Gruß
ackerdiesel
Bitte warten ..
Mitglied: keine-ahnung
08.04.2011 um 10:19 Uhr
Hi,

jaja, die Jungens hier können manchmal grob sein , aber die wollen i.d.R. nur spielen ... Aber im Ernst: Du musst solche Probleme ein wenig spezifizieren, man kann 2 Krankenakten digitalisieren oder 20.000 ... Das hat schon einen marginalen Unterschied.

LG, Thomas
Bitte warten ..
Mitglied: Nagus
08.04.2011 um 13:59 Uhr
Zitat von Pjordorf:
Hallo,

> Zitat von Nagus:
> ey - 30 Jahre? Da sind deine Patienten doch schon zu 50% tod ... wozu noch die Akten?
Auszug aus http://www.krankenschwester.de/forum
Krankenakten müssen 30 Jahre aufbewahrt werden, da nach dem BGB Schadensersatzansprüche so lange geltend gemacht werden
können.
Ist die Akte vorher vernichtet, hat der Pat. keine Chance seine Anspüche zu beweisen, dann wir die Beweislast umgekehrt und
das Krankenhaus, die Paxis muss beweisen dass alles in Ordnung war. Das geht nicht ohne Akte.
Rötntgenbilder können nach 10 Jahren vernichtet werden. Der Befund jedoch nicht.

Sehr lustig, habe genau seit heute auch dieses Problem ...
Wobei es für mich echt merkwürdig ist, wenn jemand stirbt und ich muss die Akten 30 Jahre aufheben ... so ein Blödsinn! 10 Jahre lass ich mir ja noch gefallen ... aber 30 Jahre! Beamte haben echt lustige Ideen ... ach ja: wir haben kein Krankenhaus, sondern machen u.a. Mobile Pflege ...

Also wird nächstes Jahr das Projekt: Digitalisierung gestartet ... -.-

> Ich glaube du schwindelst
Ja. Aber nur Virtuell. 0

Das "Virtuell" macht es übrigens nicht wirklich besser - aber dass weißt Du ja

Gruß,
Peter

Ein sonniges Wochende
Nagus
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