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Dokumenten-Worklow verbessern

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: trisse

trisse (Level 1) - Jetzt verbinden

18.05.2012 um 14:13 Uhr, 2099 Aufrufe, 2 Kommentare

Guten Tag,

Ich benötige ein Programm oder vieleicht nur einen Denkanstoß bezüglich folgendem Problem.

Eine Firma, die wir EDV-Technisch betreuen erstellt unter anderem Gebrauchsanweisungen für Ihre Produkte. Es gibt zentral gespeicherte Dokumente, die Text-bausteine für die jeweiligen Inhalte der GAs beinhalten.
Bei einem neuen Produkt pflückt sich ein Mitarbeiter verschiedene Textbausteine aus den dukumenten zusammen um eine GA zusammenzubasteln.

Es gibt aber immer wieder Probleme und es kommt zu verzögerungen. Versierte mitarbeiter können somit mit recht viel aufwand eine GA auf diesem manuellen Weg erstellen, jedoch könnte, als beispiel, nicht "mal eben" ein sachfremder oder externer mitarbeiter mit diesem System vertraut gemacht werden. Es würde einfach viel zu lange dauern. Eine GA zu erstellen bedarf also recht viel erfahrung, wobei genau das nicht benötigt werden soll.

Dieses System hat sich mit der Zeit von alleine verselbstständigt und wir denken darüber nach dem ganzen einen automatisierten workflow zu verpassen, wobei wir selber noch nicht wissen wie wir das in die gänge bringen sollen, da wir einfach keine Idee haben ob ein/welches dokumenten-management-system dafür geeignet wäre.

Es wäre wichtig, dass externe mitarbeiter, schnell eingearbeitet werden können.

Gibt es ein System, welches diesen Anforderungen genügt?
Danke für eure Hilfe!
Mitglied: NetWolf
18.05.2012 um 15:26 Uhr
Moin Moin,

es kommt halt drauf an was erstellt werden soll. Wollt Ihr kurze grafische Beschreibungen wie z.B. bei IKEA oder richtige dicke Bücher mit mehreren 100 Seiten erstellen?

Wir haben gute Erfahrungen mit dem Adobe Framemaker gemacht.
Oder noch einen Schritt weiter Adobe Technical Communication Suite
Einfach und auch schnell mit Word geht es mit einer Textbaustein-/Dokumentverwaltung wie TexManager.

Da ich mal davon ausgehe, dass es ein QMS in dem Betrieb gibt, sollte man dann dort den Prozess/Workflow entsprechend beschreiben, damit auch Ungeübte damit zurecht kommen.

Ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist imho der falsche Ansatz. Es ist eher was für die Verwaltung der fertigen Dokumente.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: trisse
19.05.2012 um 15:37 Uhr
Das hat mir sehr geholfen!
Vielen dank für die Tipps!

Zuerst werde ich mal TexManager ausprobieren. Falls das Programm nicht zum erfolg führt werde ich mich an Adobe Framemaker machen und mich dann nochmals melden.

Vorerst vielen Dank!
Bitte warten ..
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