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GELÖST

E-Mail Archivierung

Frage Sicherheit Backup

Mitglied: sasoriza

sasoriza (Level 1) - Jetzt verbinden

19.01.2006, aktualisiert 08.01.2009, 15481 Aufrufe, 9 Kommentare

Welche Software gibt es? Welches Konzept ist besser?

Hallo,

ich muss in meiner Firma die E-Mail-Archivierung einrichten. Wir benutzen einen Exchange-Server.
Welche Software gibt es dazu?
Ich kenne GFI-MailArchiver - leicht zu installieren, funktioniert auch und relativ billig (1800 ? für 250 User)
Software von Synapsis oder H&S-Soft sind da schon teurer (bis 12000).
Die Konzepte sind allerdings unterschiedlich. Während GFI die E-Mails über ein Journal-Konto in Exchange einfach in eine SQL-Datenbank kopiert, setzen die meisten anderen Programme anstatt der E-Mail einen Link in die Exchange-DB, der wieder auf einen Link in einer Datenbank verweist, der dann auf den reellen Speicherort verweist.
Ich habe gehört, dass das Setzen dieser Links in der Exchange-DB durchaus Gefahren hat und Exchange zum Absturz bringen kann.
Welche Erfahrungen habt ihr mit E-Mail-Archivierung gemacht?

P.S. Logischerweise sagt jeder Hersteller, dass sein Konzept das sichere, bessere, schnellere etc. ist. Objektivität ist hier wohl kaum zu erwarten ....

Freue mich auf zahlreiche Antworten.
Vielen Dank
Mitglied: CouchCoach
19.01.2006 um 11:11 Uhr
Hi,

es gibt da eine Lösung von <a href="http://www.Ikarus-Software.de;>Ikarus" Software</a>.
Die bieten eine Kiste an Preis ca. 1900,-? (Hardware und Software) sowie Lizenzen für 95,- Pro Mail Konto Pro Jahr.
Also wenn man ein Sammelkonto nutz spart man hier richtig Geld. Problem ist, ich weiß noch nicht von der Firma ob diese Kiste auf direkt SMPT beherscht, das heisst wenn der Exchange seine Mails direkt zugestellt bekommt und nicht per POP-Connector abholt.

ansonsten habe ich ein Word Dokument wo alles drin beschrieben ist. Wenn du Interesse daran hast schicke mir eine Nachricht mit deiner Mail Adresse dann schicke ich dir das Dokument mal zu.

Grüße

PS.: Wie wichtig ist für (kleine) Unternehmen eigentlich die Speicherung der Emails in Z3Form wegen $147 Abgabenordnung, ich glaube ich mache mal einen neuen Thread zu diesem Thema auf
Bitte warten ..
Mitglied: cesarius
19.01.2006 um 11:27 Uhr
Hallo sasoriza,

ich stand vor Kurzen vor dem gleichen Problem. In einer Testumgebung hatte ich unterschiedliche Testversionen installiert. Unter anderem GFI Mailarchiver und exchange@Pam.

Von dem Funktionsumfang fand ich exchange@Pam am besten, jedoch nicht ganz leicht zu administrieren, und wenn da ein Datenbankfehler auftritt, dann gute nacht Marie!
Wie Du schon erwähnt hast benutzt exchange@Pam eine Verknüpfungslösung. Diese hat Vor und Nachteile:
Transparente Lösung für die User: alle Emails im Archiv können gezielt gesucht werden, und auch gezielt aus dem Archiv von jedem User (je nach Berechtigung) restauriert werden.
Für den User sehr komfortable zu bedienen. Unterordner im Posteingang bleiben erhalten...
Nachteile finde ich unter anderem, dass es relativ schwer wird den Exchange in der Zukunft (Migration usw.) ohne exchange@Pam zu fahren, wegen all den Verknüpfungen in der MSX Datenbank.
Ein weiterer Nachteil finde ich dass auf jedem Outlook einen Exchange@Pam Add-in installiert werden muss.

