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E-Mail Archivierung so zulässig?

Frage Security Legal issues

Mitglied: tikayevent

tikayevent (Level 2) - Jetzt verbinden

2009/07/24, aktualisiert 22:42 Uhr, 6931 Aufrufe, 9 Kommentare

Hallo ihr,

ich bin alleiniger Systemadministrator für einen Finanzdienstleister. Vor einiger Zeit wurde ja die eMail-Archivierung Pflicht, welche ich jetzt auch in mein eMail-System eingebaut habe.

Ich hab dieses einfach unter Postfix mit bcc_maps gelöst. Sämtliche eMails gehen an ein gesondertes Postfach. Jetzt hab ich da aber noch eine offene Frage. Müssen diese eMails signiert oder sofort vor Veränderung geschützt werden, oder reicht es, wenn ich einmal im Monat das komplette Postfach auf einen Readonly-Datenträger exportiere (sprich auf CD/DVD brennen)? Oder kann ich das ganze auch einfach sein lassen und reicht das reine einbehalten einer Kopie?

Ich muss dazu sagen: Noch verschicken wir keine steuerlich relevaten Daten (kurz Rechnungen) per eMail, aber man weiß ja nie.

Ich hoffe, ihr könnt mir ein Licht aufgehen lassen.

MfG

Thomas
Mitglied: filippg
2009/07/25 um 00:17 Uhr
Hallo,

revisionssicher ist das zumindest nicht... http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Gruß

Filipp
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Mitglied: mrtux
2009/07/25 um 14:46 Uhr
Hi !

Zitat von tikayevent:
ich bin alleiniger Systemadministrator für einen
Finanzdienstleister. Vor einiger Zeit wurde ja die eMail-Archivierung
Pflicht, welche ich jetzt auch in mein eMail-System eingebaut habe.

Toll was da so für voreilendem Gehorsam unterwegs ist. Rede mit dem Steuerberater der Firma, wenn er gut ist, kennt der sich in dem Thema aus, da die Steuerberater dahingehend geschult werden. Mit Halbwissen, wie es hier immer wieder zu lesen ist (das gilt sicherlich auch für mich), kommst Du keinen Millimeter weiter.

Wenn ich mich noch recht an das Merkblatt meines Beraters erinnern kann, geht es bei der Emailarchivierung darum, nur die steuerlich relevanten Informationen zu archivieren. D.h nur die Informationen müssen archiviert werden, die das Finanzamt (den Fiskus) interessieren (z.B. Rechnungen, Auftagsbestätigungen, Angebote, Rapporte). Im Gegenteil, sollte in der Firma die private Emailnutzung erlaubt sein bzw. nicht ausdrücklich verboten sein, dann darfst Du die Emails gar nicht komplett archivieren, da diese Informationen unter den Datenschutz fallen. Das sind dann private Daten, die in einem Archiv der Firma nichts verloren haben.

Das Thema Revisionssicherheit bezieht sich auf DV-gestützte Buchführungssysteme. Emails sind keine Buchführung! Ich hatte mit einem Kunden eine rechtliche Auseinandersetzung (es ging um den Beweis der Auftragserteilung, der Kunde behauptete er habe den Auftrag nie erteilt, darum müsse er auch die Rechnung nicht bezahlen). In dem Fall wurden Emails vom Richter gar nicht als Beweis anerkannt, nur weil ich auch noch Faxe als Beweismittel vorbringen konnte, kam ich mit einem blauen Auge davon. Will sagen, in der Praxis wird manches anders gehandhabt als es im genauen Wortlaut des Gesetzestextes steht. Wir verwenden für die Auftragsabwicklung seither nur noch Fax.

Voreilender Gehorsam bringt uns nur dahin, wo uns Herr Dr. Schäuble gerne hätte, in einen Überwachungsstaat. Also nochmal: Lass dich von einem Fachmann (Steuerberater) beraten und mach nur das was auch wirklich gefordert ist.

mrtux
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Mitglied: tikayevent
2009/07/25 um 14:53 Uhr
Das Problem ist: Was sind steuerrechtliche Informationen jetzt genau? Nachfragen beim Finanzamt ergeben leider immer die Antwort "Alles".

Private eMail-Nutzung ist verboten, hält sich aber kein Schwein dran.

Mir geht diese ganze Datenspeicherung auch aufn Zwirn. Für jedes Gigabyte Daten muss man 3 Gigabyte Kopien vorhalten. Ich hab die nur schon jetzt ins System eingebaut, damit ich da später nicht irgendwelche Probleme bekomme, weil die dann doch 2-3 Tage zu spät eingebaut worden ist.
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Mitglied: mrtux
2009/07/25 um 15:17 Uhr
Hi !

Zitat von tikayevent:
Das Problem ist: Was sind steuerrechtliche Informationen jetzt genau?
Nachfragen beim Finanzamt ergeben leider immer die Antwort
"Alles".

