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Dokumentenverwaltung mit Freigabeprozess gesucht

Frage Off Topic

Mitglied: -BassT-

-BassT- (Level 1) - Jetzt verbinden

31.05.2012 um 11:41 Uhr, 5995 Aufrufe, 8 Kommentare

Hallo,

leider habe ich kein passendes Forum gefunden, daher Off-Topic - Bereich.

Kenne mich in dem Bereich selbst kaum aus, hoffe jemand von euch kann mir weiterhelfen.

Ich soll ein Dokumentenverwaltungssystem für unser Unternehmen suchen, dass möglichst kostenfrei ist bzw. wenig kostet und so einige Anforderungen erfüllen muss.
Aufgrund des doch großen Angebotes in diesem Bereich habe ich leider keinen Überblick und würde hier gern nach Erfahrungen fragen.

Wir bräuchten ein Software-System zur Verwaltung unserer kontrollierten Dokumente (SOPs, OPs, Formblätter, ...), die einen Freigabeprozess enthält.

Sprich: Mitarbeiter A checkt ein Dokument zur Bearbeitung aus, bearbeitet es lokal, checkt es mit den Änderungen wieder ein.
Sind alle notwendigen Änderungen gemacht, wird das Dokument als neue Version deklariert und muss vom Autor, der Qualitätssicherung und der Geschäftsführung geprüft und freigegeben werden.

Es wäre auch toll, wenn man zum Beispiel einem Hauptdokument Anlagen zuordnen könnte, in unserem Falle wären dieses die Formblätter, die zu einer SOP gehören.

Das ganze System sollte entweder als Browser-Anwendung auf einem Server laufen, oder eben als Client-Server - Anwendung.

Wie gesagt, meine Erfahrung in dem Bereich ist arg begrenzt, daher hoffe ich auf Tipps / Vorschläge.

Vielen Dank

Sebastian
Mitglied: NetWolf
31.05.2012 um 13:16 Uhr
Moin Moin,

ich denke mal, dass ihr die Vorgaben eines QMS umsetzen wollt!?
Genau in diesem Bereich gibt es daher diverse Programme für genau diese Zwecke.

Die wichtigsten Vorgaben hast du leider nicht genannt:
- Was darf der "Spaß" maximal kosten? (kostenfrei kannst du imho vergessen)
- Wie viele User sollen das System -wie- nutzen?
- Auf welcher Plattform genau soll es laufen? (z.B. OS bei einer Client/Server Lösung)
- Soll nur intern, oder auch extern, auf das System zugegriffen werden können?
- Sollen nur Dokumente (in welchem Format?), oder auch andere (z.B. Multimediainhalte) gespeichert werden?
- Soll es eine direkte/indirekte Anbindungen zu andere Software geben?

In der heutigen Zeit würde ich immer ein Web-basiertes System nutzen. Das dann ins Intranet eingebunden, sollte viele deiner Bedingungen erfüllen. Vorausgesetzt ihr habt bzw. wollte eine solche Plattform!

Könntest du die Abkürzungen SOP bzw. OP genauer beschreiben? Ich vermute, dass ich da im Moment falsche Assoziationen habe

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: amax2000
31.05.2012 um 13:52 Uhr
Hi Wolfgang,

nehme mal an Standard Operating Procedures, Pharmabranche?

Dachte auch erst an Start of Production...


VG

amax
Bitte warten ..
Mitglied: -BassT-
31.05.2012 um 14:55 Uhr
Genau, Standard Operating Procedures und Operating Procedures sinds.
Pharmabranche passt auch.

Zu den Vorgaben:
Was darf der "Spaß" maximal kosten? (kostenfrei kannst du imho vergessen)
Genaue Limits hat mir das Controlling nun nicht genannt, aber ich gehe davon aus, dass es nicht über den dreistelligen Bereich hinausgehen darf. Dass genau das schwierig ist, ist mir bewusst...

>>- Wie viele User sollen das System -wie- nutzen?
Ca. 30 Benutzer rein intern von Workstations (Windows XP aufwärts) aus.

