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Dokumentenmanagementsystem - Online, Sicher, Schnell - Aber welches?

Frage Microsoft Windows Tools

Mitglied: nonameuser

nonameuser (Level 1) - Jetzt verbinden

21.11.2014 um 16:20 Uhr, 1278 Aufrufe, 10 Kommentare, 1 Danke

Hi,

ich habe da eine Frage:

Wir suchen ein System in der wir all unsere Dokumente ablegen können, auf die wir dann von überall auszugreifen können. Idealerweise mit Laptop oder Handy (lesezugriff).

Wir stellen uns das so vor das wir kleinere Bereiche abbilden können, die jeweils mit separaten Rechten versehen werden:
- Vorstand
- Männer
- Frauen
- Jugend
- Schüler

In jedem Bereich werden Word, Excel, Powerpoint oder PDF Dokumente abgelegt. Diese sollen dann allen die die nötigen Rechte verfügen zugänglich gemacht werden. Die Dokumente im Vorstandsbereich sind sensibel, d.h. hier würde wir gerne sehen wer was wann sich runtergeladen hat (noch besser eine Sperrmöglichkeit) oder sich etwas angesehen oder gedruckt hat.

Da die Anzahl der Dokumente rasant steigen wird, möchten wir auch eine Suche, die uns schnellstmöglichst Ergebniss liefert.

Sharepoint geht in die richtige Richtung, aber wir brauchen nicht solch ein Mammut Programm. Wir haben uns als Alternative Drooms angeschaut, was allerdings auch nicht ganz unseren Vorstellungen entspricht (keine Suche wir wir uns es wünschen). Habt ihr Vorschläge oder kennt Produkte die ihr empfehlen könnt?

Vorab Danke!

VG, NNU
Mitglied: Pjordorf
21.11.2014 um 16:47 Uhr
Hallo,

Zitat von nonameuser:
Wir suchen ein System in der wir all unsere Dokumente ablegen können, auf die wir dann von überall auszugreifen können. Idealerweise mit Laptop oder Handy (lesezugriff).
Eigene Wolke oder soll ein Hoster euch das anbieten?

Die Dokumente im Vorstandsbereich sind sensibel
Sensibel und von überall aus zugreifen vertragen sich nicht gut.

VPN in euer Netz geht auch von Überall aus, und wenn nicht, es gibt so nette Sachen wie UMTS, LTE usw...
Eigenen Wolkenserver bei euch hinstellen und hierdrauf vorzugsweise per VPN.....
Eure Daten einem dritten in die Hand drücken und sagen das nur ihr da dran wollt, er möge Fremde davon fernhalten....

Da die Anzahl der Dokumente rasant steigen wird, möchten wir auch eine Suche, die uns schnellstmöglichst Ergebniss liefert.
Definiere Anzahl sowie Schnellstmöglich

Sharepoint geht in die richtige Richtung, aber wir brauchen nicht solch ein Mammut Programm.
Du hast auch keinerlei wünsche an deiner Wunsch Software, oder? Daher ist Mammut dann wieder Relativ....

Vorschläge oder kennt Produkte die ihr empfehlen könnt?
Ich hätte euch, naja so ist es eben, SharePoint empfohlen

Gruß,
Peter
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Mitglied: Dani
21.11.2014 um 22:17 Uhr
Moin,
Ich hätte euch, naja so ist es eben, SharePoint empfohlen
Ebenso... ob Cloud oder Hoster kannst du dir noch überlegen.


Gruß,
Dani
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Mitglied: keine-ahnung
21.11.2014 um 23:32 Uhr
Moin,
In jedem Bereich werden Word, Excel, Powerpoint oder PDF Dokumente abgelegt.
was hat das dann mit einem DMS zu tun???

Ach, ist ja schon wieder Freitag .

LG, Thomas
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Mitglied: BirdyB
22.11.2014 um 08:27 Uhr
Hi,

Wie wäre es mit einer owncloud?

Beste Grüße!

Berthold
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Mitglied: danielpi
22.11.2014, aktualisiert um 10:43 Uhr
Hallo nonameuser,

Die owncloud kann ich definitiv empfehlen. Ich habe eine solche in unserem Unternehmen auch aufgesetzt.
Basis ist ein Windows Server 2012 R2 mit IIS 8.5, MYSQL und php.
Da wir noch eine öffentliche IP frei hatten, habe ich zusätzlich eine statische Route mit einer festen URL konfiguriert, so dass von außen darauf zugegriffen werden kann. Wir nutzen zusammen mit unseren Kunden die owncloud zum Austausch wichtiger Daten, wie z.B. neuer Releases und LOGs.

Die Rechte kann man wunderbar verteilen, so dass jeder nur das sieht, was er soll. Du kannst Gruppen einrichten und die einzelnen Benutzer in diese Gruppen packen. Unsere Kunden und meine Kollegen sind begeistert. Zudem ist es total simpel zu bedienen.

Wir hatten vorher nur WebDAV genutzt. Doch kein Vergleich zur owncloud. Und dazu noch völlig kostenlos.