Den GFI Mailarchiver fand ich vom Preis her unschlagbar. In der Testumgebung hat mir auch die Bdienung für Administratoren wie auch für User gut gefallen.
Die Vorteile sehe ich hier:
Eigenständige Datenbank auf SQL Basis (ohne die Exchange Datenbank zu modifizieren!!)
Leichte Administration, leichtes Backup durch SQL Manager.
Stabile Lösung da Exchange intakt bleibt und SQL sowieso stabil ist.
Auf den Clientrechner muss nichts installiert werden, da das Benutzerinterface eine Website ist, die im IIS automatisch erstellt wir. Eine Outlookintegration kann man z.B. so lösen in dem man einen Öffentlichen Ordner erstellt der auf die Homepage von dem Mailarchiver zeigt.
Nachteile sehe ich in diesen Punkten:
-Das Exchange Journaling ist für Unternehemn die sehr viele Mails empfangen und senden ein Performance Killer für den Exchange (etwas übertrieben vielleicht).
- Dann gibt es ein zweites Problem was in unserer Firma der Fall war: Unsere User hatten in Ihren Posteingängen Unterordner erstellt in dem Sie all Ihre Mails sortiert hatten (Je nach Projekt, Thema usw.). GFI Mailarchiver kennt diese Ordner nicht, deshalb geht diese Ordnerstrukturinformation verloren. Man kann im Mailarchiver seine eigenen Emails nicht sortieren. Mit diesem Problem waren unsere User nicht einverstanden. (Siehe Thread hier vor einer Woche)
-Emails die einmal im Mailarchiver angekommen sind bekommt man nicht mehr raus (zumindest gibt es keine GFI Supported Solution), wenn also Spam zufälligerweise nicht gefiltert wurde, ist es für die Ewigkeit im Mailarchiver.



Eine andere möglich Lösung die ich selber in Betracht ziehe ist eine Kombination aus GFI und die integrierte Autoarchivierungslösung von Outlook. Dies hatte ein User im oben genannten Thread erwähnt.
Eigentlich wollte ich von den PST-Dateien abstand halten, jedoch ist die Lösung für kleine bis mittlere Unternehemn zumutbar:
Man aktiviert die Autoarchivierung in Outlook und plaziert die archiv.pst Datein der User auf einem performanten (je nach Anzahl der User) Fileserver. Dann hast Du zum einen eine Zentrale Lösung die leicht gebackupt werden kann, zum anderen änderst sich wenig für die User da Ordnerstruktur erhalten bleibt.
Da diese Lösung jedoch nicht konform ist mit den Archivierungsanforderungen, à la GDPdU, Sarbanes-Oxley Act, Bestimmungen der US-Börsenaufsicht usw. kann man parallel noch den GFI nutzen.


Noch bin ich auch noch am testen! Also kann sein dass ich oben nicht präzise genug gewesen bin. Es gibt noch andere Lösungen z.B. Easy Xbase, jedoch habe ich erfahren dass die Datenbankstruktur dieser Lösung nicht gerade die beste ist. Lass mich natürlich des bessren belehren!

Ansonsten hoffe ich etwas geholfen zu haben.
Gruß,
cesarius
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Mitglied: sasoriza
19.01.2006 um 11:39 Uhr
Hallo CouchCoach,

danke für die Antwort. Grundsätzlich gelten E-Mails, die für betriebliche Zwecke versandt werden (Angebote, etc.) als geschäftsrelevant und sind damit archivierungspflichtig. Da spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle.
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Mitglied: sasoriza
19.01.2006 um 14:05 Uhr
Hallo cesarius,

kann man bei der GFI-Lösung nicht direkt in die SQL-Datenbank rein und die Datensätze löschen? Kann mir nicht vorstellen, daß Mails auf ewig da drin bleiben sollten.
Bei GFI kann man auch Berechtigungen vergeben, wer wo suchen darf.
Eine Lösung mit einzelnen .pst-Files finde ich zu aufwendig bei 150 Usern, bei kleineren Firmen ginge das noch.
Bei allen Link-Lösungen habe ich irgendwie ein ungutes Gefühl - wenn ein anderes Programm in der Exchange-DB rumfroscht, da kann, wie du sagst, nur beten, dass nichts passiert ....
Danke erstmal für die Infos. Helfen mir bei der Entscheidungsfindung auf jeden Fall weiter.
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Mitglied: cesarius
19.01.2006 um 14:24 Uhr
Hi,
ja löschen mittels SQL geht schon, jedoch ratet der GFI Support davon ab, wegen irgend einem Bug.

