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Dokumenten-Management-System (DMS) opensource für Linux

Frage Linux Linux Tools

Mitglied: panguu

panguu (Level 2) - Jetzt verbinden

07.05.2014, aktualisiert 17:54 Uhr, 21352 Aufrufe, 12 Kommentare, 1 Danke

Hallo miteinander,

für meinen Debian Linuxserver, auf dem ich bereits den kostenlosen Zarafa Server betreibe, möchte ich gerne ein Dokumenten-Management-System installieren und einrichten. Ich möchte damit die privaten Dokumente unseres Haushaltes archivieren und verwalten. Meine Voraussetzungen sind folgende:

es muss:
- ein Opensource-Produkt sein
- kostenlos sein
- ich sollte möglichst plattformunabhängig von jedem Ort aus darauf zugreifen können (natürlich mit entsprechendem Loginschutz und Verschlüsselung)
- für die Benutzer auch unter Linux verwendbar sein, also soll nicht zwingend ein Windows-Client installieren werden müssen, um das Produkt überhaupt nutzen zu können. Es ist zwar toll, wenn auch Windows-User das Programm nutzen können, das sollte jedoch optional sein und nicht zwingend vorgeschrieben sein.

wünschenswert wäre:
- kein zwingend aufgesetzter Client, den man sich auf seinem(n) PC(s) vorher installieren muss, damit man auf dem DMS Server zugreifen kann. Viel lieber wäre mir da schon Web/PHP, damit das frei von jedem HTML-fähigen Endgerät aus machbar wäre. Natürlich mit Zugriffsschutz und Logins.
- wenn man auf die Dokumente auch via smartphone zugreifen könnte, also entweder durch eine eigene App, oder notfalls über WebDAV oder ähnliches
- wenn ich es mit der Groupware Zarafa koppeln könnte
- wenn es in Repositories bereitgestellt wird, so daß man mit einem Paketmanager (z.B. apt-get/aptitude) direkt daraus installieren kann. Ich beabsichtige ein Debian-System
- wenn es auch auf ARM-Architektur laufen würde
- wenn es recht bekannt ist und somit eine große community besitzt (ähnlich wie Zarafa), damit meine ich keinen direkten Bezahl-Support seitens Hersteller, sondern dass wenigstens Foren und viele User bei Problemen weiterhelfen könnten. Es soll kurzum kein Produkt aus dem Jahre 2002 sein, dass eingestampft wurde und nicht mehr weiterentwickelt wird. Nett wäre es, wenn die community auch beitragen kann und man somit schneller an Plugins, Patches oder ähnliches gelangen kann.

Momentan scanne ich zuhause unsere gesamten Papierdokumente ein und verwalte diese ohne Dokumentenmangement in einer normalen Ordnerstruktur auf meiner Festplatte. Ich möchte aber in Zukunft folgendes erreichen: ich scanne Dokumente ein, und diese sollen als PDF oder JPG auf meinem Server im DMS in einer Art SAMMELBOX abgespeichert und niedergelegt werden. Das möchte ich deshalb, damit z.B. auch meine Frau oder Kinder ihre eigenen Sachen durch den Scanner jagen können. Dann sehe ich in der Sammelbox alle neu eingescannten Dokumente und ich kann sie manuell meinen jeweiligen Ordnern/Akten zuordnen und dahin verschieben.

Supernett wäre es, wenn nach dem Einscannen das System trainiert und eingelernt werden könnte und es selbstätig bestimmte Briefe oder Vorlagen erkennt und diesen somit automatisch Tags hinzufügt und sie auch gleich in die jeweilige Akte verschiebt. Beispiel: ich scanne Kontoauszüge ein, oder Briefe von der Stadtverwaltung, oder Rechnungen von Telekom, usw... die sehen ja eigentlich immer identisch/ähnlich aus. Wenn das System das erkennen könnte, wäre das toll. Auch schön wäre es, wenn die eingescannten Dokumente mit OCR verarbeiten werden könnte, und die somit entstandenen Wörter gleich als Suchwörter im Index verwendet werden könnten. Das würde die Suche nach bestimmten Dokumenten mit höherer Wahrscheinlichkeit treffen, anstatt dass ich nur nach vorher fest definierten Stichwörten ein Dokument markiere (Tags).

