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EcoDMS - Ordnerstruktur nicht anzeigen lassen

Frage Entwicklung Datenbanken

Mitglied: geroma

geroma (Level 1) - Jetzt verbinden

26.06.2014 um 21:51 Uhr, 5265 Aufrufe, 10 Kommentare, 1 Danke

Hallo zusammen

Ich hoffe, ich bin hier richtig.

Folgende Ausgangssituation. Mein Kollege und ich sind zurzeit in Gründung eines kleinen UN, welches für Kleinunternehmen und Selbständigerwerbende
die gesamte Post- und Administrationsabwicklung vornimmt. Nach langem Recherchieren bin ich zum Schluss gekommen, dass ein entsprechendes DMS einen grossen Teil unserer Bedürfnisse abdecken kann.

u. a.:
- Post wird durch uns eingescannt und manuell oder automatisch (OCR) kategorisiert und archiviert.
- Dank OCR Integration wird uns die Suche leicht gemacht
- Für die jeweiligen Kunden möchten wir die einzelnen Ordner freigeben, damit diese ebenfalls stetigen Zugriff auf
Ihre Daten haben (theoretisch eine Mandantenfunktion)
- Ein Grund dafür ist, dass die Kunden die Post jeweils morgens nach unserem Einscannen elektronisch einsehen können
- Super, resp. das Ziel wäre zudem, dass wir anhand eines Workflows z. B. eine Rechnung weiterleiten können und der Kunde mobil anhand
von Buttons (z. B. "i.O.", "Ablehnen" und "Abklärung" inkl. kleinem Textfeld für Kommentar) und diese wiederum zur Bearbeitung retournieren kann.

Soviel dazu.

Nach langer Suche (agorum wäre top, aber zu teuer / bitfarm dasselbe) bin ich auf ecoDMS gestossen. Grundsätzlich sind alle Funktionen enthalten (exkl. Workflow-Funktion, aber das könnten wir zur gegebenen Zeit noch ergänzen lassen). Nach der All-in-One Installation auf meinem Windows Rechner zum Testen, stehe ich nun vor zwei Problemen:

1. Und das ist das Entscheide:
Ich bekomme es nicht hin, dass ein Benutzer lediglich diesen Ordner sieht, für welchen er berechtigt ist. Also das Dokument kann ich schon verbergen (aufgrund Löschung der Berechtigung), aber der gesamte Ordnerbaum wird gleichwohl angezeigt. Benenne ich somit die jeweiligen Ordner mit Kundennamen, habe ich bald ein Problem betr. Datenschutz.
Kann mir jemand helfen? Oder ist dies gar nicht möglich?

Hatte bereits mit dem ecoDMS Support (um die 3 Euro/min) telefoniert, hat mich aber nicht weitergebracht. Die Aussage des entsprechenden
Mitarbeiters war nicht korrekt. Somit habe ich EUR 15.- für nichts ausgegeben.

2. Kann mir jemand sagen, wie ich die IP Adresse des Servers (welchen ich auf meinem Windows Rechner installiert habe) herausfinden kann, um den Zugriff über einen fremden Client zu testen?
Dieser Punkt hat Prio 2, da die finale Installation von einem IT Mann bei uns gemacht wird.


Falls zufälligerweise jemand von Euch eine weitere DMS Alternative kennt, immer her damit.

Danke vielmals und viele Grüsse
geroma
Mitglied: keine-ahnung
26.06.2014 um 22:34 Uhr
Moin,
vorweg: wenn Dir 15,00 Euro für einen Supportanruf weh tun, um ein wirklich beeindruckendes DMS zu planen, was fast nix kostet ... vergiss Dein Unterfangen!

Dann machst Du einen entscheidenden Denkfehler: in dem DMS gibt es keine Ordnerstruktur, dass ist eine Datenbank - die Ordner werden Dir nur vorgegaukelt. Wenn Du Kunden in Ihre Dokumente gucken lassen willst, musst Du die Dokumente halt wieder in ein DFS exportieren und denen darauf Zugriff geben.

Und die Frage, wie man die IP der Büchse herausfindet, auf der DU die Datenbank installiert hast, gehört in diesem Forum am Freitag gestellt.