Mehr kannst Du hier lesen:

http://forums.gfi.com/delete_emails_from_database/m_900727276/tm.htm

und hier

http://forums.gfi.com/m_130027100/mpage_1/key_delete/tm.htm#130027100


Gruß,
cesarius
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Mitglied: rfalbrecht
24.04.2007 um 21:35 Uhr
Der Thread ist ja schon etwas älter - inzwischen gibt es noch interessante Alternativen zu GFI.

Ich würde mir auf jeden Fall die Lösung EMA von Artec IT anschauen. Diese Komplettlösung aus Hard- und Software archiviert die Mails im originären Mime-Format und mit digitaler Signatur. Der Mail-Header wird somit nicht wie bei GFI vom Body getrennt und man benötigt auch keine Datenbank.

Diese Lösung ist sehr einfach zu implementieren und erfordert null Aufwand für Wartung, wie z. B. Software-Updates - diese werden vollautomatisch durchgeführt!

edit:
Wir wollen hier keine Eigenwerbung.
Lonesome Walker
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Mitglied: Egbert
17.05.2007 um 15:35 Uhr
hallo zusammen,

wir setzen bei der E-Mail Archivierung das Produkt ZOE.Archiv ein. Da ich sehr viel mit solchen Systemen herumgespielt habe ist mir dieses am Ende übrig geblieben weil es mir das beste Verhältnis zwischen Preis und Leistung geboten hat. Vor allem wollte ich auch was in unserem Portfolio was nicht nur mit Exchange kann.

Es haneldt sich hier um eine für die E-Mail Archivierung optimierte Internet Appliance.
basierend auf einer speziellen Hardware, einem LINUX - Kernel und einer integrierten (embedded) Firmware.
Die Konformität zu den aktuellen Standards ist gegeben.
Eine Mail wird im Originalformat archiviert. Eine sehr intelligente Suchmaschine ermöglicht eine sehr schnelle Suche über meine alten Daten.
Das System kann mit meinen Daten wachsen.

Mehr zu den ZOE.BOX Systemen unter http://www.vistaconsult.de/content/blogcategory/43/79/
oder unter www.zoe-box.ch

Gruß
Egbert
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Mitglied: rfalbrecht
18.05.2007 um 23:36 Uhr
Werden die archivierten E-Mails auch digital signiert?

Finde nichts diesbezüglich in der Produktbroschüre. Ist meines Erachtens aber ein Muss hinsichtlich Revisionssicherheit bzw. Gesetzeskonformität.
Bitte warten ..
Mitglied: Melchior
24.10.2007 um 16:44 Uhr
Hallo,

wir haben uns in der Company für Zantaz entschieden,

Es werden von der Archivsoftware ,Nachrichten aus Microsoft Exchange,
Microsoft Sharepoint, Microsoft Entourage und Dateisysteme erfasst und die Funktionen
für die Suche rechtlich relevanter Inhalten ausgebaut.
Anhand frei zu konfigurierender Regeln entfernt ZANTAZ EAS E-Mails aus Exchange und legt sie stark komprimiert auf alternativen, günstigeren Speichermedien ab. Dadurch werden enorme Einsparungen bei den Speicherkosten, der Administration, und im Backup- und Recoverybereich erreicht. Zusätzlich erfüllen Unternehmen mit dieser Form der Archivierung die rechtlichen Aufbewahrungsfristen. Gleichzeitig wird der Service für den Enduser verbessert, denn er benötigt weitaus weniger Zeit zum Löschen und Aufräumen seiner E-Mails und kann zudem auf eine leistungsfähige Volltextsuche zurückgreifen.

Enorme Kostenersparnis und ein für die Zukunft ausgelegtes Archvierungssystem, Stichwort Compliance, welches auch in der lage ist mittels geeigneter Connectoren auch auf Messanger, Audio und auch Videodaten zurückzugreifen, bzw. komprimiert zu archivieren. Eine superintelligente Suchmaschine nach Logik der Altavista Suchmaschine tut dabei den Rest.

Gruss
Wolfgang Speers
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