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Druckerlandschaft und Dokumentenmangementsystem

Frage Microsoft Windows Tools

Mitglied: Avalon1

Avalon1 (Level 1) - Jetzt verbinden

22.09.2011 um 07:31 Uhr, 3014 Aufrufe, 6 Kommentare

Hello

ich habe mal eine allgemeine Frage so in die Admin-Runde
und zwar haben wir vor unsere komplette Druckerlandschaft,
estehend aus 9 Jahre alten HP-Druckern, zu überarbeiten.

Zusätzlich wollen wir gleich auch ein DMS einführen in
dem unsere Verkäufer / Einkäufer Ihre Akte elektronisch ablegen
können. Außerdem soll das System auch dazu dienen
dass wir unser Eingangsrechnungen nur noch in
digitaler Form durchs Haus laufen lassen und diese
so dann kontrollieren, freigeben, etc.

Meine eigentliche Frage:

Es gibt einen Haufen DMS und auch jede Menge Druckerhersteller,
wir haben uns auch schon Systeme angesehen,
doch habe ich in dieser Hinsicht noch keine Erfahrung
und würde mich freuen, falls jemand von Euch so ein System kennt
bzw. vielleicht selbst einsetzt, wovon ich ausgehe,
mir da vielleicht kurz und knapp einen Erfahrungsbericht zu geben.

Ich danke Euch!

lg
ava
Mitglied: martin-s
22.09.2011 um 07:40 Uhr
Guten Morgen!

HP Drucker sind nicht schlecht. Ich hab mich dazu entschlossen nur noch HP Drucker zu verwenden. Ich habe einen ca. 5 Jahre alten HP Drucker geschenkt bekommen und der läuft sogar ohne Treiberinstallation unter Windows 7 x64.
In der Firma hatten wir einen Canon Drucker welcher sich überhaupt bis SP1 von Windows 7 querstellte.

Bzgl. des DMS wäre vielleicht SharePoint eine Variante. Wir verwenden das in der Schule und ist wirklich super.


LG
Martin
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Mitglied: holli.zimmi
22.09.2011 um 07:44 Uhr
Hi ava,

von Druckersystemen in großen Firmen oder Banken, gab es fast nur die 4 Druckerhersteller: HP, RICOH, LEXMARK und Kyocera, wo ich gearbeitet hatte - durch mehrere Projekte.
Die Frage ist eher, was brauch alles euer Einkauf - ist die entsprechende Software DMS programmierbar erweiterbar ( kostenneutral bzw. durch euch bzw den extern erweiterbar).

Gruss

Holli
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Mitglied: Avalon1
22.09.2011 um 08:23 Uhr
@martin-s

das mit den Treiber-Problemen dass kenn ich auch schon - hab damit auch schon einige Stunden verbracht

mit Share-Point habe ich zwar schon erste Erfahrungen gemacht, doch bin ich mir hier nicht so sicher ob dieses System auch
unseren Anforderungen entspricht

@holli.zimmi

was wir brauchen ist in der Phase in der wir jetzt noch sind, etwas schwer zu definieren

ich versuchs mal so cirka in Worte zu fassen:

Wir hätten gerne in jedem Büro eine Multifunktionsgerät (Scan-to-Folder, Fax, Drucker) stehen,
bei dem die GUI an das DMS angepasst ist, sodass direkt in einen speziellen Ordner mit einer
definierten Beschlagwortung gescannt werden kann

Hier soll es dann Workflows im Hintergrund geben, welche z.B. den Ordner überprüfen und dann
bei Änderung des Inhaltes einen bestimmten MA eine Info (per Mail) geben, dass hier neue Dokumente
zur Bearbeitung vorliegen

Nach der Bearbeitung soll dieses Dokument (oder die Dokumente je nachdem) in den nächsten Ordner
für die weitere Verarbeitung geschickt werden