Auf meiner Recherche bisher bin ich auf folgende Produkte gestossen:

http://www.alfresco.com/de/dokumenten-management-system]Alfresco OpenSource
http://www.agorum.com/startseite/downloads/agorum-core-open-source.html]Agorum
http://www.letodms.com/]LetoDMS
http://www.openkm.com/en/]OpenKM
http://www.logicaldoc.com/de.html]LogicalDoc
http://www.ecodms.de/index.php/de/product1]EcoDMS
http://www.maarch.org/en/]Maarch
http://www.docmgr.org/about/]DocMGR

Die ersteren zwei genannten sind sicherlich bekannte Hersteller und meiner persönlichen Ansicht nach die Rießen in diesem Segment (so zumindest mein Eindruck, nachdem ich die Webseiten durchforstet habe). LetoDMS hat mir deshalb gefallen, weil es sehr simpel aufgebaut zu sein scheint, und man es per SVN aus sourceforge laden und installieren könnte. Allerdings bezweifle ich, daß ich es irgendwie an Zarafa ankoppeln könnte. Dasselbe gilt auch für OpenKM und Logicaldoc oder EcoDMS: wäre da eine Anbindung irgendwie an Zarafa möglich? EcoDMS klingt zwar auch nicht schlecht, kostet aber wiederum 49,- EUR. Bei Maarch konnte ich mich leider nicht in den Demo-Zugang einloggen, um das mal auszutesten, daher hab ich das wieder aus der engeren Auswahl rausgenommen, ebenso wie Docmgr .. scheint wohl tot zu sein?

Agorum scheint ein echt dicker Riese zu sein und deren Software kann schon heftig viel. Ich denke das wäre vllt. etwas oversized für meine Voraussetzungen? Ich kann mir sicherlich auch vorstellen, daß das sehr ressurcenhungrig sein wird. Das tolle an Agorum ist ja, daß die mit Zarafa eine Art Partnerschaft eingegangen und somit gibt es für Zarafa ein Anbindungsmöglichkeit an Agorum. Was mir aber bisher noch gar nicht klar ist: kann ich das auch mittels WebApp nutzen oder funktioniert die Agorum-Anbindung an Zarafa nur dann, wenn man Microsoft Outlook verwendent und somit ein Outlook-Plugin oder ähnliches installiert wird? Wenn das nämlich nur mittels Outlook klappen sollte, hat sich das für mich wieder erledigt. Es muss eine Zarafa-Anbindung entweder über ein WebApp-Plugin möglich sein, oder von mir aus über einen alternativen Opensource-eMail-Client den es kostenlos gibt (z.B. Thunderbird, Evolution, usw...)


Ich würde mich freuen, wenn sich die Experten zu diesem Thema melden könnten und mir einige Tips mitgeben. Wünschenswert wären auch User mit persönlichen Erfahrungen in diesem Kontext. Danke an Alle.

Grüße,
Panguu
Mitglied: keine-ahnung
07.05.2014 um 19:03 Uhr
Moin,
Ich möchte damit die privaten Dokumente unseres Haushaltes archivieren und verwalten.
datt is jut!
EcoDMS klingt zwar auch nicht schlecht, kostet aber wiederum 49,- EUR.
Nur bedingt - zumal die 49 Ocken pro konkurrierendem Zugriff lizensiert sind. Finde ich extrem günstig im DMS-Segment!
Aber mit leicht eingeschränktem Funktionsumfang hast Du die free edition für 3 konkurrierende Zugriffe auf den Server --> mehr braucht's zu Hause nicht, zumal das Teil von der usability recht gut daherkommt.

LG, Thomas
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Mitglied: panguu
07.05.2014 um 20:24 Uhr
Das klingt ja ganz gut. Mir langt auch ein konkurrierender Zugriff um ehrlich zu sein Danke für diese Info. Ja, die 49,- EUR würde ich notfalls auch noch verkraften. Bei ecoDMS gefällt mir, daß es aus dem Inland kommt (na jut, Agorum auch) und ziemlich übersichtlich und aufgeräumt aussieht. Aber: wie krieg ich das mit Zarafa gekoppelt?
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Mitglied: keine-ahnung
08.05.2014 um 11:29 Uhr
Was willst Du mit Zarafa koppeln? EcoDMS unterstützt keine Anbindung an ein AD, wenn Du dass meinst ... da musst Du die Nutzerverwaltung des Programms bemühen - für zu Hause sollte das akzeptabel sein

LG, Thomas
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Mitglied: panguu
08.05.2014 um 11:52 Uhr
Ich will auf das DMS-System innerhalb Zarafa's WebApp zugreifen können. Siehe meinen Ursprungspost, da hab ich das beschrieben. Also quasi dasselbe wie es auch mit Owncloud gemacht wird. Ich kann Owncloud zwar über die eigene URL aufrufen á-la http://mein-server.de/owncloud oder aber ich logg mich einfach in mein Zarafa-Account ein über http://mein-server.de/webapp und kann dort ebenfalls auf meine Owncloud-dateien zugreifen. Nach diesem Prinzip eben.
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Mitglied: keine-ahnung
08.05.2014 um 13:15 Uhr
So?

