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Dokumentationspflich EDV-Anlage als externer

Frage Sicherheit Rechtliche Fragen

Mitglied: fabio84

fabio84 (Level 1) - Jetzt verbinden

23.06.2011, aktualisiert 18:21 Uhr, 6365 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo Admins,

ist es Pflicht als externer Dienstleister ohne Wartungsvertrag eine Dokumenation der EDV-Anlage zu erstellen
oder reicht es aus auf der Rechnung zu beschreiben welche Arbeiten durchgeführt worden sind ?
Wie weit muss man bei der REchnungstellung ins Detail gehen ?

Muss die Dokumentationserstellungszeit vergütet werden oder muss / sollte das schon im Stundensatz integriert sein.

Hilfreich wären ggf. auch Gesetze die das regeln? Kennt Ihr solche Gesetze ?
Ich habe bei einem Kunden lediglich auf Abruf z.B. bei Problemen diese behoben.
Es bestand kein EDV-Wartungsvertrag oder eine Regelung für Dokumentationspflciht..

Jetzt verlangt man eine Dokumentation der letzten 4 Jahre?
Kann das rechtens sein ?



Ich würde mich über eure Beiträge sehr freuen.


freundliche Grüße
Mitglied: sk
23.06.2011 um 18:39 Uhr
Das solltest Du einen Anwalt fragen, denn diese haben sich unter dem Deckmäntelchen des Verbraucherschutzes das Rechtsberatungsmonopol gesichert.
Als Rechtsberatung mißzuverstehende Diskussionen können für den Betreiber dieses Forums schnell sehr teuer werden.

Gruß
sk
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Mitglied: gogoflash
23.06.2011 um 22:38 Uhr
Hi,

ob das verlangen einer Dokumentation rechts ist, weiß ich nicht, das soll ein Anwalt erklären.

ob ein Wartungsvertrag bestand wird dir auch ein Anwalt sagen können. Dieser kann u.u. auch mündlich entstanden sein.

Man selbst sollte schon für sich eine Dokumentation erstellen, damit man nachträglich dem Kunden erklären kann, warum man etwas getan hat.
Damit nachträgliche Streitigkeiten besser nachvollziehbar sind.

Was übliche blabla: Dies ist keine Rechtsberatung, sondern eine Meinung eines Kollegen, der aber glaubt ein Anwalt sei angebracht.


Gruß Miguel
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Mitglied: filippg
25.06.2011 um 16:32 Uhr
Hallo,

als Dienstleister ist es deine Pflicht, das umzusetzen, was vertraglich vereinbart wurde (und nicht mehr). Wurde keine Dokumentation vereinbart, so musst du auch keine erstellen.
Gleiches gilt für die Vergütung. Wenn eine Festpreisvergütung & eine Doku vereinbart wurden, dann ist die im Fixpreis enthalten. Wenn Aufwandsabhängige Vergütung & Dokumentation vereinbart wurden, kannst du die dafür enstandenen Aufwände auch verrechnen.
Schwieriger wird es wenn die Aufgabenstellung offen formuliert wurde, etwa "Wird die Arbeiten gemäß den in der Branche üblichen Best Practices durchführen" - zur Best Practice wird eine Doku i.A. gehören. Aber auch dann können die dafür nötigen Aufwände verrechnet werden.
Darüber hinaus kann sich eine Beratungspflicht ergeben. Wenn der AG dich also ohne Dokumentation beauftragen will solltest du ihm sagen: Mache ich gerne, ich würde dir aber dringend nahelegen, mir nochmal x Stunden für Dokumentation zu beauftragen.

Gruß

Filipp
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Mitglied: gogoflash
25.06.2011 um 18:11 Uhr
Hallo Filipp, Hallo Fabio,

ich glaub hier liegt der Fall auch etwas anders. Es geht nicht um die Dokumentation des Systems, sondern um die Dokumentation der erbrachten Leistungen (Tätigkeitsinformation). Das ist schon ein Unterschied. Oder irre ich mich?
Man muss doch wissen, wann man zb den Server installiert hat, einem Rechner die Festplatte getauscht hat oder Viren von einem Rechner geputzt hat.
Wie der Server konfiguriert ist, dass ist wiederum eine Leistung, die bezahlt werden muss. Und wenn man sauber arbeitet dann erstellt man dem Kunden diese Doku unaufgefordert.