Praktisches Beispiel wäre:

für den EK:
Bestellung wird getätigt -> Bestellformular wird in DMS abgelegt -> Info an MA vom EK ->
MA vom EK erfasst diese Bestellung im ERP-System -> legt die Bestellung auf Evidenz um
auf die Auftragsbestätigung des Lieferanten zu warten -> bei Einlangen der Auftragsbestätigung
wird diese mit der Bestellung verglichen -> wenn OK Ablage in neuem Ordner mit Info
an weiteren MA -> dieser wartet dann auf Wareneingang und vergleicht wieder diesen mit der
Auftragsbestätigung -> wenn OK Ablage "in Archivierung"

für die Eingangsrechnungen:
Rechnung kommt per Post -> wird eingescannt -> mittels lernfähiger OCR werden bestimmte
Felder ausgelesen (Rechnungsnummer, Lieferant, etc.) -> landet im Ordner für die Buchhaltung ->
Buchhaltung kontrolliert die Eingangsrechnungen und verteilt diese im Haus an die
jeweiligen Abteilungen (mit Info an die MA der Abteilungen) -> Prüfung und Freigabe durch die Abteilungen ->
Eingangsrechnung landet wieder im "Buchhaltungsordner" (mit Info an MA) um dort
in die Finanzbuchhaltungssoftware übernommen zu werden

sodale, das wären einmal so zwei Anwendungsbereiche die wir gerne mit einem DMS
realisieren wollen

lg
ava
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Mitglied: Anton28
22.09.2011 um 08:38 Uhr
Hallo,

also ich würde mich mal mit dem Hersteller des ERP-Systems in Verbindung setzen und da nachfragen, was die zum Thema zu liefern haben.
Bzw. welche Systeme Schnittstellen zum ERP haben und zertifiziert sind.

Ich würde bei einem nicht zertifizierten System den Aufwand für die Schnittstellen nicht unterschätzen wollen, und vor allem bei einem neuen Release des ERP-Systems kannst Du dann wieder alles testen und nachziehen.

Außerdem würde ich mich mit einem Steuerberater bzw. der eigenen Finanz-/Steuerabteilung in Verbindung setzen, bzgl der Anforderungen des Finanzamtes (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GdPDU).
Wenn Du/Ihr alle Belege in einem Archiv ablegt, müsst Ihr diese dem Prüfer des FAs auch über eine genau definierte Schnittstelle (GdPDU) auf einem Datenträger (CD,DVD, ..) Zur Verfügung stellen können.

Alos wird wohl nichts übrig bleiben, als das Du Dich an den Hersteller Eures ERPs wendest und die Möglichkeiten abklärst.

Aber unterschätz den Aufwand nicht.

Du schreibst nicht wie groß die Firma ist, welches ERP ihr einsetzt usw.


Gruß

Anton
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Mitglied: Avalon1
22.09.2011 um 08:59 Uhr
@Anton28

zur Zeit haben wir noch das ERP-System, SRATIX im Einsatz, bei dem wir keine großen Änderungen mehr durchführen können, da
wir in den nächsten Jahren (wann genau wissen wir nicht) ein neues ERP System bekommen werden, da wir vor 1 1/2 Jahren aufgekauft
worden sind.
Erkundigt haben wir uns, ob es eine solche Möglichkeit in STRATIX gibt, aber leider gibt es diese nicht

Wegen den Anforderungen des Finanzamtes:
von der Firma von der wir die Finanzbuchhaltungssoftware beziehen (EURONORM FiBu) sind wir mittlerweile der größte Kunde
und diese Problemstellung wegen der eingehenden Schnittstelle in die FiBu-Software würde von dieser Firma geklärt werden
bzw. die programmieren uns mit Sicherheit so eine Schnittstelle - das hatten wir schon einmal in der Vergangenheit und das
wird jetzt sicher auch kein Problem sein

Aber super für die Info weil ich bis dato noch nicht gewusst habe dass solche Schnittstellen genauestens definiert und mit
dem Finanzamt abgeklärt werden müssen !!!!

lg
ava
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Mitglied: Anton28
22.09.2011 um 09:43 Uhr
Hallo Ava,

die Schnittstelle ist vom FA vorgegeben und die Hersteller der Buchhaltungssoftware/DMS haben diese einzuhalten und zertifizieren zu lassen.

Nur wenn dies so ist, könnt Ihr alle Eingangsbelege scannen und im DMS ablegen und das Papier dann schreddern.

Als Software für das Scannen und erkennen der wichtigsten Merkmale der Rechnung ist eigentlich Kofax (cofax), ich weis die Schreibweise nicht genau, der Marktführer.

Ich würde mir in diesem zusammenhang auch noch Gedanken bezüglich Archivierung der Belege machen. Nach einer gewissen Zeit laufen die Datenbanktabellen der ERP-Software voll.

Wenn Ihr in absehbarer Zeit ein neues ERP bekommt, dann solltet Ihr evtl. das Thema mit diesem Neuen ERP angehen, sonst habt Ihr den Aufwand doppelt und müsst die Daten nochmals migrieren.

Gruß

Anton
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