LG, Thomas
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Mitglied: geroma
26.06.2014 um 22:47 Uhr
Hallo Thomas

Danke vorweg mal für die Rückmeldung.

Mir tut auch 1 Euro weh, wenn ein Support Mitarbeiter nicht Bescheid weiss. Kann ja nix dafür, dass die nur 49 Euro verlangen.
Der Punkt ist, wenn ich für all meine Kunden eine Lizenz erwerbe, habe ich 10 - 100 Lizenzen (ist auch noch immer nicht wirklich teuer). Und dann muss die Sache laufen - und wenn der Support mit einer solchen banalen Frage nicht zurecht kommt, wie soll es dann in einem Notfall funktionieren.

Aber egal, über die Kosten muss ja nicht diskutiert werden. Dass es günstig ist, weiss ich.

Nun zurück:

Weisst du zufälligerweise, ob dies automatisiert werden kann? Also dass ich nicht jedesmal einen manuellen Export vornehmen muss?

So wie ich das sehe, werde ich wohl die ganzen Abklärungen dennoch meinem IT Mann überlassen. Habe gedacht, als ehemaliger Bank/Büromensch
kann man ja mal was dazulernen.
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Mitglied: keine-ahnung
26.06.2014 um 23:00 Uhr
Du musst nicht für alle Kunden Lizenzen kaufen, das wird konkurrierend lizensiert. Eigentlich nur für den gleichzeitigen Zugriff auf die Datenbank über die client-Anwendung notwendig.
Ich setze das Teil nur zur Archivierung meiner privaten Post ein und liege gerade mit dem iPad und einem Whisky im Bett (nebst min Fru) , ich schau da aber gerne morgen mal, wie man das sinnvoll realisieren kann.

LG, Thomas
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Mitglied: geroma
27.06.2014 um 00:52 Uhr
Ich habe gedacht, ich müsste für jeden Kunden eine Lizenz kaufen, damit diese jeweils jederzeit auf ihre Daten Zugriff haben. Dies, da ich ja gemeint habe, dass ich dem jeweiligen Kunden einfach Zugriff auf seinen Ordner gebe und dieser sich dann mit dem Web-, Desktop-, oder Mobile-Client anmelden kann.

Das wäre super, ich danke Dir für die Hilfe.

Also nicht, dass Du mich falsch verstehst, ich halte an meiner DMS "Entdeckung" nicht fest. Wenn Du spontan eine
elegantere/bessere Lösung für mich hast, noch so gerne. Wie erwähnt, sollte ich folgendes machen können:

1. Korrespondenz scannen und archivieren (inkl. manueller/automatischer Kategorisierung inkl. Barcode etc.)
2. Die gescannten Dokumente dem jeweiligen Kunden via Web und Mobilzugang zur Verfügung stellen
(am besten ist es, wenn 1. und 2. automatisch funktioniert, damit nicht weiterer manueller Aufwand entsteht)
3. Und das wäre das höchste aller Gefühle (), wenn ich einen Workflow mit dem jeweiligen Dokument einleiten kann,
bei welchem der Kunde eine Rückmeldung geben kann mit (i.O, Nein, und Abklären).

Wie erwähnt, bin ich mit meinen bescheidenen IT Kenntnissen auf ein DMS gekommen. Falls es aber andere Lösungen/Kombinationen
gibt, auch gut.
Selbstverständlich ist mir dies auch ein wenig Geld wert, wenn es eine nachhaltige Lösung darstellen würde.

"Ob Regen oder Sonnenschein, ein Whisky passt immer rein".

In diesem Sinne, gute Nacht
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Mitglied: Anton28
27.06.2014 um 07:57 Uhr
Guten Morgen,

eine kleine Frage noch:

Was machst Du mit den Papierdokumenten ?
Schreddern ?

Na dann befass dich mal mit dem BSI Dokumnet zu Thema RESISCAN
BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen RESISCAN, und folgende.
https://www.bsi.bund.de/DE/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03138/i ...