Problem ist hier, das beides nicht existiert. Sonst würde der Kunde nicht so fordernd sein bzw mit dem was er bekommen hat nicht klarkommt.
Das führt beim Kunden manchmal zu einer Hilflosigkeit, die sich irgendwann böse entläd. Nicht falls verstehen, dies unterstelle ich dem Threadowner nicht.

Die Frage,was gesetzlich vorgeschrieben ist, kann ich nicht beantworten, aber es gehört schon zum guten Stil eine Dokumentation zu erstellen, dies führt zu einem besseren Vertrauenverhältnis zum Kunden und zu mehr Kunden.

Mein Tip für die Zukunft dieses Thema immer bei Auftragserteilung explizit angehen und offen mit Informationen seiner Tätigkeit sein. Dies erspart viel Ärger und Unmut.


Gruß Miguel
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Mitglied: Huegel
27.06.2011 um 09:54 Uhr
Moin,

also eine Dokumentation der EDV-Anlage würde ich nur zum vereinarten Stundensatz erstellen. Schließlich hast du das System ja wohl nicht komplett neu aufgesetzt, oder?

Für meine Termine beim Kunden erstelle ich einen kurzen Tätigkeitsbericht, den ich mir unterschreiben lasse.
Zusätzlich habe ich mir ne Seite geschrieben, mit der ich diese Tätigkeitsberichte erstellen und auch ablegen kann.

Somit kann ich für jeden Termin exakt belegen, was ich wo gemacht habe und im Streitfall die unterschriebenen Berichte vorlegen.

Is meistens sehr beeindruckend.

Gruß
Hügel
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Mitglied: Safir01
27.06.2011 um 10:08 Uhr
Hallo Fabio84,

Zunächst ist Deine Dokumentation erstmal nur relevant für die Rechnungstellung, wenn keine Dokumentationsarbeiten Gegenstand des Vertrages sind. Es ist nicht die Pflicht eines Externen, die EDV Anlage des Kunden zu dokumentieren. Dafür ist eine vertragliche Vereinbarung erforderlich.
In der Regel wird Dein Tätigkeitsbericht bzw. - doku dem AG zur Unterzeichnung vorgelegt. Mit Unterschrift ist der Tätigkeitsbericht vom AG akzeptiert und es ist keine weitere Leistung zu erbringen. Wenn dieser Tätigkeitsbericht in dieser Form nicht existiert, Du aber eine Rechnung mit den entsprechenden Rechnungsposten beim AG eingereicht hast und dieser hat ohne Widerspruch die Rechnung beglichen gilt das auch als akzeptiert.
Wenn nach der Zahlung vom Auftraggeber die Forderung kommt, dass Du eine Umfangreiche Dokumentation einreichen sollst, wäre das definitiv eine zusätzliche entgeltliche Leistung.
Die Dokumentation in Form der detaillierten Rechnungstellung ist in der Regel keine kostenpflichtige Leistung. Stell Dir vor, Du sendest Deinem Kunden 1.000 Rechnungen und verlangst 10,- pro Rechnungstellung??? ;-}

Bei Dienstleistungen "auf Abruf" empfiehlt sich generell eine zeitnahe Dokumentation der Zeiten und Tätigkeiten - ggf. auch Anfahrtzeiten und Entfernung. Als Dienstleister bist Du immer in der Nachweispflicht, wenn der Kunde oder AG widerspricht. Und unbedingt sofort nach Erledigung der Arbeit eine Unterschrift einholen und auch darauf bestehen und nicht abwimmeln lassen!

Fazit:
Wenn der Auftraggeber die Rechnung akzeptiert und zahlt brauchst Du keine nachträgliche Dokumentation erstellen. Der AG müsste diese einklagen, wenn er darauf besteht - oder er müsste eine Minderung der bereits gezahlten Rechnung einklagen, wenn er einen Mangel Deiner Dienstleistung feststellt. Aber dann ist der AG in der Beweispflicht.

Wenn er die Rechnung noch nicht bezahlt hat, wird es sehr schwierig für Dich. Denn dann müsstest Du den Rechnungsbetrag einklagen und Du bist in der Beweispflicht. Dazu benötigst Du eben eine Dokumentation, die vom AG akzeptiert und unterschrieben ist.

Das sind meine Erfahrungen aus 15-jähriger freiberuflicher Tätigkeit. Die entsprechenden Gesetze finden sich im HGB (Handelsgesetzbuch) und BGB (Bürgerl. GB). Für rechtliche Beratung bitte einen Anwalt konsultieren (am besten über Anwaltskammer Deines Landkreises).

In diesem Sinne noch frohes Schaffen.

Safir01
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