Wenn Du Hilfe bei der Installation brauchst, kann ich Dich gerne unterstützen.

VG danielpi
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Mitglied: nonameuser
24.11.2014 um 12:06 Uhr
Hi,
zunächst gehe ich auf die Fragen ein:

"Eigene Wolke oder soll ein Hoster euch das anbieten?"
Ist eigentlich egal. Wir können genauso gut das selbst hosten und dann den Zugriff über VPN zugänglich machen. Wenn das "Produkt" besser ist, aber nur in der Wolke verfügbar wäre, dann würden wir das machen. Es geht letztlich nur um das Produkt und der Qualität.

"Sensibel und von überall aus zugreifen vertragen sich nicht gut."
Damit wollte ich sagen: Das wir Dokumente haben, die für alle sichtbar sein sollten und eben Dokumente die nur für einen kleinen Personnekreis sichtbar sein sollten. Wir sollten also Leserechte, Schreibrechte und vielleicht noch Download- / Druckrechte separat setzen können. Mir ist klar das wir nicht alles bekommen, aber hey, Weihnachten steht vor der Tür und es sind ja nur Wünsche. Je näher wir daran kommen desto besser ;) .


"Definiere Anzahl sowie Schnellstmöglich"
Wir haben aktuell 50 GB und jährlich kommen cirka 2 GB dazu.


"Du hast auch keinerlei wünsche an deiner Wunsch Software, oder? Daher ist Mammut dann wieder Relativ...."
Ja, ich bin PM, d.h. ich schreibe erstmal was ich will und schaue was ich bekommen kann :D ;)


"was hat Word, Excel, Powerpoint oder PDF dann mit einem DMS zu tun"
Hier kann ich nicht folgen. Wir haben verschieden Typen von Dokumenten die im DMS abgelegt werden müssen. 80% sind PDF und dann kommen eben noch Dokumente anderen Typs dazu (doc, xls, ppt, gif, jpg, etc... . Wenn du mir erklärst was du genau meinst, könnte ich vielleicht besser antworten ;) .

"Zu Sharepoint:"
Es gibt ein Gegenargument. Wir können uns das unmöglich leisten
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Mitglied: keine-ahnung
24.11.2014 um 12:53 Uhr
Wenn du mir erklärst was du genau meinst, könnte ich vielleicht besser antworten
Ein DMS archiviert gemeinhin Dokumente, keine x-beliebigen Dateien. Dies revisions- und manipulationssicher. Wenn Du irgendwas für bunte Dateien willst, bist Du mit einem DMS eher schlecht beraten, sondern solltest das auf Fileebene realisieren --> NAS, DFS what ever.
"Zu Sharepoint:"
Es gibt ein Gegenargument. Wir können uns das unmöglich leisten
Du solltest mal bevor Du eben in einem Forum die eierlegende Wollmilchsau anfragst aber schon auch mal selber gucken, was geht und was nicht. Der Sharepoint ist als Foundation kostenlos. Aber baut Euch einfach ein NAS ins LAN ...

LG, Thomas
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Mitglied: nonameuser
26.11.2014 um 11:08 Uhr
Hi,
leider ist ein NAS keine Lösung Thomas.

Zum Ansatz DMS hat du natürlich Recht. Wir haben auch Gebühren und dergleichen als Dokumente, die wir auf Jahre hin archivieren müssen und die eben Manipulationssicher sein sollten. Und wer sagt dir denn das ich nicht schon geschaut habe?

Ich bin kein ITler, da dachte ich mal die Experten fragen schadet ja nicht. Eventuell kennt ihr Software oder Produkte die nah an "die eierlegende Wollmilchsau" kommt.

Verstehe jetzt die Kritik nicht so richtig...

Dennoch Danke!
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Mitglied: keine-ahnung
26.11.2014 um 13:52 Uhr
Moin nochmal,
und die eben Manipulationssicher sein sollten.
Beisst sich das nicht mit:
In jedem Bereich werden Word, Excel, Powerpoint oder PDF Dokumente abgelegt
Wie willst Du Office-Dokumente manipulationssicher machen?? Irgendeiner hat immer das Recht, die Teile zu bearbeiten .

Du musst Dir zunächst mal klar werden, was genau Ihr benötigt. Der Sharepoint ist schon mal ein lustiger Kandidat für diesen Mischmaschdatentrusel ... Ein NFS-System, wie auch immer, natürlich auch, wenn die Rechte entsprechend verwaltet werden.

In einem maniulationssicheren DMS kannst Du halt nur PDF-A vorhalten. Ever.

LG, Thomas

p.s.: ich bin auch kein IT'ler - learning by doing, reading and googeling war und ist mein Ansatz
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Mitglied: danielpi
26.11.2014 um 20:38 Uhr
Wie gesagt.. Schau Dir mal die owncloud an.
Hier gibts eine Demo: http://demo.owncloud.org/

Kennung: test
Kennwort: test

In meinen Augen ist diese Lösung genau das, was Du suchst..
Bitte warten ..
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