Gruß

Anton
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Mitglied: keine-ahnung
27.06.2014 um 09:04 Uhr
Moin nochmal,

ich habe da nochmal fix rübergeschaut ... das ist IMHO, so wie Du es vorhast, nicht oder nur schwer realisierbar. In ecoDMS selber kannst Du mühevoll über Gruppenbildungen und Ordnerberechtigungen vermutlich eine halbwegs handhabbare Nutzerverwaltung die Rechte so, wie von Dir erwünscht, einrichten ... aber:

Du müsstest Dir dazu den Datenbankserver in eine DMZ stellen, da das Ganze ja von aussen erreichbar sein muss. Dann könnten tatsächlich über eine feste WAN-IP über DDNS Zugriffe mittels dem ecoDMC-client auf die Datenbank von aussen erfolgen.

Ingesamt würde ich meine berufliche Existenz aber auf eine so wackelige Grundlage nicht stellen wollen. Besser wäre es, den potentiellen Kunden Kopien der archivierten Dokumente in einem Filesystem zur Verfügung zu stellen, das könnte man schon mit einem schlichten NAS realisieren. Im Grundausbau von ecoDMS sind solche Sachen als Automatismus aber nicht dabei. Ich erinnere mich aber aus Zeiten, in denen das Forum von ecoDMS noch nicht abgeschalten war, dass dort Funktionen scriptbar sind. Inwieweit das möglich wäre und zu welchen Kosten müsstest Du mit dem Hersteller in einem presale-Gespräch abklären.

Das der Hersteller bei dem wirklich billigstem Produktpreis sein Geld über solchen Support verdienen muss, ist ihm m.E. nicht vorwerfbar.

Eventuell kannst Du - abhängig von Euren benutzten Dokumentenscannern - eine doppelte Dateiablage direkt beim Scan initiieren. Dann könntest Du einmal den Eingangsordner von ecoDMS füllen, zum Zweiten das Dokument gleich in das filesystem schicken.

Oder Du nutzt höherpreisige DMS, die tatsächlich aufbohrbar sind, DocuWare wäre ein Beispiel.

LG, Thomas
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Mitglied: ecohilfe
05.08.2014 um 10:36 Uhr
Hallo!

Hast du schon eine Lösung gefunden? Wenn ja, lass uns doch daran teilhaben im neuen inoffiziellen ecodms forum. http://ecohilfe.de
Vielleicht habe ich auch eine Lösung für dich parat

Beste Grüße
helphelp
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Mitglied: geroma
06.08.2014 um 03:31 Uhr
Hallo "helphelp"

In der Tat, jedoch nicht mit ecoDMS. Habe mich mit den hilfreichen Tipps von Thomas zu meinem IT Mann begeben und die Möglichkeiten
besprochen.

Wir haben dies vorerst nun mit Hilfe von owncloud auf dem eigenen Webspace umgesetzt. Da es sich bei owncloud ebenfalls um ein openscource Lösung handelt kann man noch diverse Sachen anpassen. Ist nicht die idealste Lösung - vor allem im Bezug auf eine saubere, durchsuchbare Dokumentenarchivierung - aber genügt zurzeit unseren Bedürfnissen. Zurzeit versuchen wir lediglich noch die Workflow-Funktion in die owncloud zu integrieren, sollte aber hoffentlich mit den entsprechenden Apps machbar sein.

Wir werden uns im Verlaufe des 2015 (wenn wir ein wenig das Dokumenten-Volumen einschätzen können) erneut auf die Suche nach einer besseren Lösung machen. Dann aber sicher auch mit einem höheren Budget als lediglich - EUR 2'000.

Falls bei ecoDMS eine gute Mandanten- sowie Workflowfunktion eingebaut wird, werden wir uns dies sicher ebenfalls nochmals anschauen.

Hiermit möchte ich mich nochmals bei Thomas für die hilfreichen Hinweise bedanken.

Beste Grüsse
geroma
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Mitglied: geroma
06.08.2014 um 03:33 Uhr
PS: übrigens toll, dass es endlich wieder ein EcoDMS Forum gibt. Sei es auch lediglich ein Inoffizielles.
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Mitglied: keine-ahnung
06.08.2014 um 17:02 Uhr
Moin,
PS: übrigens toll, dass es endlich wieder ein EcoDMS Forum gibt. Sei es auch lediglich ein Inoffizielles.
Wusste ich noch gar nicht ... schliesse mich dieser Wertung aber durchaus an.

LG, Thomas
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