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E-Mail automatisch projektbezogen zentral speichern

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: peter620

peter620 (Level 1) - Jetzt verbinden

18.06.2008, aktualisiert 19.06.2008, 8683 Aufrufe, 2 Kommentare

Bei unseren Projekten kommt es aufgrund der Projektstrukturen/Überschneidungen der Mitarbeiter immer wieder vor, dass bei Emails ein Teammitglied vergessen wird.

Zur Qualitätssicherung sollen alle versendeten Emails projektbezogen zentral im Netzwerk gespeichert werden.



Die Idee die umgesetzt werden soll ist wie folgt:

Alle Teammitglieder sollen dazu aufgerufen werden, alle projektbezogenen Emails mit der Projektnummer (z.B. G999) im Betreff zu versehen. Diese Email soll dann im dem Netzwerk im Projektordner gespeichert bzw. als Kopie abgelegt werden.
Zudem soll es möglich sein, Emails nach Verfasser/Empfänger/Betreff/Text zu einem späteren Zeitpunkt zu suchen.
Um die Datenflut einzuschränken/den Datenschutz zu gewährleisten, sollen nur Emails mit einer Projektnummer im Betreff abgelegt werden. Dadurch vermeidet man das zentrale Speichern von Emails die für Teammitglieder irrelevant sind, z.B. "Hast du die Pläne schon geschickt?"

Die sinnvollste Lösung wäre eigentlich:
Eine neue *.pst im Netzwerk-Projektordner anlegen. Eine Regel anlegen (Von versendete Emails mit Betreff=G999 eine Kopie unter Netzwerkpfad X:\....\... im Ordner G999 ablegen.

Leider funktioniert das nicht, weil Outlook nur einen Benutzer per *.pst zulässt.


Weiß jemand eine Lösung?



Unser System:
Outlook 2000, 2003, 2007
Netzwerkserver Windows 2000
Hab ich noch was vergessen?

Mitglied: Ulmer
19.06.2008 um 13:18 Uhr
Hallo,

falls der Einsatz einer (möglicherweise auch gehosteten) Groupware-Lösung wie z.B. Exchange nicht in Betracht kommt, könnten folgende Programme (Auswahl) für Eure Zwecke geeignet sein:

http://www.publicshareware.de/

http://www.olfolders.de/?gclid=CPjkvJ2vgJQCFRLRugodrCDxXA

http://www.planet-outlook.de/teamoutlook/

http://www.gangl.de/default.asp?redirect=produkte/produkte.asp%3Ffilter ...

Grüße
Ulmer
Bitte warten ..
Mitglied: peter620
19.06.2008 um 13:51 Uhr
Hi und danke.

So eine Antwort habe ich schon befürchtet.... ;o)


Eigentlich hatte ich eher an eine kostenfreie Lösung gedacht. Sprich das Einrichten einer Regel (wobei es scheint, dass das nicht möglich ist, weil MS Outlook immer an die richtigen Stelle keine entsprechenden Regeln zulässt, d.h. dort wo ich gerne Nachrichten "verschieben" würde kann ich nur kopieren und umgekehrt!) oder das automatisieren durch ein Makro(?)!

Die Logik ist doch simpel, gibts wirklich keine einfache Lösung ohne Zusatzsoftware?
Kann mir keiner was liefern für folgende Logik (von mir natürlich nur in Nicht-Programmierer-Sprache):

Wenn
verschickte Email Betreff = XXX
dann
Speichern als X:\ProjektXXX\Datum_Betreff.msg



__________________________________________________________________
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