LG, Thomas
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Mitglied: panguu
08.05.2014 um 13:29 Uhr
Wir reden aneinander vorbei. Ich will nicht via Web direkt auf das EcoDMS System zugreifen, sondern möchte mich wie üblich auf meinem Zarafa-server über Web einloggen und dort das DMS-System nutzen können. Es macht wenig Sinn zwei Webfenster zu öffnen, in einem bin ich in Zarafa angemeldet und im anderen in EcoDMS. Will ich nun ein PDF-Dokument per eMail versenden, dann kann ich das ja so nicht direkt in Zarafa. Ich müßte vorher in der EcoDMS Weboberfläche das Dokument lokal oder sonstwo abspeichern, und dann über Zarafa eine eMail erstellen und als Anhang den Speicherort auswählen. Das ist doch total umständlich und nonsens. Dafür baut man sich nicht solche Systeme.

Ist es also möglich ecoDSM in Zarafa anzubinden, so daß ich Dokumente die innerhalb des DMS liegen direkt auch aus Zarafa verarbeiten kann ? (z.B. eMail-Anhänge direkt in ecoDMS ablegen, oder bei zu versendenden eMails Anhänge aus der ecoDMS Struktur nutzen zu können).
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Mitglied: keine-ahnung
08.05.2014 um 13:44 Uhr
Eine derartig enge Anbindung von ECODMS an einen Linux-Groupwareserver sollte eher schwierig sein, wenn das nicht mal an ein Windows-AD geht ... da würde ich einfach mal den presale-Support nutzen.

Und letztlich: you get, what you pay - wie oben schon geschrieben. Für das verlangte Geld ist EcoDMS schon gut in Form ... und ich arbeite nebenher noch mit zwei anderen DMS, den Vergleich habe ich zumindest. Wenn Du nix oder wenig zahlen willst oder kannst, wirst Du immer mit Kompromissen leben müssen.

LG, Thomas
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Mitglied: panguu
08.05.2014 um 14:33 Uhr
Verstehe, also wirds Agorum Core Open (kostenlos). Habe soeben erfahren, dass die an einem Plugin für Zarafa's WebApp Oberfläche basteln. Das Plugin für Outlook gibt es ja schon ewig, also sollte es mit dem WebApp-Plugin auch bald klappen...
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Mitglied: vip3234
14.08.2014 um 11:12 Uhr
Hallo panguu,

ich stehe gerade vor der selben Entscheidung für ein DMS System zuhause auf meinem Server.
Wie sind denn deine Erfahrungen mit Agorum Core Open, denn das ist momentan auch mein Favorit ?

Besonders gut finde ich an Agorum, dass hier die Daten auch einfach per Netzwerklaufwerk sofort ohne irgendeine Oberfläche im Bedarfsfall zugänglich sind.
Was mir allerdings fehlt ist die OCR Erkennung, denn die gibt es nur in der pro Version. Gibt es hier ggf. ein 3rd Part Plugin was eine Volltextindizierung leisten kann ?

Schöne Grüße,
Ludwig
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Mitglied: panguu
14.08.2014 um 12:32 Uhr
Hi Ludwig,

leider bietet Agorum bis heute noch kein Plugin für WebApp. Soweit ich aber weiß gibt's Unterstützung, wenn man Outlook verwendet. Ich werde demnächst mit Agorum (Sales Manager) telefonieren und wenn ich Näheres in Erfahrung bringe, poste ich es gleich hier.

Leider war der oben genannte Punkt schon enttäuschend für mich, da ich ausschließlich WebApp verwende und kein outlook. Womöglich werde ich mich nach einer anderen Lösung entscheiden müssen, notfalls sogar meine Dokumente in "owncloud" ablegen, da es für Owncloud immerhin eine WebApp-Anbindung gibt, die auch funktioniert.

Grüße,
Pangu
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Mitglied: vip3234
14.08.2014 um 12:40 Uhr
Hallo Pangu,

das würde ich an deiner Stelle auch so sehen, wenn ich Zarafa verwenden würde.

Bei mir stellt sich dieses Problem nicht, da ich einerseits Outlook verwende und andererseits auch meine E-Mails gar nicht im DMS haben möchte da sie auf meinem Exchange Server archiviert werden.

Agorum wollte ich primär die Verwaltung meiner Dokumente und insbesondere für die Verarbeitung meiner Briefpost verwenden.

D.h. mit dem Thema OCR hast du dich dann nicht beschäftigt.

Grüße,
Ludwig
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Mitglied: panguu
14.08.2014 um 13:14 Uhr
Nein, aber sofern ich richtig in Erinnerung habe ist OCR tatsächlich erst ab der Pro-Version verfügbar. Müsstest dich am besten mal mit Agorum in Verbindung setzen und deine Fragen klären.

Viel Erfolg und viele Grüße,
Pangu
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