>>- Auf welcher Plattform genau soll es laufen? (z.B. OS bei einer Client/Server Lösung)
Client OS sind Windows XP und Windows 7, bestehende Server laufen mit Windows Server 2003

>>- Soll nur intern, oder auch extern, auf das System zugegriffen werden können?
Interner Zugriff sollte ausreichen.

>>- Sollen nur Dokumente (in welchem Format?), oder auch andere (z.B. Multimediainhalte) gespeichert werden?
Vorrangig geht es um Word-Dateien (doc, docx) Formblätter ebenfalls Word (dot, dotx) oder Excel (xlt, xltx), Arbeitskopien sollten möglichst als PDF ausgegeben werden, dieser Schritt kann ja notfalls manuell gemacht werden.
PowerPoint und weitere Medien gehören in die Kategorie Nice-to-have.

>>- Soll es eine direkte/indirekte Anbindungen zu andere Software geben?
Eine Art Integration ins Office-Paket wäre natürlich ein Nice-to-have, aber nicht Pflicht.

Aufgrund des beschränkten Budgets ist natürlich klar, dass wir Abstriche machen müssen,
wichtig ist eben die grundsätzliche Verwaltung der Dokumente und eben der genannte Ausgabe- und Freigabeprozess.

Vielen Dank schonmal

Sebastian
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Mitglied: Descartes
31.05.2012 um 17:04 Uhr
Hallo,

Wie wäre es mit

http://alfresco.com (keine mir bekannte Demo im Netz, VM unter http://bitnami.org/stack/alfresco)

oder

http://www.agorum.com

Alternativ sind vielleicht

http://www.openkm.com (http://demo.openkm.com/OpenKM/frontend/index.jsp)
http://www.archivista.ch (Demo auf der Seite unten - mittig)

noch interessant.
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Mitglied: NetWolf
31.05.2012 um 18:20 Uhr
Moin Moin,

jetzt wollte ich dir mal was gutes vorschlagen, da stimmt nur der Preis nicht
Vorenthalten will ich es dir aber auch nicht: http://www.agorum.com/
Allerdings bei 30 Usern und der PRO - Version mit Workflow ... zu teuer für dich

Alternativ wäre noch IM-DMS für deine Anforderungen sinnvoll.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: -BassT-
01.06.2012 um 08:57 Uhr
Hallo,

vielen Dank für die Links,
werde ich mir in jedem Falle mal anschauen.

Soweit ich weiß,
ist dieses Freigabeprozedere in Alfresco doch garnicht enthalten?
Oder täusche ich mich da?
Ist leider absolute Grundvoraussetzung
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Mitglied: NetWolf
01.06.2012 um 09:54 Uhr
Moin Moin,

richtig, eine Versionierung ist vorhanden, aber keine Freigabeprozesse.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: Descartes
01.06.2012 um 10:58 Uhr
Hallo Zusammen,

Freigabeprozesse werden in Alfresco über Workflows gesteuert. Dabei sind einige grundlegende Workflows bereits in der Standardinstallation vorhanden. Für Deine Zwecke sollten diese bereits ausreichen.

Würde ja gerne einen Screenshot hinzufügen, aber das scheint hier nicht zu gehen. In der VM findest Du diese in Share unter http://192.168.56.101/share/page/my-workflows

Aus http://wiki.alfresco.com/wiki/Workflow_with_Activiti

"Out of the box, Share now includes the following preconfigured workflows for both Activiti and jBPM:-

Adhoc
Enables you to assign a task to a single user
Group Review & Approve
Enables you to set up review and approval of content, assigning the workflow task to a single group
Parallel Review & Approve
Enables you to set up review and approval of content, assigning the workflow task to multiple users.
Pooled Review & Approve
Enables you to set up review and approval of content, assigning the workflow task to multiple users. One user can take ownership of the task at a time, completing it or returning it to the pool to be claimed by another user associated with the task.
Review & Approve
Enables you to set up review and approval of content, assigning the workflow task to a single user "

Viele Grüße

Descartes
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