Ohjee das kannst Du vergessen. Die Beamten auf dem Finanzamt wissen meist nicht mehr, als für ihre eigenen Aufgaben erforderlich ist. Teilweise kennen die nicht mal was aktuell im Gesetzesblatt steht, da sich bei unseren wankelmütigen Politikern ja ständig was ändert und deshalb kann man den Beamten auch keinen Vorwurf machen, die machen nur ihren Job. Primitiv gesprochen, wird jede Woche eine andere Sau durchs Dorf getrieben, ohne sich überhaupt mal die geringsten Gedanken darüber zu machen, ob sich das dann in der Praxis mit akzeptablen technischen Aufwand durchführen lässt und ob es überhaupt zu dem gewünschten Ergebnis führt. Den Wildwuchs kannst Du ja selbst schon alleine daran sehen, dass bei der Buchführungssoftware alle paar Wochen Updates mit dem Vermerk "gesetl. Änderungen" kommen.

Private eMail-Nutzung ist verboten, hält sich aber kein Schwein
dran.

Gerade dann ist es wichtig, zu wissen was man tut, wird das Verbot nicht überprüft und sanktioniert, dann ist die private Emailnutzung also geduldet, auch wenn es auf dem Papier verboten ist.

Wie gesagt, rede mit dem Steuerberater (ideal wäre es, wenn der auch noch Fachanwalt für Steuerrecht ist, lach nicht, solche Leute gibt es), beschreibe ihm die Situation in eurer Firma genau und teile ihm auch mit wo deine Bedenken (Stichwort: Datenschutz) liegen, damit er das bei der Beratung berücksichtigen kann, denn der Fachmann für die Technik bist Du und für die gesetzlichen Regelungen ist er zuständig. Auch so etwas gehört zum Aufgabengebiet eines Steuerberaters und nicht nur die Steuererklärung. Dass ihr dann die abgesprochenen Vorgehensweise, schriftlich dokumentiert, sollte selbstverständlich sein und dir kann hinterher niemand mehr was vorwerfen.

mrtux
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Mitglied: tikayevent
2009/07/25 um 18:04 Uhr
Schonmal besten Dank für deine sachkundige Antwort.

Dass es Fachverräter für Steuerbeschiss gibt wusste ich schon. Gerade erstmal geschaut, was die beiden Anwälte machen, die bei uns im Gebäude sitzen (die zum Glück auch in meinen Verwaltungsbereich fallen). Natürlich tun die das nicht, aber ich kenn zum Glück noch ein paar.

Das mit dem Steuerverräter werde ich mal an unsere Verwaltung weitergeben.

Ich glaub, ich archivier einfach nach /dev/null
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Mitglied: BigWumpus
2009/07/25 um 22:17 Uhr
Ich glaub, ich archivier einfach nach /dev/null

Ja - lang lebe der BOFH !!!!
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Mitglied: SLGrosse
2009/07/31 um 16:24 Uhr
Zitat von tikayevent:
Hallo ihr,
Ich hab dieses einfach unter Postfix mit bcc_maps gelöst.
Sämtliche eMails gehen an ein gesondertes Postfach.
Thomas

Kurz gesagt nein!
Es gibt nur wenige Applikationen die wirklich revisionssicher sind. Der Punkte ist, dass nach BDSG und AO und zu letzt der GdPDU verschiedene Maßstäbe gelten. Daher kann ich nur empfehlen eine der bekannten Lösungen einzusetzten und am Ende die Kotrollbehörde zu fragen, ob es so revisionssicher ist.
Somit NACHDEM es eingeführt wurde, das Finanzamt fragen, da von der Steuer Seite die meisten Vorschriften her kommen.

Ich verbringe zur Zeit viel Zeit damit Firmen zu erklären, warum EMail Archivierung und Archivierung als solches wichtig, notwendig ist und ein fehlen ausschließlich die GL Geld kostet. Weil die müssen aus dem eigenen Säckel die Strafe zahlen!!

Soweit zur Info!

CU Sven
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Mitglied: lou-cypher25
2009/10/20 um 17:54 Uhr
Hallo,

ich möchte nur kurz betonen, dass Systeme nur und ausschließlich nach erfolgter Inbetriebnahme abgenommen werden können.

Ein Herstellerzertifikat ist alleine schon aus diesem Grund nichtig und entbindet den Hersteller im schlimmsten fall sogar seiner Produkthaftung.

Beste Grüße,
Christian Nowitzki
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Mitglied: Web-Spirits
2011/07/11 um 01:05 Uhr
Hallo,

also ich habe jetzt quer durchs I-Net gelesen und bin schockiert was sich da der Gesetzgeber wieder hat einfallen lassen um Kleinunternehmern die E-Mail Komunikation zu vermiesen.
Die Regeln sind für einen Laien unverständlich und passende Systeme erstellen zu lassen sind unbezalbar. Ich habe selten etwas so kompliziertes umsetzen wollen und beschränke mich jetzt einfach auf eine Sicherung im klassischem Sinn.

Das musste ich jetzt mal los werden. Hoch lebe die deutsche Bürokratie!
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